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コラム- COLUMN -

2024.07.14

クロージングミーティングとは|会議の流れや開催するメリットも解説

クロージングミーティングとは、 プロジェクトの課題や反省を次回に活かすための重要なステップ です。

「クロージングミーティングについて詳しく知りたい」「ミーティングをうまく活用してビジネスを成功させたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、以下の内容を解説します。

  • クロージングミーティングやキックオフミーティングの基礎知識
  • クロージングミーティングを実施するメリット
  • クロージングミーティングの流れ
  • ミーティングの種類
  • ミーティングを成功させるコツ

また、クロージングミーティングに役立つツールも紹介します。

クロージングミーティングやその他のミーティングを効果的に活用したいと考えている企業の担当者は、ぜひ本記事を参考にしてください。

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クロージングミーティングとは

クロージングミーティングとは、 プロジェクトの終了時に実施する会議のことです 

プロジェクトの終了をメンバーに周知すると同時に、課題や成果を振り返ることで反省を次回に活かします。

つまり、同じ反省や失敗を繰り返さないことがクロージングミーティングの目的です。

一方、プロジェクトの開始時に行われる会議としてキックオフミーティングがあります。

それぞれ役割は異なりますが、適宜ミーティングを実施することでプロジェクトの目的や進め方が明確になり、成果を上げやすくなるでしょう。

クロージングミーティングを実施するメリット


クロージングミーティングの実施により、以下のようなメリットがあります。

  • プロジェクトの終了が明確になる
  • PDCAサイクルを回せる
  • 成果や課題を次のプロジェクトに活かせる
 目的を明確にすれば、効率的にミーティングを進められる でしょう。

それぞれのメリットを詳しく解説します。

プロジェクトの終了が明確になる

クロージングミーティングの実施により、プロジェクトの終了をメンバーに周知できます。

プロジェクトの開始時は明確に目標設定するものの、終了がはっきりしないことは往々にしてあります。

区切りを明確にしないまま次のプロジェクトに進む場合があるといった企業も多いのではないでしょうか。

例えば、プロジェクトの終了を知らずにタスクをこなすメンバーがいれば、その分のリソースが無駄になるでしょう。

クロージングミーティングを行うことで 終了が明確になり、区切りをつけて新たなプロジェクトに向かえます 

PDCAサイクルを回せる

PDCAサイクルとは、以下4つのプロセスを繰り返すことで業務を改善するフレームワークです。

  • Plan(計画)
  • Do(実行)
  • Check(評価)
  • Action(改善)

