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2021.08.12更新

テレアポリストの作成方法|リストの定義や注意点も紹介

テレアポの成功率を上げるために、もっとも重要となるのがテレアポリストの作成です。テレアポの成功率は0.3%~10%といわれており、 10回電話をしても、うち9回断られることも珍しくありません。テレアポリストを作成すれば業務の効率化を図れてコスト削減にも繋げられるメリットがあります。この記事では、テレアポリストをまだ完成させていない方たちのために、テレアポの作成するメリットや作成方法などについて詳しく解説していきます。

テレアポリスト作成の重要性

テレアポリストを作成するメリットは次の3つです。

営業活動の効率が上がる
テレアポの成功率を上げるためには、限られた時間内でどれだけ多くの顧客にアプローチできるかがポイントになります。社内に複数のテレフォンアポインターがいる場合、同じ会社に何人も電話をしてしまう可能性がありますが、テレアポリスト作成し、アプローチの重複を減らせば、営業活動の効率を上げられるでしょう。
テレアポ成功率が上がる
成功率が低い理由はアプローチの仕方が悪いというより、アプローチする企業が間違っていることがほとんどです。需要がない企業にアプローチをすることは時間の無駄となってしまうため、テレアポリストを作成してターゲットを絞り、見込みのある企業のみにアプローチをしましょう。
データが蓄積される
テレアポリストには、データを蓄積することができます。具体的には「テレアポの日時」「電話での通話内容」「契約の成否」などで、営業データがあればより効果的なアプローチができるようになるでしょう。また、すべてのデータが蓄積されたテレアポリストがあれば、情報を可視化して社内で共有し属人化を解消できます。

良いテレアポリストの定義

テレアポリストは作成すればよいというわけではなく、クオリティが高くないといけません。テレアポリストの精度が高ければ高いほど、業務を効率化に役立ちます。ここでは、良いテレアポリストの定義を3つご紹介します。

カスタマイズしてすると

アポ取りに必要な情報が網羅されている

テレアポリストにすべての情報がないと、テレフォンアポインターが各々で調べなくてはいけなくなり、それだけ業務のスピードが遅くなります。テレアポリストを作成する目的は営業活動の効率化のため、テレアポリストはリストを見るだけですぐに架電できるよう、アポ取りに必要なすべての情報が網羅していなければいけません。

また、情報量と同じく大切なのが見やすさです。テレアポリストを作成するときは、その膨大な情報をだれが見ても見やすくそして使いやすいように作成することも重要でしょう。

すべての情報が詰まったテレアポリストがあれば、新入社員が入ったときや担当者の異動があったときも、業務の引き継ぎがスムーズに行えます。

アポ取りに必要な情報とは具体的には以下のとおりです。

  • 社名
  • 電話
  • FAX
  • 郵便番号
  • 住所
  • 担当部署
  • 担当者名
  • ホームページのURL
  • データ元
  • テレアポの日時
  • アクション予定
  • クレーム

データが最新である

すべての情報を網羅したテレアポリストでも、記載されている情報やデータが古くては、結局架電するときに調べなくてはいけなくなるのでほとんど意味がありません。企業の所在地や連絡先、担当者はもちろんのこと、クライアントとのやり取りも日々変わっていくので、変更があるたびにテレアポリストの情報も更新しアップデートを繰り返し行う必要があります。

データの修正にかかる時間はたった数分ですが、その作業をおこたっただけで業務が滞ってしまうこともあるので、データの更新は新しい情報が分かり次第、すぐに行うことが大切です。

また、クライアントとのやり取りに関するデータもアップデートが必要です。そうすることで、すでに断られているのに複数のテレフォンアポインターが電話をして先方に迷惑を掛けることがなくなり、反対にタイミングを狙って効果的なアプローチができるようになります。

メンバーで共有、分析ができる

営業データは、特定の社員が管理することにより属人化しやすく、属人化してしまうと担当者以外の社員が営業データの保存場所や詳細が分からなくなってしまうことも多いです。そのような状態だと、担当者が長期休暇を取ったり離職したりした場合に業務がストップしてしまいます。そのため、テレアポリストはリストを必要とする全ての社員が共有できる状態でなくてはいけません。

また、テレアポリストの蓄積した営業データは、分析し成功率を上げるのに役立てることもできます。営業データを分析すれば、販売したい製品やサービスに興味を持ってくれそうな企業やクライアントを知ることができるため、ターゲットを絞って効率よくアプローチができるようになります。

そのためにはテレアポリストを作成する際、情報の共有がしやすく分析ツールがあるツールを選ぶことが大切です。

テレアポリストの作成方法

テレアポリストは順序立てて行えば、だれでも簡単に作ることが出来ます。ここでは、テレアポリストをよりスムーズに作成できるように、テレアポリストを作成する流れについて解説していきます。

テレアポリストの作成の流れは次のとおりです。

  1. リストを集める
  2. Excel(エクセル)を使ってデータを入力していく
  3. 自力で難しいときは、ツールを使う

それぞれの手順を次で説明します。

1.リストを集める

テレアポリストを作成するには、まずはリストを集めます。リストを集める方法は4つありますが、ひとつの方法にこだわらず全ての方法を活用しましょう。リストの集め方とそれぞれの具体的なやり方は次のとおりです。

