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2024.04.25更新

電話による営業アポ取りの例文まとめ|うまい人の特徴やコツとは

アポ取りは、営業活動の中でも特に重要な役割を果たす業務です。

中でも、電話を使ったアポ取りが広く普及しています。

 「スムーズにアポイントを取りたい」「電話による営業アポ取りでより成果を上げたい」 と考えている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、以下の内容を解説します。

  • 電話による営業アポ取りの方法と流れ
  • 電話による営業アポ取りのマナー
  • 営業アポ取りを成功させるコツ
  • 電話による営業アポ取りの例文

テレアポ業務を行っている企業の担当者は、ぜひ本記事を参考にしてください。

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営業アポ取りの方法

アポ取りとは、 営業の機会を得るために商談の約束を取り付けること を指します。

どれだけ優れた商品やサービスを開発しても、顧客に伝わらなければ選んでもらえず、売り上げにはつながりません。

そのため、自社の商品・サービスをアピールするための機会を得ることが重要です。

飛び込み営業のようなアポイントを取らない営業方法もありますが、相手に失礼となる場合もあります。

新規顧客の開拓や既存顧客へのアプローチとして、営業アポ取りが有効といえるでしょう。

アポ取りには、主に2つの方法があります。

  • 電話を使ったアポ取り
  • メールを使ったアポ取り

電話を使ったアポ取り

電話はアポ取りの代表的なツールとして昔から使われています。

電話によるアポイントは「テレアポ」とも呼ばれており、顧客と直接話ができるため、 双方向のやり取りがスムーズにできる点がメリット です。

スキルのあるオペレーターが担当すれば、多くのアポイントを獲得できるでしょう。

一方、特に個人の顧客にテレアポを行う場合は、迷惑電話と受け取られることも多いため注意が必要です。

メールを使ったアポ取り

近年、スマートフォンやパソコンが普及しているため、メールを使ったアポ取りも増えています。

一度文章を作成すればそれを 一斉に発信できるため、より多くの顧客にアプローチできる 点がメリットです。

また、文字によるやり取りとなるため、日程の聞き間違いが起こりにくいです。

商品・サービス紹介サイトや自社のホームページのリンクを貼って誘導もできます。

一方、メールが開封されずに読まれない場合も多いことがデメリットといえるでしょう。

電話による営業アポ取りの流れ

電話を使ってアポ取りを行う場合、マニュアルとなるトークスクリプトを作成することがポイントです。

基本的な会話の流れや質問に対する回答を用意することで、スムーズにテレアポを行えます。

電話による営業アポ取りの基本的な流れは、以下の通りです。

  1. あいさつをして名前を名乗る
  2. 要件を伝える
  3. アポイントの日程を提示して調整する
  4. 感謝を伝えて電話を切る
 流れに沿ってトークスクリプトを作成し、アポ取りの成功率を高めましょう 

あいさつをして名前を名乗る

まずはあいさつをし、自社名と名前をはっきりと伝えましょう。

電話相手にとっては突然の電話であるため、 どこの誰かを伝えることが大切 です。

例えば、以下のようにあいさつするとよいでしょう。

新規顧客の場合 突然のお電話失礼いたします。わたくし、株式会社〇〇の〇〇と申します。
既存顧客の場合 いつもお世話になっております。わたくし、株式会社〇〇の〇〇です。

