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2022.09.15更新

Outlook自動応答の設定方法を解説|必要な理由や注意点も紹介

長期休暇に入る時に、取引先の全員に連絡するのは、気が引けるでしょう。
また、社内メンバーにも伝えなければ、プロジェクトが滞る場合があります。

 長期休暇の場合は、社内/社外に連絡する必要があり、全員に漏れなく連絡することは難しいと考えていないでしょうか。 

マイクロソフトのOutlookの自動応答設定を使えば、問い合わせや連絡があった方に自動応答でメール返信することが可能です。
自分の予定や状況をすぐに返信することができるので、相手も自分の状況をすぐにわかってもらえ、連絡を待って、余計な時間待たせる必要がありません。

マイクロソフトのOutlookの自動応答機能を使って、顧客への連絡、社内関係者への連絡をスムーズにおこないましょう。
Outlookの自動応答の設定方法をマスターして、効率的な業務を実現してください。

本記事ではOutlookで自動応答するメリットや注意点設定方法について解説します。

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Outlookの自動応答設定とは

 Outlookの自動応答設定は、メールを受信したら自動である定型文を返信する仕組みのものです。  マイクロソフトが提供しているメールアプリのOutlookにも搭載されている機能です。

マイクロソフトのOutlookは、非常に多くの機能と他アプリケーションとの連携機能が豊富にあり、企業、個人問わず使用しているメールアプリケーションといえるでしょう。
Outlookの自動応答設定を使えば、自分の予定や状況を相手に伝えることができるので便利です。

返信する時間帯の設定など、細かい設定も可能ですので、使い方をマスターすれば効率的な仕事が可能になります。

Outlookの自動応答が必要な場面3つ


基本的には、長期的な休みや不在の場合に、自動応答を設定する場面が多くあります。
Outlookの自動応答が必要な場面は、例としてあげると、以下の3つがあります。

  • 長期のお休み
  • 長期外出中の場合
  • プライベートなお休みの場合

それぞれ解説していきましょう。

長期間の休み

 夏休みや年末年始など長期休暇をするときがあります。 

もし、顧客が仕事相手と連絡がつかないと、不安になるうえに、仕事が滞る場合があります。
自動返信を設定しておくと、相手もこちらが休みであることを理解して、他の担当者に連絡をするか、休み明けに連絡するかなど、配慮してくれるようになります。

自動応答することで、長期休暇と認識しやすくなり、自分の都合で仕事に支障をきたすのを最小限にできます。
休暇中は、顧客も配慮し、あまり連絡をしないようになってきていますので、自分の状況を説明するのに自動応答は便利でしょう。

長期外出中の場合

 仕事では、長期出張する場合があり、連絡が取れない時があります。  自動応答を使えば、当分連絡がつかないことなど、自分の状態を関係する方に通知できます。

例えば、海外に長期出張する場合に連絡がつきにくくなる場合に、自動応答することにより回答が遅くなることを理解してもらえます。

長期出張などの場合に、相手に通知することで、相手も状況を考慮してくれるようになります。
仕事ですぐに対応できない時に、自動応答することで、状況を伝えられます。

プライベートなお休みの場合

 企業の福利厚生でリフレッシュ休暇のような休養や育児休暇、介護休暇など、様々な仕事のワークスタイルに合わせた休暇の種類があります。  長い休暇については、関係各社や社内のメンバーに連絡しなければなりません。

例えば、長期休暇のご連絡など、関係が近い方には、連絡しますが、数か月に一度ぐらい連絡する方には連絡が疎かになる場合があります。

自動応答は、その点、連絡があれば返信することができますので、状況を説明することができます。
休養や休暇などプライベートなお休みの際にも、自動応答は便利でしょう。

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Outlookの自動応答を利用するメリット


自動応答することで、顧客対応をスムーズにできたり、自分の作業を効率的にできるようになります。
自動応答メールを使用するメリットは、例を挙げるとすると以下の4つがあります。

  • メールを作成・送信する手間が省ける
  • 問合せ件数を最小限に抑えられる
  • 対応の質をそろえられる

それぞれのメリットを紹介していきましょう。

メールを作成・送信する手間が省ける

 自動応答メールは、業務効率化に繋がるといえます。
 
自動応答してくれるので、自分で作業する必要がないからです。
長期出張中でも、自動応答してくれるので、自分の作業時間も確保されるので、業務に集中できます。

例えば、自分の業務で予約の受付や注文確認メールを1件ずつ手打ちで送信すると、通常業務に手が回らずメール対応に膨大な時間がかかってしまうでしょう。

自動応答メールを利用すれば、確認メールが自動で送信できるため、メールにかかる手間と時間が削減できます。
業務の割り込みが入らず、自分の業務に集中できるようになります。

