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2022.08.15更新

テレアポ(電話営業)の新規営業アポ取りに成功するコツ

電話営業であるテレアポは、こちらから一方的に電話をかけることが一般的です。
そのため、電話をすぐに切られ、話すらまともに聞いてもらえないケースが多くあります。
電話営業でも成約率が上がらない、モチベーションが保てないなどの悩みを抱えている方も多いかもしれません。

しかし、 適切な事前準備を行い、コツを理解すれば、確実にテレアポの成約率を上げられます。 

本記事では、まずは話を聞いてもらい、少しでも多くの契約に結びつけられるようなテレアポ・電話営業のコツを解説します。

企業でテレアポによる営業をされる方にとって、有益な情報となるでしょう。
ぜひ参考にしてください。

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テレアポ(電話営業)とは


 テレアポとは「テレフォンアポイント」の略称で、電話にて営業を行うことを指しており、本記事では「電話営業」という言葉を「テレアポ」と同じ意味で使用していきます。 

企業が新規顧客の開拓の際に用いるものであり、テレアポリストをもとに営業の電話をかけていきます。

テレアポの対象となる相手は、その企業が扱う商品によって変わってきますが、大きく分けて法人(企業)または個人です。

テレアポは、電話にて行う営業ですが、同じく電話で営業を行うインサイドセールスとは大きく異なります。
インサイドセールスが見込み客を顧客となるように育てていくことを目的としているのに対して、テレアポはとにかく多くの新規顧客を獲得することが目的です。

一般的にテレアポは商談の前の見込み客に対して電話をかけ、商談の許可を得たり日時調整を行ったりまでを行うことを指します。
テレアポをするために特別な資格は不要であり、アルバイトを募集して、とにかく多くの電話をかけることもあります。

営業におけるテレアポの役割


最近では昔に比べて固定電話を使うことは減っていますが、営業活動においてテレアポは今でも新規開拓において重要な手段といえます。

電話を使った営業は、インターネットが普及した近年では時代遅れと捉える人も多くいます。
しかし、決して電話営業は時代遅れではなく、特に新規顧客の開拓や潜在層へのアプローチには有効な手段です。

インターネットを経由して自社サイトへ訪れたユーザーの多くは、自社が扱う製品やサービスと似たような商品をどこかで見た結果サイトを訪れた顕在層であり、新規層ではないことが多くあります。

電話営業なら、直接話すことができ、そのまま売り込むことも可能な電話営業を行うメリットはあるでしょう。
以上から電話営業も時代遅れの手法ではないことが分かります。

また、テレアポは自社の商品やサービスを売ることが目的ではありません。
 お客さまに商品について興味をもってもらい、契約までの約束、すなわちアポイントメントを取ることが大事な役割です。 

この点を勘違いしてしまうと、本来のテレアポの役割を果たせず、お客さまに話を聞いてもらえない・契約の約束を取り付けられない、といった問題が起こります。

テレアポでは基本的に、これまで接点のなかった見込み客にいきなり電話をかけるという点から、一方的に商品を売り込もうと力が入り、その場で契約まで進もうとしてしまう、といった度を越えた営業活動になることがあります。

このような事態を避けるためにも、テレアポで相手に商品を売り込むという意識は変え、テレアポで商品について興味をもってもらうことを意識して営業活動してみることが必要です。

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営業電話は3つの段階に分けて考えよう


電話営業・テレアポをしている方の中には、「なかなか成約率が上がらない」「モチベーションが保てない」など多くの悩みを抱えているのではないでしょうか。
営業電話・テレアポの成約率を上げるコツをより分かりやすく理解するために、以下の3つの段階に分けて考えましょう。

  • 事前準備
  • 架電
  • 振り返り

それぞれの段階で何をするのか、まずは簡単に解説します。
次章以降でそれぞれの段階でテレアポの成功率を高めるコツを詳しく解説していきます。

事前準備

営業電話の成約率を上げるためには事前準備が欠かせません。
事前準備にはテレアポリストやトークスクリプトの作成などがあります。

テレアポリストとは、これから営業電話をかける法人や個人を列挙したリストのことです。
また、トークスクリプトは、テレアポで電話をかける際のトークで何を話すかをまとめた資料で、トークスクリプトのストーリーに沿って話を展開します。

