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コラム- COLUMN -

2024.06.26

ビジネスフォンって家庭で使用できる?ビジネス用と家庭用の電話機の違い

「ビジネスフォンと家庭用電話機との違いがわからない」
「導入費用が高額で設置も面倒なのでは」

このような悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。

本記事では、ビジネスフォンと家庭用電話機の違いや使用するメリット、注意点、おすすめのメーカー6社を紹介します。

ビジネスフォンを使用すれば、 通信費のコスト削減や業務の効率化が期待できる ので、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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導入時3つのチェックポイント

ビジネスフォンとは?


 ビジネスフォンとは、電話機単体のことではなく、主装置と専用電話機の組み合わせた電話システム全体を指します。 

主装置は、外線と電話機を1台1台接続するために設置する交換機のようなものです。

主装置の中には、便利な機能を追加できるユニットと呼ばれる基盤を収容しています。

外線と内線、あるいは内線同士の通信の制御やダイヤルイン、不在転送機能、代表電話番号着信、外線からの発着信の制御など、通話に関する司令塔のような機能を搭載しています。

また、電話機能以外にもFAXと接続することで、FAXの送受信が可能です。

主装置の容量が大きいものであれば、数百台の端末機を制御できます。

さらに、従業員が増えても、同数の回線契約や複数の番号を取得する必要がないため、通信費のコストを大幅に削減できる点も魅力です。

多くの企業やコールセンターなどでビジネス用の電話機として導入され、活躍しています。

ビジネスフォンと家庭用電話機の違いとは?


ビジネスフォンと家庭用電話機の主な違いは、次の3点です。

  • 機能と使用方法
  • 購入場所
  • 設置方法

それぞれについて詳しく解説します。

ビジネスフォンと家庭用電話機では機能や使用方法が違う

ビジネスフォンと家庭用電話機との一番の大きな違いは、 1つの電話番号で複数の電話機を同時に使用できるか否かです。 

家庭用電話機は、1つの電話回線に対して電話機も1台が一般的です。

どんなに電話回線や家庭用電話機を増やしても、別々の電話機扱いになります。

それぞれの電話機に通話料金が請求されたり、通話を保留にしても別の電話機へ転送は不可能だったりと不便です。

一方でビジネスフォンなら、全回線の電話番号が主装置に収容されています。

電話機の数だけ電話回線の契約をする必要もなく、主装置で電話を制御することで必要最小限の電話回線で通話が可能です。

また、内線通話や保留転送、複数電話機で同一の電話番号を利用する代表組など多くの機能を備えており、複数人が同時に利用する負荷にも耐えられる性能の高さが特徴です。

ビジネスフォンと家庭用電話機では購入場所が違う

ビジネスフォンと家庭用電話機では、購入場所も違います。

家庭用電話機は、家電量販店で気軽に購入可能です。

一方でビジネスフォンは、 専門店や専門業者のホームページ上で申し込みや購入可能なため、ビジネスフォン自体になじみがある方は多くないでしょう。 

ビジネスフォンと家庭用電話機では設置方法が違う

ビジネスフォンと家庭用電話機では、設置方法も異なります。

家庭用電話機は、電話線を電話機本体に接続するだけで誰でも簡単に設置が可能。

専門業者に頼まずとも電話機の購入者が設置から初期設定まで行えます。

一方でビジネスフォンの場合、電話機だけでなく主装置や基盤(ユニット)などが必要で、基盤に関しても細かな設定登録をする必要があります。

つまり、 専門知識を持った業者に設置・設定を依頼しなければなりません。 

ビジネスフォン 家庭用電話機
電話機の台数 何台でも設置可能 基本1台のみ
内線機能
複数通話 〇(複数台で1回線を共有できる) ✕(1台につき1回線のみ)
保留転送
主装置
設置工事 〇(専門業者に依頼が必要) ✕(自分で設置可能)

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ビジネスフォンを家庭で使用できるのか?