問合せ件数を最小限に抑えられる

 ミーティングを予約をしたときや、プロダクトやサービスを注文をした際に、相手から何も反応がないと不安になるものです。 

ミーティング予約や注文を受け付けたことが把握できない場合、顧客は「受け付けされてないのかも?」と不安を覚え、再度連絡することになってしまいます。

予約や問合せが入った時点で自動的にメールを送信できれば、受理されたことがすぐに確認できるため、問合せ件数を最小限に抑えることが可能です。
自動で反応することができる、自動応答メールは、顧客に安心感を与えることができます。

対応の質をそろえられる

 自動応答メールを利用すれば、対応の質が変わるようなことがありません。 

1件ずつ手打ちで対応した場合、誤字・脱字や対応漏れが発生する可能性があります。
また、人によって対応に遅れが出ることも考えられ、企業内で対応の質に差が出てしまうかもしれません。

その点、自動応答メールは文面の内容が統一されています。
また自動送信のため、お客様を過度に待たせてしまうこともありません。

長期休暇や、長期出張時の自動応答メールなど、部署やチーム内で統一して出す場合もあります。
そのルールに従って、自動応答をすれば、会社、チーム内で対応する質が揃えることが可能です。

Outlookの自動応答の機能4つ


マイクロソフトのOutlookの自動応答に備えている機能はどのようなものがあるのでしょうか。
マイクロソフトのOutlookの機能について、ご紹介します。

  • 期間を指定できる
  • 時間を指定できる
  • メッセージを作成できる
  • 返信するルールを設定できる

の4つです。それぞれ紹介していきましょう。

期間を指定できる

 長期休暇の期間を設定したい場合に、期間で設定することができます。  長い期間を設定したい場合に使う機能です。

長期休暇する場合の開始から終了まで設定する必要があります。
長期休暇前までに、その機能を設定することで、不在中、自動返信するようになります。

時間を指定できる

 自動応答設定は、時間単位で設定ができます。  一日のある一定時間のみ、返信できない場合がある方は使用したほうがいいでしょう。
例えば、資料作成の集中の時間を確保したいときに、自動応答設定にしておけば、自然に回答してくれます。

時間で設定する自動応答設定も検討しましょう。

メッセージを作成できる

 自動応答のメッセージを設定することができます。  自動応答のメッセージで、自分が休暇なのか、どれくらいの期間不在なのか、連絡はいつするのかなど、緊急の連絡先など、記載する必要があるでしょう。

海外に長期出張の場合に、連絡がつながるのか、いつ返信があるのか自動応答のメッセージがあると、相手も安心するといえるでしょう。
自動応答のメッセージを工夫することで、相手に安心してもらえるので、メッセージの内容を考えましょう。

返信するルールを設定できる

 不在時に受信したメッセージにルールを設定できます。  Outlookのルール機能は豊富にありますので、使いこなせば特定の人のみに自動返信するなど設定ができます。

ルールの例として、
例えば、

  • 差出人
  • 宛先
  • 件名
  • 本文

などの条件を設定することで、特定の人、内容にのみ返信することが可能です。
例えば、営業の連絡などは自動返信をしないようにしたり、重要なメールのみ返信したりするなど、設定が可能です。

自動応答機能のルールを設定することで、さらに細かい対応が可能です。

Outlookの自動応答を設定する方法

Outlookの自動応答の設定を説明します。

  • Outlookの自動応答の概要
  • Outlookの自動応答を設定する方法
  • Outlookの自動応答を解除する方法
  • Exchangeアカウントの確認方法

アウトロックの自動応答の概要

 長期休暇でメールに対応できないときなどに便利な、自動でメールを返信してくれる機能があります。  いつ戻るのかなどの情報をあらかじめ用意しておくと、不在中も周りとの連携を大切にできます。

[自動応答]を設定しておくと、長期休暇などで自分がメールを処理できないときに自動的にメールを返信してくれます。
この機能はOutlookを起動していなくても動作する点が魅力です。
文面にはいつ頃戻るのか書いておくとよいでしょう。