オープニングからクロージングまでの一連の流れを記載しておくことで、スムーズに会話ができるでしょう。

また、マインドを整えておくことも大切なポイントです。
「モチベーションが保てない」「心が折れてしまう」などの悩みは、テレアポを仕事とする人の多くが抱えています。

 成約率が高くなっていけば、モチベーションを維持できるため、事前準備は入念におこないましょう。 

架電

事前準備が完了したら、いよいよ電話をかける段階です。
架電の際には分かりやすく簡潔なトークを心がけましょう。

電話を切った後の振り返り

通話を終えたらそこで営業活動は終わりではなく、今後に生かすためにも振り返りを行う必要があります。
振り返りには、見込み客の情報のメモや、トークスクリプトの改善などを行います。

 この事前準備・架電・振り返りの3つの段階をサイクルとして適切に回せば、電話営業の効果を最大限発揮できるでしょう。 

次章からそれぞれの段階のコツを、さらに詳しく解説していきます。

事前準備1:テレアポリスト


電話営業を成功させるコツとしてまず挙げられるのが、テレアポリストの作成です。
 テレアポリストを事前に作成した上で営業電話をかけることで、効率良くより多くの法人や個人への連絡が可能となります。 

テレアポリストの作成で重要なポイントは以下の3つです。

  • できるだけ見込み客に絞ったリスト作成
  • 優先順位をつける
  • 営業先の情報や履歴を調べておく

ポイントを1つずつ詳しく解説していきます。

見込み客に絞ったリストを作成

効率の良いテレアポリストの作成のためには、紹介しようとしている商品のターゲットを正しく判断することが重要です。
どのような企業や個人に電話するべきかということを判断します。

量をこなしてたくさん架電することが重要ですが、手当たり次第に誰彼かまわず電話をかければいいという訳ではありません。
ここで選択するターゲットを間違えてしまうと、見当違いの企業や個人に営業電話をかけてしまい、契約に結びつかず時間を浪費してしまうことになりかねません。

成約率がなかなか上がらないとお悩みの場合は、テレアポリストにズレがないかを確認してみてください。

 テレアポリストの作成は、適切な情報ソースから商品のターゲットに合った企業または個人を抽出し、リスト化することで効率よく行えます。 

例えば、専門の業者からリストを購入する、Web上の情報を自動抽出するツールのクローラーを活用するなどの方法があります。

それぞれのリストは、精度の高さとかかるコストの大きさに一長一短があるため、リストの精度とコストのバランスを考えながら、適した方法で入手しテレアポリストを作成しましょう。

優先順位をつける

見込み客に絞ったリストを作成したテレアポリストであっても、手当たり次第に電話をかけるのは非効率です。
見込み客が少なければすべての顧客にかけても良いかもしれませんが、一日にかけられる電話も限られるので、リストの顧客に電話を手当たり次第かけることは現実的ではありません。

 成約率を上げるためには、より見込みの高い顧客に優先的にアプローチすることであるためリストに優先順位をつけると良いでしょう。  これまでの受注実績を分析するなどして優先順位をつけていくとより効果が高まります。

営業先の情報や履歴を調べておく

電話をかける相手の営業先の情報や履歴をあらかじめ調べておきましょう。

どのような業種か、具体的にどのような事業を手掛けているか、事業規模はどれくらいかなどが最低限の下調べです。

また、電話をかける営業先にいつ(何曜日の何時)電話をかけるのかを決めておきましょう。

例えば、飲食店であれば、ランチタイムやディナータイムは忙しく電話に出る可能性が低いため避けるべきです。
一般企業であれば、昼休憩と予想される12時から13時は不在の可能性が高いので避けましょう。

 実際に架電した結果を記録として残しておけば、電話がつながりやすい時間帯が分かってきます。 

事前準備2:トークスクリプト


テレアポリストと共に、事前に準備しておくべきものはトークスクリプトです。
トークスクリプトを作るメリットとしては、営業品質が安定することがあげられます。

トークスクリプトがないと、行き当たりばったりで説明することになってしまうため、相手によって話の内容が変わってきてしまい、成約率もバラついてしまうでしょう。

また、トークスクリプトを共有すると、その企業の営業品質の均整化につながります。

例えば、トップクラスの営業マンが使っているトークスクリプトを新人に教えることで新人教育の材料となり、引いては会社の売上アップにもつながります。
トークスクリプトの作り方としては、相手に対してどのように話を進めていくかのおおよその流れを考え、それらの細かなトーク内容を検討します。

 いくつかの方向から話す内容と考え、ある程度想定される質問なども加味して考えましょう。  具体的に以下の点を意識して作成することがおすすめです。

  • 営業相手の属性を把握
  • 相手からの質問にすぐに答えられるようにする
  • 要件を最初に伝える
  • 断られた場合の切り返し方を準備しておく
  • 選択肢は2つ以上提示