クロージングミーティングの実施は、PDCAサイクルのC(Check)に当たります。

プロジェクトが 計画通りに進められたかを判断するための重要な役割を果たす でしょう。

次のステップであるA(Action)にもつながり、効果的なPDCAサイクルが実現します。

成果や課題を次のプロジェクトに活かせる

クロージングミーティングは、プロジェクトのプロセスを振り返る機会です。

よかった点や悪かった点を分析して 成果や課題を明確にすれば、次回以降のプロジェクトに活かせます 

特に、明確になった課題に対してどのような対策を立てるべきかを話し合うとよいでしょう。

また、自社の他部門や他のチームにもクロージングミーティングの結果を共有すれば、同じ問題が起こらないように注意できます。

クロージングミーティングにより構築されたノウハウが会社全体の財産となるでしょう。

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クロージングミーティングの流れ


クロージングミーティングを実施する際は、以下の流れで行うことがポイントです。

  • KGI・KPIを振り返る
  • KPT法に沿って話し合う
  • 完了報告書を作成する

それぞれ解説します。

KGI・KPIを振り返る

KGIやKPIを設定している場合は、 まず数値目標の振り返りを行いましょう 

KGIやKPIとは以下のような指標です。

KGI 「重要目標達成指標」
達成すべき最終目標
KPI 「重要業績評価指標」
目標の達成度合いを測る指標

KGIやKPIの設定により、プロジェクトにおける目標や課題を可視化できます。

また、メンバーの貢献度が数値化されるため、評価基準も明確になってプロジェクトの振り返りに役立つでしょう。

KGIやKPIに関しては、KPIとは?目的や設定の手順、KGIとの違いをわかりやすく解説でも詳しく解説しています。

KPT法に沿って話し合う

KPT法とは、 Keep(継続)とProblem(問題)、Try(挑戦)の観点でプロジェクトを振り返るフレームワークです 

以下の流れで話し合うことで、プロジェクトの総括がしやすいでしょう。

  1. よかった点や継続すべき取り組みについて意見を出し合う
  2. 悪かった点や今回のプロジェクトで明らかになった課題について意見を出し合う
  3. 反省を踏まえて次回はどのようにすべきかを話し合う

