pbxのメリットは？機能や仕組みを紹介

pbxのメリットや機能についてご存知ですか？pbxはコールセンターなどで利用されているクラウドシステムCTIと連携することで、効率的に電話をやりとりするシステムのことです。pbx単体でも利用が可能となっており、スマホを内線化することやコスト削減につながります。しかしpbxの仕組みや機能については知らない人が多いのが現状です。

今回の記事ではpbxの機能や仕組みについて説明し、メリット・デメリットをわかりやすく解説します。pbxのシステム導入を考えている場合は参考にしてください。

pbxを導入するメリット・デメリット

pbxとはPrivate Branch eXchangeの略称です。構内交換機と呼ばれており、内線電話をコントロールする機能を備えています。クラウド型のサービスも増えています。

pbxには、豊富な機能を備えており、外線から発信された着信を内線に振り分ける基本的な機能だけではなく、着信制御など、契約された電話番号を親番号に設定し、回線を共有した別の番号を子番号として追加する機能などがあります。
それ以外にも、外線への発信を制御する発信制御機能などさまざまな機能を備えています。

pbxのメリットやデメリットについて順に紹介していきます。

通話量が抑えられる

pbxを利用するメリットとしては通話料が抑えられることです。企業では複数の従業員を抱えており個々人あるいはグループで電話機を設置しています。このフロアで同僚と会話する場合、各個人が通信事業者の電話局を介して連絡を取る際に、通信料金が余計にかかってしまいます。

pbxはこの通信領域を削減することが可能です。pbxを利用することで電話機の交換機で接続することなく、企業内部に交換機を擬似的に設けることで、削減できるのです。

回線数を集約できる

企業には従業員がいるため、回線を集約する必要があります。複数の従業員に対して、外線の回数も複数必要となります。しかし、電話回線やFAXのための回線をすべて用意するのはコストがかかります。同時接続することが最大4回線と設定すればpbxを利用することで回線を集約することができます。

つまり実際に電話局に申し込みするのはpbxを利用することで4回線のみで良くなるということです。

選び方に注意すればデメリットはなし

pbxには選び方やできないことを事前に知っていればデメリットはありません。デメリットが全くないということではなく、注意して知っていれば当たり前のこととして理解できるということです。

注意するべきはセキュリティと、クラウドpbxの場合は通信環境によって音声品質が落ちることです。セキュリティはオンプレミス型であれば自社の問題ですが、クラウドの場合は選んだベンダーに依存することになります。

また、インターネット回線を利用するクラウドpbxは通信環境によって音声品質が落ちることが考えられます。これらを先に知って選ぶことで、デメリットを回避できるのです。

pbxを選ぶ際の注意点

pbxを選ぶ際にはいくつかの注意点があります。メーカーによって月額料金がかかること、IP回線タイプは市外局番が引き継ぎ使用できないこと、IP回線タイプは1からはじまる番号に発信できないことがあります。それに加え、新規で取得できる番号が050番からになってしまうことなどが挙げられます。

メーカーによっては月額料金がかかる

pbxを利用するためには毎月の利用料だけではなく初期費用・通信料がかかります。オンプレミス型では物理的な危機を導入することで、工事費や設置費などがかかりますが、クラウド型は初期費用や月額料金などの利用料が毎月必要になるでしょう。

IP回線タイプは市外局番が引き継ぎ使用できない

pbxを導入することによってこれまでの電話番号が使えなくなることがあります。これまでの電話番号を利用するためには、Local Number Portabilityというサービスが利用可能な場合は利用可能ですが、条件によっては、市外局番を利用することができなくなることがあるため、確認する必要があります。

IP回線タイプは110番・119番には発信できないことがある

pbxのIP回線タイプでは1からはじまる3桁の番号に発信できないことがあります。110番や119番など、緊急性の高い電話番号に対して発信できないことがあると困るかもしれません。しかし、スマートフォンなどを保持している現代において、pbxを介した電話しか利用できない状況が起こり得るというのは考えづらいため、特別な問題ではありませんが、注意しておくことが必要です。

新規で取得できる電話番号が050の場合も

メーカーやプランによっては、新規取得できる番号が、050からはじまるIP電話の番号になることがあり得ます。LNPを利用することが可能なメーカーの場合は市外局番を利用することも可能です。しかし、新規で取得する場合については、050からはじまるIP電話の番号になってしまう可能性が高く、既存の電話番号を新規で利用することが難しくなることが考えられます。

社外でも内線を使うならクラウドpbxがおすすめ

社外でも内戦を利用したい場合はクラウドpbxがおすすめです。クラウドpbxとはインターネットを介してpbxの機能を利用するためのサービスです。

インターネット回線を活用することで、スマートフォン、PCを内線・外線・転送などのビジネスフォンの機能を利用可能にするクラウドのサービスとなっています。IP回線タイプとクラウドpbxは同じように感じますが、明確な違いとしては、サーバーをクラウド上に設置するか、自社内に設置するかの違いであり、インターネットの回線を利用して、内線・外線・転送などの機能を利用することができることに変わりはありません。