ビジネスフォンを家庭で使用することは可能ですが、あまりおすすめはできません。

おすすめできない理由としては次があります。

  • 家庭ではビジネスフォンの機能を活かせない
  • 家庭規模での利用だと利用料金が高額になる
  • ビジネスフォンの設置には工事が必要になる
  • 設定や管理が複雑

上記の理由について詳しく解説します。

家庭ではビジネスフォンの機能を活かせない

多くの 家庭では、ビジネスフォンが持つ機能の多くを活かせません 

ビジネスフォンの最大の機能は、1つの回線で複数の電話を利用できることですが、ほとんどの家庭において必要な電話は1~3台ほどであり、あまり活かせません。

また、現在において個人に用がある場合、スマートフォンや携帯電話に電話するケースがほとんどであるため、家庭用の電話に転送や内線などの機能があっても利用する機会はほとんどないといえるでしょう。

家庭規模での利用だと利用料金が高額になる

 家庭規模でビジネスフォンを利用すると利用料金が高額になる 可能性があります。

ビジネスフォンを導入するメリットの1つに「運用コストを抑えられる」点がありますが、あくまで数台~数十台の電話機を利用する企業だからこそ得られるメリットです。

そのため、少ない台数しか電話機を使わない家庭でビジネスフォンを導入しても安くなるどころか、かえって高額の料金が発生する可能性が高いです。

また、月々の利用料金以外にも以下の費用が発生します。

  • 電話機本体の購入費用
  • 主装置の購入費用
  • 回線工事の費用

新品・中古などの状態や契約会社にもよりますが、上記すべてを合わせると10万円以上の料金が必要になります。

一方で、家庭用電話機を利用する場合は、1~3万円程度の電話機本体の費用だけで利用可能です。

ビジネスフォンの設置には工事が必要になる

 ビジネスフォンを設置するためには、専門業者による工事が必要 です。

家庭用電話機であれば、電話線をつなげるだけで簡単に利用できることを考えれば、大きな手間といえるでしょう。

設定が複雑

ビジネスフォンを利用するためには複雑な設定を行う必要があります。

ビジネスフォンは内線や転送をはじめとしたビジネスに 便利な機能が多く搭載されていますが、適切に設定をしなければ利用できません 

一方で、家庭用電話機はビジネスフォンほどの機能はないものの、簡単な設定でさまざまな機能が利用可能です。

ビジネスフォンを家庭用電話機へ変更可能か?注意点も解説


ビジネスフォンを家庭用電話機へ変更することは可能です。

ただし、ビジネスフォンから家庭用電話機へ変更する際は次の点に注意する必要があります。

  • ビジネスフォンより高い通話料金がかかる可能性がある
  • 複数の電話で取り次ぎができない
  • 通話料金のコストがかかる

オフィスでビジネスフォンではなく、家庭用電話機を使うと起こる代表的な3つの問題について紹介します。

ビジネスフォンより高い通話料金がかかる可能性がある

家庭用電話機はビジネスフォンと違い、主装置が搭載されていないので、機能や使用方法も極めてシンプルです。

1つの電話番号に対して1台の電話機が対となり発着信を行います。

オフィスに、電話機Aと電話機Bの2台の電話機を設置することを検討していると想定してください。
2台で発着信をしたい場合には、電話機Aで使用している電話回線と別の電話機B専用の電話回線を用意しなければなりません。

