【最新版】タスク管理ツールのおすすめ10選｜選び方も解説

業務を滞りなく遂行するには、タスク管理ツールが有効です。重要だと分かっていても、どんなタスク管理ツールを選べば良いか、悩む人もいますよね。

本記事ではタスク管理とは何かのほか、プロジェクト管理との違いも解説します。また、タスクを管理するのにおすすめのツールを10個紹介しています。タスク管理を実践して、仕事の効率を上げたい人はぜひご覧ください。

■合わせてよく読まれている資料
「Excel管理をやめた営業組織がテレアポで新規商談を増やせた理由」も合わせてダウンロードいただけます。

タスク管理ツールとは

そもそもタスクとは、プロジェクトを遂行するうえで、個々人に課せられた業務や課題を意味します。タスク管理ツールとは、ひとつひとつの業務を一括して管理するためのツールです。タスク管理の基本は、課せられている業務をすべて洗い出し、取り掛かる業務の優先順位を付けていくことです。優先順位が高いものから順に業務をこなすことで、仕事の抜け漏れを防いだり、集中して作業に取り組めたりします。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

プロジェクトとは、特定の目標を達成するために編成される集団やその計画を意味します。集団としてのプロジェクトは、すでに編成されている組織とは別に、臨時で編成されることが多いです。

タスク管理とプロジェクト管理の違いは、管理する対象物にあります。タスク管理において管理する対象物は、個々人に割り振られた業務です。一方で、プロジェクト管理において管理する対象物は、目標達成までの計画です。予定されていた日程に遅延が生じていれば、プロジェクトの管理者が挽回する指示を出すといった対応を取ります。計画にはチームメンバーがそれぞれ担うタスクも含まれるので、タスクはプロジェクトに包含されるともいえます。

タスク管理ツールの導入で期待できる効果

タスク管理ツールを導入することで、期待できる効果は主に2つあります。

1つ目は、進捗状況を可視化して、チームの状態を一元管理できる点です。多くのタスク管理ツールは、業務ごとの進捗を完了・仕掛・未着などといった分類で管理できます。さらに、グラフなどを用いて業務の状況を視覚化する機能が実装されているツールもあり、課題の発見に役立ちます。計画に対するプロジェクトの進捗や、個人の業務の状況をまとめることができ、人の手で管理する際の手間を省くことができるのです。

2つ目は、個々人の業務状況をチームで共有できるため、コミュニケーションがとりやすくなる点です。チームメンバー全員が同じタスク管理ツールを使っていれば、チーム全員に速やかに情報が伝わります。情報共有はビジネスの基本です。しかし、全員と認識を合わせるには、時間がかかるのも正直なところです。同じツールを使うことで、そうした時間を節約することができるなら、使わない手はないはずです。

タスク管理ツールを選ぶポイント

タスク管理ツールを選ぶポイントは6つあります。どのポイントを重視するのかは状況や予算によって異なります。そのため、最も重要視するポイントは何かをしっかりと決めたうえで、使用するツールを選ぶようにしましょう。

価格: 有料・無料の2つに分けられます。有料のツールには、初期費用のみかかるものと、毎月の維持費用がかかるものとがあります。また、維持費用はツールを使う利用人数に応じて変わるものもあるので、事前にしっかり確認しましょう。有料のツールには、一部の機能がフリー（無料）で使えるものもあります。まずは無料の機能を試してから、導入を検討すると良いでしょう。

機能: 導入目的を達成するための機能を備えたツールであるかを確認しましょう。タスク管理のほか、スケジュール機能やコミュニケーション機能が実装されているツールもあるので、自分たちが必要な機能を明確にしてから選ぶと良いです。

システム連携: 自社で使用中のシステムと連携できるか確認しましょう。例えば、スケジュール表やメーラーと連携できるタスク管理ツールを選べば、複数のツールを使い分ける必要がなくなり、便利です。

操作: 操作性に優れたツールを選びましょう。タスク管理ツールを初めて使う人でもスムーズに使いこなせるように、シンプルな操作画面であることが望ましいです。そのため、まずは無料で試すなどして使用者の感想を聞いてから導入すると良いでしょう。

サポート: 導入後に機能を拡張したくなった場合、問い合わせにどのように対応してくれるかといった、サポート体制を事前に確認しておきましょう。導入したツールに何か問題が起きた場合や、機能についての説明を求めたい場合など、問い合わせが発生するケースは多いです。事前に問い合わせの手段やサポート体制について、どのようなことを保証してくれるのかを確認すると良いでしょう。