KPT法に沿って話し合いを進めることで、ミーティングが進行しやすくなります。

また、最後には次回以降の取り組みを前向きに検討できるため、ポジティブなミーティングを実施できるでしょう。

完了報告書を作成する

プロジェクトの規模が大きければ、クロージングミーティングにすべてのメンバーが参加することは困難です。

そのため、 クロージングミーティングの終了後にプロジェクトの完了報告書を作成し、内容を共有する 必要があるでしょう。

完了報告書には、以下のような項目をまとめるのがおすすめです。

  • プロジェクトの評価
  • プロジェクトで得られたもの、実績
  • 今後の課題やその対策
  • 次回以降の取り組み

クロージングミーティングの内容を報告書にして可視化することで、ノウハウの蓄積や企業の成長につながるでしょう。

ミーティングを成功させるコツ


クロージングミーティングを含むあらゆるミーティングを実施する際には、いくつかのポイントが存在します。

以下の点に注意すると、ミーティングをより効果的なものにできるでしょう。

  • ミーティングの目的を明確にする
  • リアルタイム議事録を活用する
  • ファシリテーターを立てる
  • 後知恵バイアスに注意する

また、特にクロージングミーティングにおいては プロジェクトの終了から期間を空けずに実施することが重要なポイント です。

クロージングミーティングを行わないまま次のプロジェクトを開始すると、再度同じ失敗を繰り返す恐れがあります。

1週間以内を目途に、できる限り早くクロージングミーティングを実施しましょう。

ミーティングの目的を明確にする

ミーティングを行う際は、その目的を明確にしてから開始すべきです。

開始前に議題とゴールを用意しなければ、余計な話し合いで多くの時間を無駄にしてしまいます。

また、多くのメンバーが参加しているミーティングの場合は、議題と直接関わりのない担当者が意味のない時間を過ごす状況も考えられます。

可能な限り 具体的な議題を用意し、必要なメンバーのみでミーティングを実施することが重要 です。

クロージングミーティングの場では、個人的な反省点を議題にせず、組織の問題や解決策を話し合うのがよいでしょう。

リアルタイム議事録を活用する

リアルタイム議事録とは、ミーティングの内容をその場で文字情報として入力して共有するものです。

パソコン画面をプロジェクターで映写する方法や、全員のパソコン画面に共有するなどの方法が考えられます。

ミーティングの流れを目で見て確認できるため、 参加しているメンバーが内容を理解しやすくなる でしょう。

また、ミーティング後に改めて議事録や報告書を作成する手間も省けます。

最近ではAIの音声認識を活用した議事録自動作成ツールにも注目が集まっており、適切に活用すればより効率的にミーティングを進められるでしょう。

ファシリテーターを立てる

ファシリテーターとは、 ミーティングの進行役です 

中立な立場から以下のような役割を果たし、ミーティングを効率的に進めます。

  • メンバーの発言や意見を促す
  • 意見の対立を解消する
  • 意見をまとめる
  • ミーティングの時間を管理する

ただし、ファシリテーターはミーティングの参加メンバーに信頼され、あくまでも中立な立場から意見を言う必要があります。

ファシリテーターを立てるのが難しい場合は、外部の専門家に依頼する方法も有効です。

後知恵バイアスに注意する

後知恵バイアスとは、物事が起こる前と比べて物事が起こった後の方が予測可能だったと感じる心理傾向です。

以下のような事例において、後知恵バイアスがかかっていると言えるでしょう。

  • 同僚が仕事でミスをした際に「やっぱりミスすると思っていた」
  • トラブルや事故が起こった後に「嫌な予感がしていた」
  • 友人が交際を経て結婚した際に「二人は相性がいいと感じていた」

後知恵バイアスは、記憶の歪みや過信から起こるものです。

クロージングミーティングで後知恵バイアスがかかると「今回のミスは予測できていたから次回は問題ない」と結論付ける恐れがあります。

後知恵バイアスがかかっているかもしれないと注意し、 結果以外に起こりえたかもしれない事象について考慮することが重要 です。

キックオフミーティングとは


キックオフミーティングは、プロジェクトの開始前に行うミーティングです。

概要や目的、進め方を事前に打ち合わせすれば、プロジェクトを円滑に進められるでしょう。

対面で行うだけでなく、オンラインミーティングやチャットツールを活用したミーティングも有効です。

本章では、 キックオフミーティングの基礎知識として、種類や実施するメリット、流れをそれぞれ解説 します。

キックオフミーティングの種類

 キックオフミーティングには、以下のような種類があります。 
プロジェクトチーム内部のキックオフミーティング プロジェクトに参加するメンバーの認識を合わせる
役員やスポンサー向けのキックオフミーティング プロジェクトが会社や組織にどのように貢献するかを説明する
顧客向けプロジェクトのキックオフミーティング プロジェクトに参加するメンバーと顧客側の両者が認識を共有する
アジャイルプロジェクトのキックオフミーティング 定期的に繰り返されるプロジェクトの進行に関して足並みをそろえる

アジャイルプロジェクトとは、計画と設計、実装、テストを繰り返すもので、ソフトウェア開発で使われ始めた手法です。

短い期間で4つのフェーズを繰り返すプロジェクトのため、半年や1年などの期間を定めてキックオフミーティングを実施し、足並みをそろえる必要があります。

キックオフミーティングを行うメリット

キックオフミーティングを実施することで、以下のようなメリットがあります。

  • プロジェクトの目的や進め方などを明確にし、認識を統一できる
  • プロジェクトに関わるメンバーが顔合わせできる
  • プロジェクトに関する疑問を事前に解決できる
  • 参加メンバーのモチベーションを上げられる

キックオフミーティングの主な目的は、 プロジェクトの概要を共有すること です。

疑問や不明点を解決しながらスケジュールを確認することにより、スムーズにプロジェクトを進められるでしょう。

また、メンバー間でコミュニケーションを図ることで、プロジェクトを円滑に進めやすくなる点もキックオフミーティングのメリットです。

キックオフミーティングの流れ

キックオフミーティングを実施する際は事前に、参加するメンバーやどのような内容で行うかを決めましょう。

ミーティングの流れは以下の通りです。

  1. プロジェクトに関わるメンバーやミーティングの参加者を紹介する
  2. プロジェクトの概要や目的を説明する
  3. プロジェクトの計画やスケジュールを共有する
  4. メンバーの役割や責任の所在を明らかにする
  5. 質疑応答の時間を設けてメンバーの疑問を解消する

また、プロジェクトの内容を共有するだけでなくメンバー間で交流する時間を設けると、 雰囲気がよくなりモチベーションの向上 にもつながるでしょう。

ミーティングの種類


クロージングミーティングとキックオフミーティングについて解説しましたが、いずれも 目的を明確にして実施することが重要 です。

ミーティングの種類を認識し、効果的に活用しましょう。

本章では、ミーティングの種類を以下の6つに分けてそれぞれ解説します。

  • 情報を共有する会議
  • アイデアを出す会議
  • 課題を発見する会議
  • 課題を解決する会議
  • 意思決定を行う会議
  • 人材育成を行う会議