トークスクリプトの作成のコツを一つずつ詳しく解説していきます。

営業相手の属性を把握

特定のターゲットへ向けた専用のトークスクリプトを用意しましょう。
 すべての人に受けるようなトークでは、顧客の心に深く響かず成果につながらないからです。 

テレアポリスト作成で調査した営業相手の属性を把握した上で、ターゲットに対して効果的なトークスクリプトを作成しましょう。
自社で販売している商品を欲しがる人がどのような人か分析することが重要です。

相手からの質問にすぐに答えられるようにする

テレアポでは、電話の相手である顧客から多くの質問を受けるでしょう。
質問されてもすぐに対応できるように、あらかじめトークスクリプトの段階から想定される質問とそれに対しての答えの準備が重要です。

 質問に答えられないと、顧客が「この会社は頼れそうにない」と不信感を持たれてしまう可能性があります。 

不信感を持たれてしまうと、成約につながる可能性が低くなるので、相手からの質問にはすぐに答えられるようにしましょう。

想定される質問をあらかじめ答えとセットで準備しておきます。
例えば、自社の情報や、電話をかけた背景などが挙げられます。
また、質問されたことを他のオペレーターと共有すれば、受けやすい質問を把握可能です。

要件を最初に伝える

トークスクリプトは、初めの数秒の間に要件を伝える内容となるように作成しましょう。
 要件を最初に伝える理由は、人は電話に出てから最初の数秒間は聞き逃さないように集中しているからです。 

最初の数秒間に入れるべきことは「自分は営業マンである」こと、「会社名」「何を販売しているか」などです。
電話を切られたくない、アポイントを取りたいという思いが強くなると前置きが長くなってしまい、あれもこれも話したくなることもあるでしょう。

しかし、最初から長い説明をしてしまうと、かえって不信感を持たれてしまいます。
アポイントを取る上で大切なことは信頼感を得ることであるため、最初に伝える情報は必要最小限にとどめるように作成してください。

断られた場合の切り返し方を準備しておく

断り文句をもらった時にでも切り返し方を準備しておきましょう。
 営業電話では断り文句を言われることが多いですが、切り返し集を用意しておくと冷静に対応できるようになるからです。 

切り返しの例として、「価格が高いからお断りする。」と言われた場合に、より安価に利用できるプランがあると提示するなど相手の反応を適切に切り返してトークすることです。

選択肢は2つ以上提示

商品を説明する際には選択肢を複数用意しておきましょう。
興味を持ってもらった見込み客に対して、クロージングで次のステップである訪問営業のアポイントにつなげます。

しかし、アポイントを取るトークを最後に断られてしまう場合もあるので、選択肢を提示してもらってその中から選んでもらいましょう。

例えば、アポイントを取りたい場合は「来週であれば火曜日と水曜日のどちらの方がご都合がよろしいでしょうか?」というような選択式が有効です。
 いくつかの選択肢から選べるよう提案すると断られにくくなります。 

事前準備3:マインドを整える


テレアポは精神的につらい仕事だと感じる人が多く、モチベーションを保つことも難しいと言えます。
テレアポの仕事を続けるためにはマインドを整えることが必要不可欠です。
マインドを整えるためのいくつかのコツを紹介します。

悩みすぎない

テレアポは新規顧客を対象に電話をかける仕事です。
大抵の人にとって、見ず知らずの人から営業電話がかかってきても、快く応じてくれないでしょう。

 テレアポは断られて当たり前だといっても、過言ではありません。  断られても悩み過ぎず、次に行こうと気楽に構えましょう。

断られた原因を考えて修正

テレアポは断られることが当たり前ですが、いつまでも断られるからと投げやりになってしまっては成約率は上がっていきません。

 一々悩んで落ち込む必要は全くありませんが、断られた理由はなぜかを冷静に考えて修正することはとても大切なことです。 

確実に達成可能な目標の設定

自分を鼓舞するためにどうしても高い目標を掲げたくなりますが、目標に届かないとモチベーションを保つことが難しくなります。
そのため、 成果ではなく行動を基準とした目標設定がポイントです。 

例えば、成約数を10件とる、アポイントメント獲得率を30%達成するなどではなく、今日は電話を50件かけるというような行動基準の目標にしましょう。

また、達成しやすい目標にすれば、モチベーションを保つことができます。
定期的に見返して目標を調整しましょう。
結果が目に見えることで、自信にもつながります。

営業電話のコツ


電話営業で成功率を高めるには「話し方」は重要なポイントです。
 電話は顔が見えない分、話し方や声色といった相手が耳で聞く情報に注意して話すことが重要となるからです。 