ビジネス電話において、第一声で「もしもし」と言うのは好ましくないため、注意しましょう。

要件を伝える

名前を名乗った後は すぐに、どのような要件で電話をかけたのかを伝えましょう 

ほかの話題から会話を始める場合、以下のようなデメリットがあります。

  • 電話の目的がわからず、顧客に不信感を与える恐れがある
  • 電話を取ってくれた顧客の時間を奪うことにつながる
  • 何を言いたいのかが伝わらない

「〇〇という商品についてご提案させていただきたく、お電話いたしました」といった形で真っ先に要件を伝えることが重要です。

結論から話すことは、テレアポに限らずビジネスにおいて大切なポイントでもあります。

アポイントの日程を提示して調整する

要件を伝えて反応がよければ、次にアポイントの日程を調整しましょう。

いくつかの候補日を提示するのがおすすめです。

顧客を優先して相手に委ねる聞き方は逆に相手にとって負担となり、スムーズに日程調整が進まなくなる恐れがあります。

「ご都合のよい日にちはありますか」と聞くよりも「〇日と〇日で都合のよい時間はございますか」と聞くのがよいでしょう。

アポ取りができた際は、もう一度場所や時間などのアポイントの内容を復唱して確認します。

電話によるアポ取りは基本的に文章として記録が残らないため、 聞き間違いや勘違いが起こらないように注意 しましょう。

感謝を伝えて電話を切る

最後に感謝の気持ちを伝えて、電話を切りましょう。

アポイントが取れた場合はもちろん、都合が合わなかった場合や話自体を聞いてもらえなかった場合も、丁寧にお礼を伝えるべきです。

「お時間をいただきまして、ありがとうございました」と 感謝を伝えて丁寧に電話を切れば、相手に誠意が伝わります 

また、電話を切る際は相手が切るまで、こちらから切らないようにするとよいでしょう。

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電話を使ったアポ取りの営業マナー

相手にとっては突然の電話であるため、 マナーには十分気を付ける必要があります 

電話によるアポ取りを行う際は、以下の点に注意しましょう。

  • 目的を明確にする
  • 顧客の情報を事前に確認する
  • 電話をかける時間帯に気を付ける
  • 正しい言葉遣いを心掛ける

それぞれ詳しく解説します。

目的を明確にする

目的意識を持って電話をかけることが最低限のマナーであり、テレアポを成功させるためのコツです。

営業の最終的な目的は、売り上げを上げることです。

しかし、 アポ取りはあくまでも商品やサービスについて紹介する時間をもらうために行う営業活動です 

電話で商品やサービスについて詳しく説明しすぎると、直接会って営業できるチャンスをつぶす可能性があります。

「結局どのような目的で電話をかけてきたのか」と思われると、失礼な印象を残すかもしれません。

電話によるアポ取りを行う際はアポイントを取ることだけを目的とし、要件を端的にまとめて話しましょう。

顧客の情報を事前に確認する

テレアポをする前に、顧客情報を確認することがマナーです。

どのような属性の顧客かもわからずに電話をかけると、相手にとって的外れな質問や提案をする恐れがあります。

法人の場合は会社の規模や事業内容を、個人の場合は住んでいるエリアや年齢層などの属性を確認してからアポ取りを行いましょう。

法人であれば、ホームページやSNSで最低限の情報が調べられます。

既存顧客の場合、担当者や過去の取引履歴を確認するのも有効です。

 属性ごとにアポ取りを行う顧客をリストにまとめれば効率的に電話をかけるとこができます 

電話をかける時間帯に気を付ける

相手の スケジュールに合わせて電話をかける時間帯に気を付ける ことも、マナーのひとつです。

忙しい時間帯に電話をかけると相手に時間的な余裕がないため、話を聞いてもらえずすぐに断られたり悪い印象を与えたりとデメリットが多いです。

始業や終業時間の前後や昼休みの時間帯は避けましょう。

また、業種によって繁忙と思われる時間や時期は避けるべきです。

個人にアポ取りを行う場合は、会社員や主婦、学生などの属性に応じて対応してもらえそうな時間を選んでアプローチするとよいでしょう。

電話をかけるべき具体的な時間に関しては、テレアポが一番効果的な時間はいつ?避けるべき時間のマナーも解説でも詳しく解説しています。

正しい言葉遣いを心掛ける

電話は言葉のみを使ったコミュニケーションとなるため、普段以上に正しい言葉遣いを心掛けましょう。

誤った言葉遣いや敬語を使うと悪い印象を与え、アポイントを取れる可能性が下がります。

誤った言葉遣い 正しい言葉遣い
了解しました・わかりました 承知しました
よろしかったでしょうか よろしいでしょうか
行きます 伺います
いますか・おられますか いらっしゃいますか

