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2024.04.25更新

営業の自動化とは?効率化を図り成果を上げる方法を解説

近年ではIT化も進み、いろいろな職種や企業でITツールの導入が多く見られるようになってきました。

しかし、 自社にとって必要なツールは何か、導入後に成果は挙げられるのか 、など疑問があるという方も多いのではないでしょうか。

本記事では、営業の自動化のメリット・デメリット、導入のポイントを解説します。

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営業の自動化とは

営業の自動化とは、ITツールを活用し営業活動の効率化を図ることです。
さまざまな業種でも、生産性を上げ利益向上のために積極的に導入がすすんでいます。

人材不足という問題の観点からも、多くの企業に注目されています。
営業の自動化に関して次の2点を解説するので、参考にしてください。

     

  • 営業の自動化が必要な理由
  • 営業を自動化する目的

営業の自動化が必要な理由

そもそも、営業の自動化はなぜ必要なのでしょうか。

自動化が必要な理由は、営業プロセスの中のオフィスワークの一部を自動化することにより、 一人ひとりの業務負担が大幅に軽減 され、労働時間を短縮できるからです。

そして、業務効率が上がり生産性のアップへとつながります。
一人ひとりのモチベーションも高まることで、定職率も保持できるのではないでしょうか。

営業を自動化する目的

少子化の時代といわれている昨今、人材不足も深刻な状況となっています。
どのような企業でも、人材教育のための人材や、時間の確保といった問題に悩まされているのではないでしょうか。

自動化が進めば、人力で行っていた業務の手間を削減することや労働力不足の解消にも期待できます。

手動から自動にするだけで時間を有益に活用でき、 生産性の高い業務 に注力できます。

安定した自動化の運用ができれば、満足度も上がり働きやすい環境をつくれるでしょう。

営業を自動化する最大の目的は「 スタッフの負担軽減による生産性の向上 」であることを理解しましょう。

営業の自動化がもたらすメリット3つ

自動化を導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。

業務の効率化以外にも、自動化により連帯して大きなメリットも期待できます。
以下に挙げた3つのメリットについて解説します。

  • 営業業務の効率化
  • コストの削減
  • ミスの防止

営業業務の効率化

データ入力や管理が容易になること以外にも、ルーチンワークである営業活動も自動化にすることで これまで割いてきた時間を有効に使える ようになります。

効率化によって担当業務の負担が大幅に軽減することも、大きなメリットのひとつです。

コア業務に集中でき、一人ひとりの成果も上がるでしょう。

業務の質も向上することももちろん、これまでできなかった新規開拓などにも力を入れることも可能になります。

コストの削減

ツールの活用により、新人育成や教育なども実現可能となるので 人材不足の解消や人的コストの削減 が見込めます。

ITツールの中には、「営業のトーク力」をAI機能による音声解析でセルフコーチングができるものもあります。

社内の教育に使っていた時間を割ける上に、自身の成長を可視化されることでモチベーションのアップに役立つでしょう。

 