Exchangeを利用している場合は組織内と組織外で文面を分けることもできます。
自動応答は差出人ごとに1回のみ返信が行われます。

この機能は、多くの組織、企業、学校が使用するExchangeアカウントでのみ使用できます。
通常、ホームユーザーはExchangeアカウントを持っておらず、一部のPOPおよびIMAPアカウントはOutlookの自動返信機能をサポートしていません。
このプロセスは、ExchangeアカウントでMicrosoft Office Outlook 2016、2013および2010で機能します。

Outlookの自動応答を設定する方法

 Outlookの自動応答を設定する手順を紹介します。 

      1.Outlookを開き、[ファイル]タブをクリックします。
      2.画面左側のペインに表示されるメニューで[情報]タブを選択します。
      3.メイン画面の[自動応答(不在)]ボタンをクリックします。
      (このオプションが表示されない場合は、Exchangeアカウントを持っていない可能性があります)。

      4.ダイアログボックスが表示されたら、自動返信を送信するチェックボックスをクリックします。
      5.[この時間帯にのみ送信する]チェックボックスをオンにし、開始時刻と終了時刻を入力します。
      6.[自分の組織の内部]タブをクリックして、同僚に送信するメッセージを入力します。

    [自分の組織の外側]タブをクリックして、他の人に送信するメッセージを入力します。

      7.[OK]をクリックして情報を保存します。

    Outlookの自動応答を解除する方法

     不在時の返信は、入力した開始時刻から終了時刻まで自動的にトリガされます。 

    この期間中に着信電子メールが到着するたびに、送信者に不在通知が送信されます。
    スケジュールされた期間内に自動返信を停止したい場合は、自動返信(不在)ボタンに戻り、自動応答を送信しないを選択します。

    Exchangeアカウントの確認方法

    今回は、Exchangeアカウントがある前提で説明をしていきます。
     Exchangeアカウントを持っているかどうかを確認する方法を紹介します。 

    ExchangeアカウントでOutlookを使用しているかどうかわからない場合は、ステータスバーを見てください。
    Exchangeアカウントを使用している場合は、ステータスバーに「Connected to Microsoft Exchange」と表示されます。

    Outlookの自動応答の注意点3つ

    Outlookの自動応答機能にも、注意点があります。
    例えば、

    • 自動で返信されてしまう
    • 顧客に誤った認識を持たれてしまう
    • 受信したメールに返信してしまう

    の3つです。
    それぞれ説明しましょう。

    自動で返信されてしまう

     メールを受信したら、もちろん自動応答で返信してしまいます。  自動応答により、連絡してしまいますので、一方的に状況を説明することとなるのです。

    状況を説明することにより、自分の状況を説明することになりますので、設定をしっかりしないと、迷惑メールや勧誘メールにも返信することになり、情報を渡してしまう場合があります。

    自動で返信することも考え、返信内容についても個人情報などは、できるだけ、少なくして考える必要があるでしょう。

     

    顧客に誤った認識を持たれてしまう

     メールの返信により、チームとしては、業務中なのに、個人の回答によって、誤った認識を持たれてしまう場合があります。 

    自動応答により、重要なメールなども自動返信してしまう場合がありますので、あたかも会社の回答と思われる場合があるのです。
    商談の回答などの返信など、自動応答になると、そっけない回答になってしまう場合があります。

    顧客へ誤った認識を持たれないよう、重要な顧客には事前の連絡や個人のスケジュールなどを共有する必要があるでしょう。

    受信したメールに返信してしまう

     自動応答ですので、受信したら自動で返信します。  特定の相手には、1度しか返信しません。

    会社の取引先やカスタマーは、自動返答すべきですが、勧誘や営業メールについては返信する必要がありません。

    例えば、営業メールで自動応答してしまい、興味があると勘違いされてしまう場合もあるかもしれません。

    自動応答メールについても、特定の人に返信する設定するなどしたほうがいいでしょう。
    自動応答のメール内容も、勘違いがされないように不在の旨などのみの記載にしてほうが得策でしょう。

    Outlookの自動応答設定を使いこなして、休日を満喫しよう(まとめ)


    マイクロソフトのOutlookの自動応答機能を紹介してきました。

     相手に自分の状況を自動で伝えられて、便利な機能といえるでしょう。 

    使いこなせば、仕事のトラブルを防ぎ、仕事を効率的に進めることができます。

    長期休暇の際に、安心してお休みがとれることにつながります。

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