「伺わせていただく」「おっしゃられるように」などの二重敬語も使わないように気を付けましょう。

アポ取りに限らず、 普段から正しい言葉遣いに気を付ける ことが大切です。

電話による営業アポ取りを成功させる6つのコツ

最低限のマナーを守ってテレアポを行っていても、なかなかアポイントが獲得できない場合もあります。

「スムーズに話を進められない」「丁寧に説明しても結局は断られることが多い」などと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

アポイントを増やすためには、 電話のかける数を増やすよりもコツをつかんで獲得率を上げましょう 

本章では、電話による営業アポ取りを成功させるコツとして以下の6つを紹介します。

  • 話し方で好印象を与える
  • 顧客にとってのメリットを提示する
  • 主導権を握って話を進める
  • 詳細を伝えすぎずに興味を引く
  • 複数の候補日を提案する
  • PDCAのサイクルを回してトークスキルを磨く

話し方で好印象を与える

電話では相手の顔が見えないため、話し方によって印象が決まります。

声が小さかったり話すスピードが速かったりすると聞き取りにくく、それだけで失敗する可能性が高まります。

以下のような話し方を心掛け、相手に好印象を与えましょう。

  • 小さすぎず大きすぎない適切な音量で話す
  • ゆっくりハキハキと話す
  • 相手に時間がない場合は聞き取れる範囲でスピードを調整する
  • 特に第一声は明るいトーンで話す

また、質問や同意を求めることで、一方的な会話にならないよう配慮できるとよいでしょう。

 焦らず自信を持って話すことが大切です 

アポ取りの流れや質問に対する回答をまとめたトークスクリプトを用意すればスムーズに話せるため、より話し方を意識しやすくなります。

トークスクリプトに関しては、テレアポにおけるトークスクリプトの作り方|すぐに使える例文も紹介でも詳しく解説しています。

顧客にとってのメリットを提示する

テレアポも営業活動の一環であり、相手をその気にさせるための営業トークが必要です。

自社の商品やサービスがいかに優れているかを説明しても、アポイントが取れるわけではありません。

相手の立場に立ち、 顧客にとってどのようなメリットがあるのかをわかりやすく提示 しましょう。

特に、顧客が業務や生活で感じている課題を解決できるものであれば、詳しく話を聞きたいと思ってもらえる可能性が高まります。

より具体的に「御社の〇〇事業の〇〇に関する業務に役立ちます」「〇〇が楽になります」などと伝えるとよいでしょう。

主導権を握って話を進める

顧客の立場を優先して提案することは大切です。

しかし、 下手に出すぎると自信がないように感じられ、交渉では不利 になります。

相手の質問に答える形で会話が進めば、商品やサービスのデメリットばかりが目立つかもしれません。

電話によるアポ取りではこちらが主導権を握り、商品やサービスのよさを伝える形で会話を進めましょう。

事前に用意した流れに沿って会話を進めることで、効率的なアポ取りが期待できます。

詳細を伝えすぎずに興味を引く

アポ取りの目的は、あくまでも商品やサービスについて詳しく説明するための約束を取り付けることです。

商品やサービスについて詳しく伝えすぎると、わざわざ会う時間を作る必要はないと感じられてしまうかもしれません。

そのため、アポ取りでは詳細を伝えすぎないことに注意しましょう。

以下のポイントから 必要な情報を端的に説明し、興味を持ってもらえるための工夫が必要 です。

  • 商品・サービスの概要
  • 解決できる課題
  • メリット

商品・サービスの詳細は、実際に会って営業する際に伝えるとよいでしょう。

複数の候補日を提案する

相手が興味を持ったとしても、アポイントの日にちが決まらなければ意味がありません。

できる限り 複数の候補日を提案し、都合のよい時間を選択してもらってアポイントを取りましょう 

ただし、当日や翌日のスケジュールを提案すると、失礼な印象を与える場合があります。

余裕のあるスケジュールで、候補日を提案しましょう。

既存顧客ですでに担当者がいる場合は、担当者の都合を事前に確認してから候補日を決めるのがおすすめです。

PDCAのサイクルを回してトークスキルを磨く

アポ取りに限らず、 PDCAサイクルを回して業務を改善し続ける ことはビジネスにおいて大切です。

電話によるPDCAサイクルは、以下のように設定するとよいでしょう。

Plan(計画) テレアポの目標を設定する
Do(実行) 電話によるアポ取りを実行する
Check(評価) 目標の達成率や課題を分析する
Action(改善) トークのスキルやトークスクリプトを改善する