ミスの防止

人為的なミスは、自動化にすることで大きく抑制できます。

なぜなら、作業効率がアップすると同時にミスを事前に防ぐための余裕も生まれるからです。

人為的なミスは、業務に追われて時間がなく余裕を持てないときに起きやすいのです。

自動化になれば、ミスも見つけやすい利点もありますので積極的に活用することをおすすめします。

自動化により 時間に余裕ができるため、確実なチェックを行うことが可能 です。

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営業の自動化におけるデメリット

デメリットを理解しないと自動化をうまく運用できません。

懸念されるデメリットを知ることでトラブルや困り事を回避できます。
知っておくべきデメリットを以下にあげました。

  • 導入コストがかかる
  • 活用できるまでの労働コストがかかる

導入コストがかかる

ツールの導入コストはさまざまなものがあります。
初期費用や基本使用料といった月額費用、用途に合わせたオプション費用などです。

あれもこれも、とオプションを増やしてしまえばコストもかかってしまいます。

導入するツールは、自社の用途にあったツールを比較検討しましょう。

余計な導入コストを省くことが大切です。

ITツールを提供している企業の中には、 無料トライアルを設けているところもあるので、試してから検討するのも良いでしょう。 

活用できるまでの労働コストがかかる

ITツールを導入しても活用できなければ意味がありません。

ツールを扱える人材の確保は不可欠なため 稼働できるまでの労働コストはどうしても必要 となるでしょう。

従来の方法で慣れている場合、ITツールを始めることに苦手意識を持つ方も少なくありません。

無理なツールの導入はせず、事前に現場で働く担当者へのヒアリングを行ってから検討したほうが良いでしょう。

慣れていない担当者が最初から難易度の高い内容から行うと、否定的な意見が出たり効率化どころか負担が大きくなったりすることもあります。

まずは、初心者でも扱いやすいツールや機能から始めましょう。

活用できるまで期間は要しますが、適切な使い方をすれば労働コストの削減につながります。

営業を自動化するときのポイント

営業を自動化の導入するポイントを以下に上げました。
ポイントを押さえて、ツールの運用に活かしてみてください。

  • 成果が上がるものだけに絞る
  • 適したツールを選ぶ
  • 優先順位を決める
  • 少しずつ始める
  • ゴールを決める
  • 継続と有効活用

それぞれ解説していきます。

成果が上がるものだけに絞る

架電数を上げたい、コスト削減をしたい、データ管理を簡素化したい、など解決したい 目的に合わせたツール機能 を選びましょう。

ITツールには、さまざまな機能が備わっているので、課題に対して解決が可能なものを選んでいくと着実な成果へとつながります。

現在行っている営業活動の中で、生産性が高いものか、非生産性であるのかを見極めることも大切です。

適したツールを選ぶ

自社にとって必要な効率化、利益向上のための 自社目的に応じたツール選びが重要 です。

効率化が最大の目的ですが、導入した後に効率よく運用ができなければ無駄なコストとなってしまいます。

自社に必要かどうか、担当者が適切に扱えるかどうかもツール選びの大切なポイントです。

優先順位を決める

ITツールを稼働するまでは、既存の業務にプラスアルファとなります。

ツールにはいろいろな種類や機能があるため 優先順位を決めてからプロセスに取り組む ことをおすすめします。

既存の業務に支障がないように、事前に決めておくとスムーズな導入が可能となるでしょう。

少しずつ始める

一度に多種類のツールを導入すると、効率化を目指すどころか既存業務の稼働率が下がってしまうことにもなりかねません。

すぐに自動化ができるものを一点に絞り、 少しずつ始めていくことが営業自動化を進めていくひとつのポイント です。

ゴールを決める

ITツールを導入したあと、既存の業務全てを置き換えるのは困難です。

 既存業務とツール機能とのハイブリッド化 を目指し、自社の強みは残しつつどこまでIT化を進めるかを決めましょう。

単に導入しただけで終わらずに、目標を立てていくと進めやすいのではないでしょうか。

継続と有効活用

ITツールを導入しただけでは、目的を達成したということではありません。
導入し、活用していくことが重要です。

あくまでもITツールの導入は手段のひとつであり、生産性のアップができなければ意味がありません。

ITツールの活用で軽減した業務負担を ツールの継続と本来できなかった業務 に費やしてはいかがでしょうか。

自動化は、長期間にわたって活用することによりメリットが大きく現れます。

総合的に早期に結果が得られたいのであれば、それに見合った機能を選択しましょう。

営業の自動化に役立つツール

営業の自動化ツールにはいろいろな種類があり、システムが似ているようでも用途が違います。

それぞれ機能にも特徴を持っており 組み合わせると効率化が最大化・最適化 するものもあります。

仕組みを知って、営業の自動化を目指しましょう。
本記事では、以下の5つを紹介します。

  • CTI(コンピューター電話統合)
  • PBX(構内交換機)
  • SFA(営業支援システム)
  • CRM(顧客管理情報システム)
  • MA(マーケティングオートメーション)

CTI(コンピューター電話統合)


引用:List Navigator

CTIは電話営業が多い企業には不可欠ではないでしょうか。

コンピューター電話統合とも呼ばれるCTIは、電話とコンピューターシステムを連携させる仕組みのことで、PBX(構内交換機)、CRM(顧客管理情報システム)、SFA(営業支援システム)などを 連携させれば電話業務がはるかに効率化 します。

CTIについては、こちらで詳しく解説していますのでご覧ください。
CTIとは?システムの仕組みと導入のメリット

CTIの中でもおすすめは、アウトバンドに特化したList Navigatorです。

架電効率のアップが見込めるだけでなく、顧客情報などの架電データを自動入力分析し、営業効率をしっかりアシストしてくれます。

アウトバンドのコールシステムの中でも扱いやすくサポート体制が手厚いので、初心者にもおすすめです。

コストパフォーマンスにも優れた内容で充実しています。

他にもインバウンド向けコールシステムのOSORAがあります。

株式会社Scene Liveのサービスは導入社数実績が25,000社を突破(2022年7月時点)するなど、さまざまな業種で選ばれているので、営業活動の自動化に向けてツールを導入する場合はぜひ検討してください。

PBX(構内交換機)

外部との電話(外線)、内部との電話(内線)の制御を行うものです。

複数の電話回線を集約し、発着信の制御、内外線の通話、着信の転送機能を持っています。

オフィスや企業内だけでなく、離れた拠点でも専用回線があれば通話無料で利用ができ 優れた効率化 を目指せます。

近年では、IT化とともにIP-PBX(LANと統合する)や、クラウドPBX(インターネット回線)など多様性のあるサービスも増えてきました。

クラウドPBXは従来のPBXやIP-PBXとは違い、機器の設置する必要がないので小規模企業にも取り入れやすく運用もしやすいため注目が高まっています。

SFA(営業支援システム)

SFA(Sales Force Automation)の略で、営業支援システムのことです。
営業活動の進捗状況をデータ化し、 営業情報を可視化 できます。

営業活動を共有することで、効率化を図ります。

CRM(顧客管理情報システム)

CRM(Customer Relationship Management)の略で、顧客情報の管理を行うシステムです。

個人情報や、履歴などを一元管理し顧客に対し満足度の高い対応を提供する目的があります。

つまり、 顧客との関係性の維持、リピート率を下げない ためのツールです。

顧客のニーズが多様化している今、日々変化する価値観やニーズに合わせたサポートを行っていくことが求められています。

一元管理された情報の共有ができれば、素早い顧客対応が比較的容易となるでしょう。

MA(マーケティングオートメーション)

その名の通り、マーケティングに関わる活動の自動化と効率化を行うシステムです。

見込み客の情報をデータ化し、ナーチャリング(育成)することで 最適なアプローチが可能 です。

顧客獲得へとつながる大事なプロセスを自動化することで、効率の良い営業活動ができます。

営業の自動化を図り効率よく成果をあげよう

ただ単にITツールを導入するだけでなく「 自社にとってどのようなツールが適切か 」を検討することが重要です。

ツールを用いることで業務効率が上がるだけでなく、ビジネスにおける情報の管理や共有といったシステムが簡素化されれば、各担当者の負担軽減にもつながります。

人為的なミスの抑制にも役立つでしょう。

まずは、自社にどのような目的があるのかを明確にし、さまざまな製品の比較検討をおすすめします。

適したツールを選び最大限に生かすことが、成果につながる重要なポイントです。

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