売上のよい営業マンの話し方を注意して聞いてみると、声のトーンや抑揚、声の高低、言葉遣いなどが耳に心地よいことがわかるでしょう。

電話営業でも同じであり、相手が警戒心を抱かないような話し方や声のトーンはもちろんのこと、言葉遣いの一つひとつに注意を払うことも大変重要な要素です。

話し方によって、詳しく話を聞いてくれる確率があがり、さらにアポを取れる確率も格段に上がっていくでしょう。
成功率を高める話し方とはどのようなものであるのか、いくつかのコツを詳しく解説していきます。

最初の10秒で良い印象を与える

テレアポは大抵の場合は、相手が望んでいない電話であるため、いかに最初の段階で相手に良い印象を与えるかが重要です。
そのために使える時間はおよそ10秒間といわれています。

 電話の最初から挨拶もそこそこに長々と商品の説明をしてしまうと、相手は悪い印象を抱きかねません。  最初の10秒間で、挨拶と電話の要件を簡潔に伝えます。

あなたがしっかり話せる人だと印象付けるとともに、もっと話を聞いてみようかと相手に思わせることができるのです。
コツは、第一声から明るい声でかつ明瞭に話すことです。

また、はっきりと発音して、ゆっくりと話すようにもしましょう。
コツを踏まえると良い印象を相手に与えられ、詳しい商品の説明へと話をつなげることができるようになります。

先ほど事前準備で作成したトークスクリプトも最初の10秒間に何を話すかが重要だとお伝えしました。
トークスクリプトの段階で10秒間で何を話すかをあらかじめ決めて作っておきましょう。

簡潔に話す

テレアポの場合は、特に簡潔に話すことを心かげる必要があります。
 長々とダラダラ話してしまうと、電話の途中で切られてしまいかねません。 

営業電話は、それを望まない相手にとっては不快にとられてしまうからです。
そこで、商品の良さやポイントを簡潔にテンポ良く話すことが重要です。

相手は電話を切らずにあなたの話に引き込まれていく可能性もあります。
営業電話の場合は、商品の良さをたくさん伝えようと気持ちが前に出過ぎてしまうことで、ついつい商品について長々とあれこれと話してしまいがちです。

相手がうんざりしてしまわないためにも、簡潔にテンポ良く話すことを常に頭に置いておきましょう。
要件を簡潔に話すためにはPREPを意識すると良いでしょう。

PREPとは、要点・理由・具体例・要点の順番に構成する説明法です。
挨拶の後の最初の10秒で要点を明確に伝えて、次に理由に言及します。
簡潔に伝えられ、説得力も高められる方法なので、営業電話には最適です。

相手との会話を楽しむ

テレアポでは、商品を売り込むことを目的としてしまい、こちら側から一方的に商品の説明をしてしまうケースも少なくありません。
 営業感が強く感じさせてしまうと、相手も警戒させてしまい、話を聞いてもらえないことも多々あります。 

最悪の場合は話している途中であっても相手に電話を切られてしまうでしょう。
切られてしまったら、アポを取るどころではありませんので注意が必要です。

テレアポの場合であっても、営業活動だと思わずに、相手との会話そして会話を楽しむことに意識を置いてみましょう。
電話の内容から営業感が薄れれば、相手も警戒心もなくなっていくはずです。
相手との誠意をもった会話は、信頼関係を築くことにもつながり、アポ取りにつなげていけるでしょう。

信頼感を与える話し方をする

テレアポの場合に限らず、相手との人間関係を築く際には信頼感が大切です。
先に述べたとおり、電話では相手はあなたが見えません。
声のトーンや話し方、言葉遣いなどであなたの印象を判断します。

 最初の印象が悪ければ、相手はあなたに対する信頼感を失い、その後の話もまともに聞いてもらえません。 

最初に相手に信頼感を与えることは、テレアポを行う上での基本中の基本ともいえます。
電話のように声だけのコミュニケーションになる場合に、相手に信頼感を与えるためには、プロフェッショナルとして適切な振る舞いをしましょう。

そのように振る舞うことで相手はあなたをより深く信頼し、あなたの話に耳を傾けてくれるようになるはずです。

数をこなす

テレアポの成功率を高くするためには、電話をかける数を増やすことが効果的です。
テレアポの数を多くこなすことで、そこから得られる経験やノウハウが自分の中に蓄積されていきます。

 経験やノウハウが蓄積されると、テレアポで相手と話している最中でも、会話の流れからアポが取れるかどうかおおよその判断がつくようになってきます。 

その後の会話の流れも臨機応変に対応できるようになるでしょう。
数をこなすだけでも経験として蓄積はされていきますが、振り返りの習慣づけが重要です。

テレアポが1件終わるごとに、説明の仕方や会話の内容、仕事の段取りなどの内容を振り返ればより多くのノウハウが蓄積されていきます。
自分自身のステップアップにもつながるはずです。