特にトークのスキルはアポ取りの成果に直結します。

録音を聞いて話し方を分析したりロールプレイングを行ったりすることで、アポイントの獲得率を上げられるでしょう。

電話による営業アポ取りの例文

アポ取り電話で実際に使える例文を、以下の3つのシーンに分けて紹介します。

  • 新規顧客への営業アポ取り例文
  • 既存顧客への営業アポ取り例文
  • 断られた後の切り返し例文

実際に成果を出しているアポ取りの流れがあれば、 トークスクリプトにしてチーム全体で共有 するとよいでしょう。

紹介する例文は、自社の業務に合わせて変化させて活用してください。

新規顧客への営業アポ取り例文

新規顧客に対してのアポ取りは、既存顧客と比べて難易度が高いです。

第一印象が重要なため、特にマナーに注意して電話をかけるようにしましょう。

流れに沿って例文を紹介します。

  1. 「突然のご連絡、失礼いたします。わたくし、株式会社〇〇の〇〇と申します」
  2. 「この度、弊社の〇〇というサービスについてご案内したくお電話いたしました。ご担当の方はいらっしゃいますか」
  3. 「〇〇について一度お時間をいただいてご説明したいのですが、来週の〇日と〇日でしたらどちらがよろしいでしょうか」
  4. 「それでは、来週の〇日の〇時にお伺いいたします。どうぞよろしくお願いいたします」
  5. 「本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」

新規顧客へのアポ取りでは、事前に用意した流れの通りに進めることが多くなります。

無駄な会話を続けると効率が悪くなるため、 できる限り簡潔に話すように心掛ける とよいでしょう。

既存顧客への営業アポ取り例文

既存顧客の場合はすでに関係性ができているため、要件を伝えやすいでしょう。

流れに沿って例文を紹介します。

  1. 「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です」
  2. 「恐れ入りますが、〇〇様はいらっしゃいますか」
  3. 「突然で申し訳ございませんが、2~3分ほどお時間よろしいでしょうか」
  4. 「弊社の商品(サービス)をご案内したいので、近日中にお時間をいただいて詳細をご説明したいと存じます」
  5. 「来週の〇日と〇日でしたらどちらがよろしいでしょうか」
  6. 「それでは、来週の〇日の〇時に担当の〇〇が伺いますので、どうぞよろしくお願いいたします」
  7. 「お時間を取っていただき、ありがとうございます」

直近で取引があるような相手の場合は、お礼から会話を始めるとよいでしょう。

面識があって ある程度の関係性ができている顧客であれば、電話ではなくメールやDMなどで案内するのも有効 です。

断られた後の切り返し例文

一度断られてすぐに引き下がっては、多くのアポイントを獲得できません。

すんなりアポイントが取れることも少ないため、 一度断られた後でもなんとか話を聞いてもらえないか探る とよいでしょう。

よくある断り文句に応じた切り返しの例文をいくつか紹介します。

よくある断り文句 切り返し例文
検討します 「ありがとうございます。もし気になる点があれば遠慮なくご質問ください」「よろしければ商品のサンプルをお持ちしますので、一度お試しください」
時間がない、忙しい 「お忙しい時に申し訳ございません。3分だけで構いませんので、お時間をいただけないでしょうか」
興味がない、結構です 「ひとつだけ質問させていただきたいのですが、今お使いの商品(サービス)はどのようなものですか?弊社の商品と比較して紹介させてください」
担当者がいない 「では、改めてお電話いたします。いつ頃がご都合よろしいでしょうか」