情報を共有する会議

情報を共有する会議とは、 報告や連絡をする会議のこと です。

各メンバーが持つ情報を確認し、全体で共有することを目的としています。

情報が共有できていないと各メンバーの認識にズレが起こり、プロジェクトが効率的に進められません。

情報の共有によりチーム全体の行動を見直し、スケジュールも修正できるでしょう。

ただし、定例会議となり形骸化すると会議の目的を見失う可能性があります。

また、参加・報告しないメンバーがいるとミーティングの機能が失われるため、注意が必要です。

情報を共有する会議は、進捗会議やモニタリング会議などと呼ばれることもあります。

アイデアを出す会議

アイデアを出す会議はブレインストーミングとも呼ばれ、 ひとつの課題や議題に対して意見を出し合い、解決策や新しいチャレンジを見つけることが目的の会議 です。

さまざまな立場のメンバーを集めることで、新しい視点やアイデアが発見できるでしょう。

より多くのアイデアを集めるために、出された意見を否定せず発言しやすい雰囲気を作ることが重要です。

以下のような方法を活用するとアイデアを出しやすいでしょう。

マインドマップ 思考の流れを視覚的に表現して整理する方法
KJ法 アイデアを付箋に書き出してグループ分けする方法
マンダラート 9×9のマス目を使用し、アイデアを連想して広げる方法

課題を発見する会議

課題を発見する会議は、 将来的に発生し得る問題やトラブルを防ぐことを目的として行う会議 です。

経営者や管理者が構造を話し合うだけでなく、実際に業務を行っているメンバーを集めて現場でどのような問題が起こり得るかを聞きましょう。

また、日常業務の中で習慣化していることで課題に気が付かない場合も考えられます。

第三者の視点で業務を観察することで、気が付いていない課題を発見できる可能性もあるでしょう。

課題を解決する会議

課題を解決する会議は、 発生している課題の有効な解決策を検討する会議 です。

課題に直面しているメンバーや、間接的にでも関与しているメンバーを集めて対策を立てます。

その場限りの対策を立てるだけでなく、課題が発生する根本的な原因を特定して解決方法を考えましょう。

課題を放置するとその分だけ損失が大きくなるため、課題を解決する会議はスピード感を持って行うことが重要です。

意思決定を行う会議

意思決定を行う会議は、 プロジェクトに関する意思決定や決裁を行う会議 です。

決断を下す必要があるため、経営者や管理者が参加します。

プロジェクトの成功や組織の方針に関わる会議のため、事前の準備や会議の進行が特に重要になるでしょう。

人材育成を行う会議

人材育成を行う会議は、 プロジェクトに関わるメンバーの教育を目的とした会議 です。

市場や顧客、業務内容についての理解を深めると、より効率的にプロジェクトを進められるでしょう。

また、メンバー同士で交流すれば、コミュニケーションスキルを伸ばしたり互いの持つ知識を学び合ったりできます。

他の会議で教育を行うと効率が悪くなるため、情報共有や課題解決とは別に会議を実施するのがおすすめです。

クロージングミーティングに役立つツール

ラップトップコンピューターで仮想画面アイコンを使用して作業するオペレーター。ヘルプデスク、ITサポート、コールセンター、オンライン技術のコンセプト。
さまざまなツールを活用すれば、 より効率的にクロージングミーティングを進められる でしょう。

特に近年では、テレワークやリモートワークに対応できるオンライン会議ツールも普及しています。

本章では、クロージングミーティングに役立つツールとしてオンライン会議ツールを含む以下の5つを紹介します。

ツール 特徴
Zoom あらゆるデバイスで簡単にビデオ会議が開ける
Google Meet Googleの他ツールと連携できる
TIMO Meeting AIを搭載したミーティングマネジメントツール
スマートセッション セキュリティ性の高いペーパーレス会議システム
Miro 外部ツールと連携できるオンラインホワイトボードツール