どれだけ電話回線や家庭用電話機を増やしても相互影響はなく、別々の電話扱いとなります。

電話機Aと電話機Bの両方を使用すれば、 それぞれの電話機に基本料金と通話料金が請求されます。 

また、電話機Aの通話を保留して、電話機Bへの転送もできません。

以上のことから、一定以上の規模を持つ企業がビジネスフォンから家庭用電話機に変更した場合、多額のコストが発生する可能性があります。

複数の電話で取り次ぎができない

家庭用電話機は、 着信があった電話機でしか通話はできず、複数の電話機で取り次ぎができません。 

そのため、ビジネスフォンを家庭用電話機に替えると次のような手間が発生します。

  • 営業に関する顧客からの問い合わせ電話があったら、営業部のデスクで必ず取らなければならない
  • 総務部で受けた電話を労務部の担当者につなぐ場合、担当者が人事部のデスクまでいかなければならない
  • 社長の前に電話機を設置すると、すべての着信に対して社長が対応しなければならない

また、通話のためにフロアの移動などに時間が取られ、本来の業務効率が下がる恐れもあります。

着信にすぐに対応ができなかったために、ビジネスチャンスを逃す可能性も出てくるでしょう。

通話料金のコストがかかる

複数台ビジネスフォンを運用している企業が家庭用電話機に変更すると、これまで支払っていなかった通話料金が発生します。

家庭用電話機は、原則として電話線1本に対して電話機が1台です。

例え社内であっても別の電話機に発信した場合は、通常の通話扱いとなり通話料金が発生します。

そのため、一定以上の電話機を運用している企業がビジネスフォンから家庭用電話機に変更してしまうと、 ビジネスフォンの運用コスト以上の通話料金が発生する可能性があります 

また「通話料金を抑えるために直接話をしにいく」などの生産性を落とす行動を招くことにもつながるため、中規模以上の企業の場合はビジネスフォンから家庭用電話機への変更はおすすめできません。

ビジネスフォンを使う3つのメリット


ビジネスフォンを使う主なメリットは次の3つです。

  • 運用コストを抑えられる
  • 内線化で通話料金のコストが削減できる
  • 保留転送機能でどの電話機でも取り次ぎができる

詳しく解説します。

運用コストを抑えられる

ビジネスフォンなら、電話回線や電話番号を複数の電話機と共有して利用できます。

ビジネスフォンを導入する際に、「チャネル数」という言葉を耳にするでしょう。

チャネル数とは、何人まで外線で同時通話できるかという「同時通話数」を意味します。

一般的に、オフィスに必要なチャネル数は、従業員の3分の1程度が目安と言われています。

例えば、従業員が100人在籍している会社なら、30〜40chが必要でしょう。

つまり、 ビジネスフォンを導入することで、それぞれの部署に電話回線は不要になり、運用コストを大幅に抑えられます。 

内線化で通話料金のコストが削減できる

ビジネスフォンなら、 内線化により通話料金が無料なので、通話料金のコストを劇的に削減できます。 

内線とは、専用線や構内交換機など主装置の利用で、公衆電話網を使用せずとも通話ができる電話のことを指します。

公衆回線を使用する外線で通話をすれば、同じオフィス内でも他の部署に連絡するたびに通話料金が発生します。

しかし、ビジネスフォンなら内線化で通話料金が無料。

発着回数や通話時間を気にせずに通話ができるため、オフィス内の円滑なコミュニケーションが期待できます。

近年では、クラウド上で電話機能を制御・管理するクラウドPBXが登場し注目を集めています。

クラウドPBXを利用すれば、スマートフォンでも内線化が可能です。

スマートフォンが使用できれば、さらなる通話料金や基本料金のコスト削減効果が見込めます。

保留転送機能でどの電話機でも取り次ぎができる

ビジネスフォンなら、すべての着信を保留転送する機能を搭載しているので、どの電話機でも取り次ぎができます。

また、代表電話番号も共有できるため、どのビジネスフォンからでも同じ番号からの発着信が可能です。

顧客や取引先から電話を受けた場合、 電話を受けたデスクまで担当者を呼び出す必要がなく、担当者の最寄りの電話機で対応ができます。 

すぐに電話が取れれば、電話の相手を長時間待たせる心配がありません。

また、電話を受けた従業員も移動の手間が省けるので、転送後はすぐに自分の業務に戻れるメリットもあります。

さらに、同じ代表電話番号に複数の顧客や取引先から着信があっても、ビジネスフォンの主装置によって稼働していない電話機に適切に振り分けられます。

話し中で何度電話してもつながらない状況を回避できるでしょう。

着信がスムーズにつながれば、顧客に不快感を与えないため、顧客満足度の向上が期待できます。

電話の折り返し作業などの時間も短縮できて、業務の効率化も実現するでしょう。

ビジネスフォンの機能とは?