企業HPや四季報から集める
企業のほとんどはホームページを開設しているので、インターネットで検索すれば企業の住所や電話番号などの情報を集めることができます。また、東洋経済新報社の「会社四季報」や、業種別企業の電話番号が分かる「タウンページ」など、紙媒体およびウェブ版を活用して情報を集めることも可能です。
ポータルサイトから集める
複数の企業情報を掲載しているポータルサイトを使えば、エリアや業種などを限定してターゲット企業の情報を収集できます。ポータルサイトを活用すれば企業のホームページを1社ずつ検索する必要がなくなるので、効率よく情報収集ができるでしょう。また、フェイスブックやツイッターなどのSNSも情報収集に役立つツールです。
名刺から集める
過去に名刺交換をしたことがあるけれど、特にビジネスをしたことがない企業であっても、今後取り引きする可能性はゼロではありません。念のためテレアポリストに加えておくとよいでしょう。ただし、見込みがまったくない企業も含めてしまうとリストの精度が下がってしまうので、名刺は整理してある程度の取捨選択は必要です。
販売会社から購入する
社員が少なく、人手不足などの理由でリスト集めがむずかしい場合は、完成した状態のテレアポリストで購入することもできます。テレアポリストの購入にはコストがかかりますが、その分社員が業務に集中できようになります。テレアポリストを購入する場合は、情報のアップデートが不要の定期購入がおすすめです。

2.Excel(エクセル)にデータを入力していく

リスト集めが終わったら、表にまとめていきます。もっとも手軽に使えるのがExcel(エクセル)です。Excelならほとんどの会社で使用していて社員に馴染みがありますから、修正や管理もしやすいでしょう。

テレアポリストにはルールはないので、管理する項目は自由に選択できますが、入力する前に入力した状態の参考イメージがあるとテレアポリストは作成しやすいでしょう。一般的に管理する項目は「BtoB」と「BtoC」で異なり、主な項目は次のとおりです。

  • BtoB:「会社名」「電話番号」「住所」「ホームページURL」「アクション予定」「クレーム」
  • BtoC:「会員番号」「名前」「性別」「生年月日」「家族構成」「DM送付の可否」「購入履歴」「クレーム」

なお、Excelはだれでも簡単に利用できる反面、入力ミスが多くなりがちです。入力ミスを減らすためにはできるだけ手入力は避け、情報サイトからコピペして入力していくとよいでしょう。Excelにはショートカットキーやフィルター機能もあるので、積極的に活用し作業を短縮に役立てましょう。

3.自力で作成が難しいときは、ツールを使う

Excelでテレアポリストを作成する際、白紙の状態からはじめるので、完成させるにはかなりの時間を要します。無料でダウンロードできるExcelのテンプレートをありますが、より使いやすいテレアポリストが作成するなら、テレアポリストが作成できるツールがおすすめです。

テンプレートとツールはいずれも無料のものと有料のものがありますから、用途に合わせて使い分けるとよいでしょう。また、テンプレートはただダウンロードして使用するのではなく、使いやすいようにカスタマイズすると、より使いやすいテレアポリストが完成します。

テレアポリスト作成時の注意点

テレアポリストは上手く活用すれば、業務の効率が図ることができますが、ポイントを見逃すとかえって仕事が増えてしまったり、クライアントや企業へ迷惑をかけてしまったりすることもあります。テレアポリストを作成するのには多大な労力が必要なため、時間をかけて作成したテレアポリストを最大限に活用できるように、テレアポリストを作成するときは以下の2点に注意しましょう。

  • リアルタイムで更新できるか
  • リストは1つにまとまっているか

それぞれについて詳しくご説明します。

リアルタイムで更新できるか

たったひとつの情報が更新していないだけでも複数の社員が新しい情報を調べることとなるので、その分作業効率が下がってしまいます。テレアポリストを作成して効率化を図るのであれば、テレアポリストには常にアップデートされ、すべての情報はテレアポリストを調べさえすれば分かるという状態にしておかなくてはいけません。

テレアポリストは複数人で同時入力が可能ですし、オフィスの移動や担当者の変更は頻繁にあることではないので、通常業務を並行して行うことは、それほどむすかしいことではないでしょう。それでも、更新するのを先送りにして作業が溜ってしまったり、異動の時期でリストの変更が多くなったりすれば、更新する作業が社員の負担になることもあります。

データの更新はすぐに行うことを徹底させる必要がありますが、それでもリアルタイムの更新がむずかしい場合は、担当者を決めたり、最新の情報が抽出できるツールを活用したりしたほうがよいでしょう。

リストは1つにまとまっているか

大きな会社でテレアポリストを作成すると、かなりの情報量になるはずです。社員にとってはすべての情報が必要とは限らないので、そこから必要な情報だけを抽出し、自分だけの使いやすいテレアポリストを作る人が出てくる可能性もあります。テレアポリストが複数あるとどれが最新情報なのか分からないだけでなく、情報を更新する場合はテレアポリストの数だけ作業を行わなくてはいけなくなるので、大変効率が悪いです。

また、テレアポリストではデータも蓄積していくわけですから、最新の情報が共有できていないと、契約が取れなかった企業やクライアントへ何度も同じような電話をかけて迷惑をかけてしまうリスクもあるでしょう。

テレアポリストを作成する前に既に複数のリストがある場合もあるので、テレアポリストは作りはじめる前に、まずはテレアポリストの存在を確認しすべてを1つにまとめましょう。そして、社員には全員で1つのテレアポリストを更新していくこと、自分用のリストを作らないことを留意してもらうことも大切です。

まとめ

テレアポリストがあれば作業の効率化が図れるので、使いやすいテンプレートやツールを活用して、できるだけ早いうちに完成させましょう。ただし、テレアポリストを作成するだけで成約や受注率をアップさせることは、簡単ではありません。作成したテレアポリストを効果的に活用するには、ツールの利用がおすすめです。

アウトバンドコールシステム「List Navigator.」を活用すれば、架電リストをもとに同時発信を行えるだけでなく、有効コール率などのデータを分析することもでき良質なリストの精査も可能となっています。テレアポリストの作成でお困りの方は一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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