もし社外でも、内線を利用したい場合はクラウドpbxがおすすめです。

クラウドpbxのメリット

クラウドpbxにはいくつかのメリットが存在しています。例えば初期費用や、運用費用を抑えられることや、場所を選ばずに利用できること、契約台数の変更が容易であること、スマートフォンやタブレットとの連携が可能なことなどが挙げられます。
順に解説していきます。

初期費用を抑えられる

従来のビジネスフォンとは社内に設置したpbxをビジネスフォンの電話機と電話回線で接続して使用することが必要でしたが、クラウドpbxではクラウド上の仮想pbxに接続を行うことで、ビジネスフォンの機能を利用することが可能となります。
そのため、クラウドpbxでは従来必須となっていた物理的なpbx機器が不要になるということになるのです。そのため、初期費用が、従来のpbxよりもはるかに抑えられることがわかっており、20万円以上削減できるともいわれています。

運用費用が安い

初期費用でも述べましたが物理的なpbxを設置する必要がないため、省スペース化が可能となり、電力コストが削減できることで、運用費用を軽減することができます。これにより従来かかっていた運用のための人件費やサーバー代金、電力コストなどが解消されることで運用費用を安くすることが可能なのです。

場所を選ばずに使えて取りこぼしがない

従来のpbxは同じpbxに電話回線でつながっている電話機同士のみが無料の内線として利用することができていました。しかし、クラウドpbxは、自社の電話機として登録されていれば、場所を選ぶことなく内線として通話することが可能となり、本社や支社、店舗あるいはスタッフのスマホやPCが登録されていればすべて無料で利用が可能となります。
また、外線通話も利用することが可能なために、どんな場所でも、内線・外線を利用することができるため、取りこぼしがないといえるでしょう。

契約台数の変更がしやすく管理が楽に

従来のビジネスフォンのデメリットは契約台数の増減が簡単ではなかったことです。pbxには接続できる電話機の台数が決まっていることなどから、使用中のpbxのキャパシティを超える場合の増設ではpbxを入れ替える必要がありました。
しかし、クラウドpbxになったことで、ライセンス数を調節するだけで契約台数の増減が簡単にできるようになったため、管理が楽になったといえます。

スマホやタブレットとの連携ができる

クラウドpbxはスマートフォンやタブレットを内線化することが可能となっています。例えば、スタッフのプライベートなスマートフォンであっても、ビジネスフォンとして利用することができるようになるのです。
これはタブレットでも同じことが可能となるため、スマートフォンやタブレットとの連携ができるということができるでしょう。

クラウドpbxのデメリット

pbxにはデメリットらしいデメリットはありませんでしたが、クラウドpbxには気をつけねばならないデメリットが存在しています。それはネットワークの環境と、運用コストの面です。
詳細について順に解説していきます。

ネットワークの環境には注意

当然ですが、インターネットを介するクラウドpbxにはメーカーによって通話品質が安定しないなどのデメリットがあります。例えばネットワークの環境が悪い場合は、ノイズが入ることやハウリング、音声の途切れや、音質が悪くなるなど、通話の品質が安定しないという欠点があります。
そのためメーカーを選ぶ場合は安さだけではなく、通話品質が保たれること、ネットワーク回線など、十分な状態である環境が提供できるメーカーを選択しましょう。

運用コストは安いがかかる

運用コストは当然ですがかかります。言い換えると月額利用料ということです。クラウドpbxのプランについては、メーカーによって差があるため、個別の確認が必要です。デメリットらしいデメリットというのはクラウドpbxにおいては音声品質とこの運用コストの面といえるでしょう。

クラウドpbxならOSORAがおすすめ

クラウドpbxにはSceneLiveの「OSORA」がおすすめです。OSORAは次世代クラウドpbxサービスであり、スマートフォンや離れた場所にある電話機を内線化することが可能です。

• 通信費のコストの削減
• お問い合わせ対応の効率の最大化
• 従来のビジネスフォンの機能を踏襲
• 全通話の保存
• ダウンロードできる通話録音機能
• 通話中の会話を聞きながらアドバイスを同時に伝えることができるモニタリング機能

このような特徴があり、外出中の担当者へオフィスからの電話の取り次ぎや、在宅ワーカーが自宅から会社への電話を内線にすることが可能であることなどです。もちろんpbxはコールセンターシステムでもあるため、モニタリング機能などを利用することで、リアルタイムに顧客との会話を聞いて、アドバイスを入れることなどが可能になるなど、ビジネスの内線かだけではなく、さまざまな分野に利用することが可能です。

クラウド型pbxを導入して業務効率化に役立てよう

pbxを導入するメリット・デメリットから、pbxを選ぶ際の注意点、クラウドpbxがおすすめの理由、おすすめのクラウドpbxについて説明してきました。

クラウド型pbxシステムは従来のpbxと違いより効率的、かつコスト削減につながるのです。顧客に対してすぐに応答できることや、これからのニューノーマルの時代にあったpbxとうえるでしょう。クラウド型pbxシステムを導入し、さらなる業務の効率化に役立てましょう。