ビジネスフォンの代表的な機能は以下の通りです。

機能
メッセージ応答機能 状況や時間、曜日に合わせた留守番メッセージに自動切り替え
転送 外線からかかってきた電話を受けて、担当者へ取り次ぐこと
不在転送 オフィスに従業員が不在の際に、あらかじめ指定した電話機に転送
話中転送 通話中でも別の電話機に転送
IVR 音声ガイダンスにより、架電した相手は、案内に沿って番号入力を促して適切な担当部署へ取り次ぐ
通話録音 通話中の会話を録音
通話モニタリング 通話内容をリアルタイムで把握
同時通話対策 登録した内線電話機を一斉呼び出しすることで、同時通話が可能
ポップアップ通知 着信した際に電話番号から顧客を特定し、システム画面上に顧客情報を表示
鳴り分け 所有している回線別に着信端末の設定が可能
拠点間内線 拠点が違う場所へもネットワークを結ぶことで、内線でやり取りが可能
短縮ダイヤル 利用頻度の高い電話番号を短縮ダイヤルに設定。電話番号の手打ちや電話帳から探す手間を削減

ビジネスフォンを販売している メーカーによって機能の呼び方も異なる場合もあるので、留意してください 

ビジネスフォンを導入する際の注意点


ビジネスフォンの豊富な機能について紹介しましたが、家庭用の電話機では決して真似できない便利な機能が搭載されているだけにいくつか注意点もあります。

主な注意点は次の3点です。

  • 初期投資が発生する
  • 導入に時間がかかる
  • トラブル発生時には電話機が使用できない

詳しく解説します。

初期投資が発生する

家庭用電話機と比べて、ビジネス用の電話機を導入するには費用が発生します。

 電話機本体だけでなく、複数の外線と内線をつなぐための小型交換機である主装置の費用や設定工事費用などが必要です。 

また、主装置のクラスにより、外線として通話のできる電話回線であるチャネルの本数が異なります。

チャネル数が増えると維持費も高くなり、従業員の増加によりチャネル数の設定を変更するたびに、費用が請求されてしまいます。

あらかじめ、会社や社員の規模や今後の事業展開を見越したビジネスフォンの導入を検討しておくとよいでしょう。

導入に時間がかかる

ビジネスフォンは、 主装置の設置や回線工事などを行う必要があるため、どうしても家庭用電話機よりも導入に時間がかかってしまいます。 

また、専門業者に設置工事を依頼しなければならず、スケジュールを調整しなければなりません。

トラブル発生時には電話機が使用できない

ビジネスフォンは、主装置に接続されている電話機はすべて主装置によって制御・管理されています。

万が一、 主装置の故障やトラブルが発生した場合、接続している電話機すべてが利用できなくなる可能性があります。 

ビジネスフォンおすすめメーカー6選


本章では、ビジネスフォンメーカーの中でも厳選した6社を紹介します。

メーカー 内容
NTT リーズナブルな料金設定が特徴
saxa 優れた操作性とシンプルなデザイン性が特徴
NEC コールセンターやナースコールを導入する医療施設など業界に特化した高機能が特徴
HITACHI ワンボタンの通話録音や自動切り替え機能などシンプルかつ優れた操作性が特徴
IWATSU エコモード機能が搭載されており大幅な電力削減が可能
NAKAYO 業界初防水コードレス機能と高い耐久性が特徴