架電の数をこなし、しっかり自分の仕事を振り返ることで、テレアポの成功率が上がっていきます。

【法人】電話をかける時間をずらす

法人へのテレアポの場合、電話をかけても実際の担当者にまでつながらず、そのときに電話をとった相手によって切られてしまうことがあります。

多くの企業では、業務開始から1時間程度は自分のデスクにてメールのチェックやその日の仕事の段取りを組んでいることが多いといわれています。
 担当者が自分のデスクに座っている時間帯を推測して電話をかけるようにしましょう。 

営業をかけようとしている企業の始業時間や就業時間、日々の日課や習慣などを事前に調べておくと、担当者がいつ自分のデスクに座っているかがおおよそ予測できる場合があります。

また、テレアポの際に、いつなら会社にいるかを事前に聞いておくことも有効な手段です。これらの情報収集をすることで、空回りした営業をすることなく法人へのテレアポを成功させることができます。

業種によっても架電の時間帯を考慮しましょう。
例えば飲食店にとってランチやディナータイムは大変忙しい時間帯で電話を受ける可能性が低いと言えます。
午前中や15時前後が狙い目です。

【個人宅】見込み客かどうか見極める

個人へテレアポをする場合、相手がアポを取れる見込みがあるかを判断することが大変重要です。

テレアポでは数多く電話をかけることが必要になるため、限られた時間の中で電話をかけるには、少しでも無駄な電話は減らしたいと思うでしょう。
 電話をかけるリストを作成する際、商品のターゲットを絞り込みましょう。 

そのターゲットがアポを取れる見込みがあるかどうかを自分が持っている情報から正しく判断できるようになれば、成功率は格段にアップします。
反対に、商品に興味が薄い、商品に興味のない相手、要するに見込みのない相手にいくら上手く説明しても、アポ取りに成功する確率は低く、お互いに無駄な時間を過ごすことになりかねません。

個人へのテレアポを成功させるには、電話をかける前の最初の段階で、見込みがある相手かどうかをいかに見定めるかが重要です。
そのためにも、テレアポの数をこなし経験やノウハウを積んでいくことが大切でしょう。

振り返りのコツ


電話を終えたら記録を残して振り返りをしましょう。
電話営業の利点は、成否がすぐに分かる点です。

失敗した場合は落ち込んでしまうかもしれませんが、すぐに自分の良くなかった点を振り返って次に活かすことが重要です。

 振り返りは通話の内容から、テレアポリスト、トークスクリプト、会話内容の3つをブラッシュアップしましょう。 

会話内容を録音して記録

振り返りのために通話内容を録音して記録しましょう。
会話内容を自動で録音できるツールもあるので活用してください。

  • 会話内容はどのようであったか
  • 相手が何に興味を示していたのか

次回の電話で内容を忘れて同じ話をしてしまうと、顧客にとっては話を聞いていなかったと感じてしまい印象が悪化してしまう可能性もあります。

 別のオペレーターが担当する場合もあるため、共有できるようにするためにも記録を残しておくことが大切です。 

トークスクリプトのブラッシュアップ

トークスクリプトは数種類用意しておくと良いでしょう。
どの説明が相手に好印象を与えられたかを統計をとりながら話して、終わったあとに改善点を見つけ出します。

それを盛り込んでトークスクリプトを洗練させることが大切です。
成果につながった案件、つながらなかった案件のそれぞれを分析します。

 効果的だったトーク内容、アプローチ方法、成果につながる顧客の特徴や傾向をつかむことが大切です。  効果的なトーク内容や改善点を見つけ、トークスクリプトを修正しブラッシュアップしましょう。
定期的にデータ分析と改善を繰り返せば、営業電話の質を高められ成約率の向上へとつながるでしょう。

テレアポは事前準備と振り返りをしっかりと行おう


テレアポは今でも有効な営業活動の一つで、様々な企業で行われています。
テレアポは見知らぬ相手に対して営業することが多いため、アポを取れる確率は人によってバラつきがあり、難しい仕事といわれています。

また、相手にとって望まない電話をかけるため、電話を切られてしまうこともあり、精神的にもハードな仕事といえるでしょう。

しかしながら、テレアポの成功率が高い人も存在しており、その人たちはテレアポという仕事を通して会話を楽しみ、アポを取ることにつなげています。

テレアポを新しく始めた方や、テレアポの成功率に伸び悩んでいる方、さらに成功率をあげたい方は、この記事を是非参考にして、テレアポの成功率アップにつなげてみてください。

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