切り返しトークは、しつこいと感じられてはいけません。

適切なタイミングで諦めることも大切です。

詳しくは、テレアポで断られた際の切り返しトーク例|断られないためのコツも紹介でも解説しています。

【番外編】学生が企業に電話でアポ取りをする例文

番外編として、 学生が企業にアポ取りをする際の例文 を、流れに沿って紹介します。

インターンシップや就職活動時のOB訪問などに活用してください。

挨拶をして話したい相手を伝える

電話でのアポ取りの際は 礼儀正しい挨拶をしてから、話したい相手をはっきりと伝えましょう 

電話相手の時間を無駄にすることなく、印象もよくなります。

例えば、学生が就職活動で企業のインターンシップ担当に連絡を取りたい場合、会話例文は次の通りです。

「おはようございます。〇〇大学の学生、〇〇と申します。インターンシップの件でお聞きしたいことがあり、お電話しました。インターンシップご担当の方はいらっしゃいますか?」

まず自分を紹介してから次に話したい相手とその理由を明確すると、電話先の人は適切な対応を取りやすくなります。

要件を伝える

挨拶をして話したい相手に取り次いでもらった後は、 電話をした要件を明確かつ簡潔に伝えましょう 

例えば、就職活動中の学生が企業のインターンシッププログラムについて質問したい場合は、以下のように要件を伝えるとよいでしょう。

「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学〇〇学科〇〇年の〇〇と申します。御社が提供されているインターンシッププログラムについて詳細をお聞きしたく、お電話しました。」

要件をはっきり伝えることで、相手の時間を無駄にしたり不信感を与えたりすることがなくなります。

アポイントの日程を調整する

要件を伝えてすぐに日程調整を行ってくれる際は、 予定の空いている時間を明確に提案する ことが重要です。

日程調整をうまく進めるためには、複数の日程を提示するとよいでしょう。

無駄なやり取りが減り、効率的にスケジューリングできます。

例えば、インターンシッププログラムに関する詳細を話し合うために、企業の担当者と面談のアポイントを取りたい場合の例文は次の通りです。

「私は来週の月曜日か水曜日の午後に時間があるのですが、ご都合いかがでしょうか?」

訪問可能な日時を具体的に提案しつつ、相手の都合に合わせる柔軟性を示すことで、効率的かつスムーズに日程を調整できます。

お礼を伝える

次回のアポイントが取れたら、 電話を切る前にお礼の気持ちを伝えてください 

よい印象を与えられ、今後のコミュニケーションの円滑化につながります。

学生インターンシッププログラムのアポイントの日程が決定した後、電話を切る前には次のように話すとよいでしょう。

「本日はお忙しいなか貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。いただいた情報は大変役立ちますし、当日お会いできることを楽しみにしております。」

お礼だけでなく次回のアポイントに対する前向きなメッセージを加えると、好印象を保ったまま電話を終えられます。

学生がアポ取りをする際は、 礼儀正しさと好印象 の2つを意識しましょう。

例文を参考にして電話による営業アポ取りの成功率を上げよう

電話によるアポ取りは、成功率の低い業務です。

基本的なマナーやコツを身に付け、少しでも多くのアポイントを獲得できるように工夫しましょう。

また、電話効率を上げることも重要です。

株式会社Scene Liveが提供している アウトバウンド特化型のコールシステムList Navigator.を使えば、架電業務をより効率的に実施することができます 

活用できる機能には、以下のようなものがあります。

  • 電話を同時に一斉発信できるプレディクティブ発信
  • オートコール
  • グループ発信
  • ワンクリック発信
  • 待ち呼発信
  • 顧客ステータスの管理
  • 再コール

音声解析やオペレーター分析などの分析機能も備えているため、発信効率を大幅に改善できるでしょう。

最短3営業日とすぐに導入でき、サポート体制も整っています。

興味がある方は、ぜひ導入を検討してはいかがでしょうか。

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