ツールの特徴を理解し、うまく活用しましょう。

Zoom


引用:zoom

zoomは、 あらゆるデバイスで簡単にビデオ会議を行えるオンライン会議ツール です。

画面共有の機能も無料で利用できるため、プロジェクトの状況や成果をパソコン画面に映し出して報告できます。

チャット機能や録音、録画、文字起こし、デジタルホワイトボードなどの機能も利用可能です。

参加人数や機能に応じて4つのプランが用意されており、ベーシックプランであれば無料で使えます。

ベーシックプランは参加人数100人、40分までの利用に対応しています。

Google Meet


引用:Google Meet

Google Meetは、 Google社が提供しているビデオチャットツール です。

Googleアカウントがあれば誰でも利用でき、各種ブラウザでオンライン会議に参加できます。

シンプルな操作画面のため、簡単に使いこなせるでしょう。

GmailやGoogleドキュメント、Googleカレンダーなどと連携できるため、Googleのツールを普段から活用している方にはおすすめのツールです。

無料プランは参加人数100人、60分まで利用できます。

TIMO Meeting


引用:TIMO Meeting

TIMO Meetingは、 パーソルプロセス&テクノロジー株式会社が提供しているミーティングマネジメントツール です。

会議の準備から会議後の情報共有まで一連の流れをデジタル化することで、ミーティングを効率化できます。

AIが搭載されているため、発言の自動テキスト化や自動要約も可能です。

また、ChatGPTを使って添付資料を要約したり、参照データを抽出したりする機能も搭載されています。

経営会議に特化したサービスですが、ほかにもさまざまなミーティングの運営に役立つでしょう。

スマートセッション


引用:スマートセッション

スマートセッションは、 日本インフォメーション株式会社が提供しているペーパーレス会議システム です。

ISMSクラウドセキュリティ認証を取得しており、会議ツールを高いセキュリティ性で安心して使えます。

以下のような機能が搭載されており、あらゆるミーティングや商談にも活用できるでしょう。

  • 発表者の画面が参加者の画面に反映されるページ同期機能
  • 資料に手書きでメモができる機能
  • 常に表示する部分を固定できる機能
  • 資料ごとにセキュリティレベルを設定できる機能

同時接続するライセンス数での契約となり、ユーザー登録数に制限はありません。

Miro


引用:Miro

Miroは、 世界6,000万人ユーザーが利用しているオンラインホワイトボードツール です。

複数ユーザーが同時に編集できるため、オンライン会議にも活用できます。

さまざまなテンプレートが用意されており、アイデアやデータを簡単に可視化できるでしょう。

会議だけでなく、プロジェクトの管理や戦略の立案にも役立つツールです。

また、zoomやSlackなど130種以上の外部ツールと連携し、情報をまとめやすい点も魅力です。

クロージングミーティングを開催して次のプロジェクトに活かそう


クロージングミーティングを実施することで プロジェクトの終了が明確になり、成果や課題を次回のプロジェクトに活かせます 

目的を明確にして事前準備を整えた上で、プロジェクトの終了から期間を空けずに実施するとよいでしょう。

また、クロージングミーティングは、プロジェクトのメンバー内で課題や成果を振り返ることで今後の活動に活かすことができ、それは各メンバーの能力向上にも寄与するといえます。メンバー・チームのスキルアップは企業活動で重要ですので、クロージングミーティングの実施は必須ではないでしょうか。

弊社では、上記以外にもチーム・メンバーのパフォーマンス向上をさせるためのノウハウを発信しております。こちらから、ダウンロードが可能です。参考にしてください。

自社の状況に適したツールを選択し、パフォーマンス向上を目指しましょう。

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Written by株式会社Scene Live
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