NTT


引用:NTT西日本

 NTTは圧倒的なブランド力と支持率があるにもかかわらず、リーズナブルな料金設定が特徴です。 

留守番電話機能や転送機能、お待たせメッセージなどオフィスに必要な機能が装備されたモデルがそろっているため、使い勝手も良く、機能を別途追加する必要はありません。

オフィス以外にも、ホテルや商業施設、福祉施設、外出先や夜間などさまざまな状況に対応できるように、多種多様な機能と豊富なラインナップが魅力です。

NTTの「ひかり電話」サービスにも対応しています。
サポート体制も抜群で、信頼性の高いメーカーといえるでしょう。

saxa


引用:saxa

saxaはNTTの次にビジネスフォン業界の中ではブランド力があるメーカーです。

見やすい大きめのディスプレイや事務所の雰囲気に合わせやすいホワイトとブラックの2カラーなど、優れた操作性とシンプルなデザイン性に定評があります。

NTTの一部の端末を受託製造するなど、業界内でも高く評価される技術力が特徴。

簡単操作で、外出先でも携帯電話から会社の固定番号発信が可能なリモートコールバック機能が搭載されている機種も多く、特に中小企業や営業事務所などに人気が高いです。

また、saxaは総合電機メーカーであるため、多彩な機能を提供しています。

地震発生お知らせ機能や従業員がいない無人のオフィスに不審者が侵入した際に、 電話機のセンサーが作動し、電話機の大音量とLEDで威嚇・通報するビジネスセーフティ機能搭載機種もあります。 

NEC


引用:NECプラットフォームズ

NECは中小企業から大企業まで幅広い業界・業種に人気の高いメーカーです。

留守番電話機能や通話録音機能、伝言メモ機能、お待たせ機能、オートアテンダント、ルーター機能などビジネスシーンで必要なありとあらゆる機能が初期搭載されています。

特にNECのビジネスフォンは、 コールセンターやナースコールを導入する医療施設など業界に特化した高機能が特徴。 

総合電機メーカーのリーディングカンパニーのため、チャット機能などのIT機能も充実しています。

事業拡大や増員などの際に、主装置の買い替えなどの経費をかけずに、電話機や電話回線の増設が可能な優れた拡張性も持ちあわせています。

HITACHI


引用:HITACHI

HITACHIは国内最大の電機メーカーです。

 ワンボタンの通話録音や電話機とFAXを1つの番号で自動切り替え機能など、シンプルかつ優れた操作性が特徴です。 

操作性のみならず、見やすい表示機能やスタイリッシュで洗練されたデザインにも定評があります。

ガイダンスを自動で流すIVR機能も搭載し、さまざまな企業での業務効率化を実現します。

中小規模から大規模まで導入しやすい優れた拡張性も強み。

HITACHIは良心的な料金設定で、まさにバランスの取れた万能なビジネス用電話機といえるでしょう。

IWATSU


引用:IWATSU

IWATSUは人にも環境にもビジネスフォンとして支持されています。

 業務時間外は自動で待機電力をカットするエコモード機能で、大幅な電力削減が可能。 

消費電力を抑えて環境に優しいだけでなく、電気代のコストも削減できます。

IWATSUは、特に通信費のコストを削減したい企業にはおすすめです。

自動通話録音や音声ファイル外部出力で円滑な業務ができ、伝言メモや留守番録が入ると事前に設定した携帯電話に通知が届くお知らせメールで顧客への迅速な対応が実現します。

IWATUオリジナル機能の「サイトリンク」により、本店と支店など離れた複数拠点間を内線で接続可能です。

また、歩きながら通話可能なコードレス機能が充実しており、オフィス内の配置変更の際にも移設コスト削減の効果が見込めます。

NAKAYO


引用:NAKAYO

NAKAYOは、優れた技術力で信頼性が高いメーカーです。

一般的な知名度は大手メーカーと比較すると劣る点もありますが、ハイクオリティかつ低コストでビジネス用電話機が導入できるため、中小企業に幅広く導入されています。

 業界初防水コードレス機能と高い耐久性が特徴。 

視認性に優れたモニターとボタンで簡単に操作でき、安否確認メールを一斉に送る機能も搭載。

業界初防水コードレス機能と高い耐久性と併せて、医療施設や介護施設などからの支持率が高いです。

ビジネスフォンを利用するなら、クラウドPBXを導入しよう


ビジネスフォンの便利な機能は利用したいが「初期費用を抑えたい」「すぐに導入したい」と考えている企業には、クラウドPBXがおすすめです。

そもそも、PBXとは「Private Branch Exchange」の略で、電話交換機という意味です。

PBXは主装置と同じくオフィスの外線や内線を制御・管理をしますが、対応できる利用規模が大きく異なります。

PBXなら、接続できる電話機の数が圧倒的に多いのが特徴です。

また、 電話機能以外にもFAXやコンピューターと接続することで、オフィス内のネットワークを構成できます。 

従来のPBXは、届く範囲に制限がある電話回線を使用するため、PBXを拠点ごとに購入・設置する必要がありました。

電話回線の増減や設定、メンテナンスなどを専門業者に依頼しなければならず、導入を見送る会社も少なくありませんでした。

一方で クラウドPBXなら、電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、面倒な電話回線工事が必要ありません。 

さらに、オフィス内に物理的な機器を設置せずとも、PBXがクラウド上にあるため、インターネット環境さえあればすぐにビジネス用電話機が利用できます。

遠く離れた複数の拠点でも、スマートフォンでもサービスを利用可能です。

回線の増減や設定もブラウザ上で行えるため、コスト面や運用面に関する負担が軽減されます。

在宅勤務やテレワークを実施している企業でも、企業の代表電話番号で発着信ができるのも魅力です。

クラウドPBXのメリットは、以下の通りです。

  • PBX(主装置)を購入する必要がないため、初期費用のコスト削減
  • インターネット環境があれば、複数拠点や海外拠点でも内線通話などPBX機能を利用可能
  • スマートフォンを内線端末として利用できるため、在宅勤務やテレワークにも最適
  • 物理的な機器をオフィスに設置しないので、地震などの自然災害時でも安定した通話環境
  • 機器のメンテナンスやセキュリティ対策は専門業者がクラウド上で管理
  • 回線の増減や設定などが、すべてブラウザから行えるので、面倒な日程調整が不必要

PBXについては、「pbxのメリットは?機能や仕組みを紹介」の記事でさらに詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスフォンを導入し業務の効率化と通信コストを削減しよう


ビジネスフォンは、さまざまなビジネスシーンで活躍できる多彩な機能や高い性能を保有している電話装置です。

一定台数以上の電話機を保有する企業が導入することにより、運用・通話コストの削減や業務効率化などのメリットを得られます。

一方で「ある程度の初期投資が必要」「導入から稼働までに時間がかかる」などの注意点もあるため、 コストを抑えながらも業務の効率化を目指す企業は、クラウドPBXの導入 も検討してください。

特に、インバウンドセールスを行っている企業には、Scene Liveが提供する「OSORA」がおすすめです。

「OSORA」にはクラウドPBX機能が搭載されているため、ビジネスフォンが持つ機能を低コストで利用できます。

また、ポップアップ機能や分析機能、モニタリング機能などインバウンドセールスをサポートする機能も多く搭載されているので、コスト削減・業務効率化に悩んでいる方はぜひ検討してください。

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株式会社Scene Live マーケティング部

Written by株式会社Scene Live
編集部

コラム、セミナー、お役立ち資料を通して電話業務や営業活動を効率化させる実践的な情報を配信しています。ツールの使い方や業界の動向など、最新情報を発信し続けることで電話業務に携わるすべての人にとって信頼できる情報源になることを目指しています。