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2022.06.27更新

PDCAとは?プロセスやうまくいかない原因と対策、事例を分かりやすく解説

セルフマネジメントメソッドとして有名な「PDCAサイクル」。このサイクルを回すことで、抱えている問題や課題に対して具体的な解決策を発見できることから注目を集めています。しかし、PDCAとは一体何のことなのか、意味も含めて「分からない」といった人も少なくありません。今回は、PDCAの概要、プロセス、うまくいかない理由、効果的に回すコツ、PDCAがうまく機能するアドバイスなどについて、分かりやすく解説します。

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PDCAとは


「PDCA」とは、主に品質管理をはじめとする、業務管理における継続的な改善方法のことです。統計学者のウィリアム・エドワーズ・デミング博士が1950年代に提唱したものであり、以下の4つのアクションから成り立っています。

  • Plan(計画)
  • Do(実行)
  • Check(評価)
  • Action(改善)

PDCAは、国際的な品質管理基準である「ISO 9001」「ISO 14001」に取り入れられていることから、世界的な信頼度の高さがうかがえるマネジメントメソッドであるといわれています。PDCAを継続的に回すことで、連続的なフィードバックを行うことができるため、新入社員の研修や社員教育の場においても採用されています。

なお、「PDCA」と「PDCAサイクル」は、「どちらが正しいのか分からない」と言われることがありますが、どちらも同じ意味で使用されているため、違いはありません。本記事では、「PDCA」の表記を採用しています。

PDCAを回す重要性

PDCAを運用することを、「回す」といいます。PDCAを回すことで、それに関わる従業員一人一人が、目標数値(KPI)を達成するためにはどうすれば良いかといったことを、より深く考えられるようになります。その過程で、従業員一人一人がそれぞれの目標達成をし、最終的には会社の目標達成もできるといった仕組みです。

もともとは、製造現場における品質管理のマネジメントメソッドでしたが、現在ではこれを会社組織に応用し、会社および個人の目標達成と成長を支える仕組みとなっています。

会社の目標達成について従業員が意識することなく業務に当たっていると、会社はもちろん、従業員個人の目標達成・成長を見込むことができません。会社の目標に対するPDCAを回すことで、会社・従業員の双方にメリットがあることは、言うまでもないでしょう。

PDCAとOODAの違い

PDCAと同じように、マネジメントメソッドとして名高いものには、「OODA(ウーダ)」があります。これは、アメリカ空軍のパイロットが提唱したとされており、アクションを起こして問題解決に向かう目的そのものはPDCAと同じです。決定的な違いとしては、初動のスピード感にあります。

PDCAの場合は、「Plan」に時間がかかり過ぎてスピード感に欠けるため、「古い」といわれることもあります。OODAの場合は、「Observe(観察)→Orient(状況判断、方向付け)→Decide(意思決定)→Act(実行)」の流れからも分かるように、現場の状況確認から実行していくため、スピーディーに解決の方向へと向かうことができるのです。

両者の間に「良い・悪い」の違いはありません。強いて言えば、課題解決にかけられる期間が異なるため、状況に応じて使い分けると良いでしょう。どちらもActionを経て、今ある課題を解決するという目的自体は同じです。いずれにしても、自社に合った方法を実施することが最も重要です。

PDCAのプロセス


PDCAのプロセスは、以下のサイクルを繰り返すことで成立しています。本項では、PDCA「Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善) 」のそれぞれのプロセスについて、順番に解説します。

Plan(計画)

「Plan(計画)」は、アクションプランの作成のことを意味します。具体的には、決まった期間内で目標とする数値を決定する時期のことです。同時に、特に大事になってくるのが「5W2H」の要素です。以下の7項目を意識し、質の高いPlanを作りましょう。

【5W2H】

  • Who(誰が)
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)
  • How much(いくらで)

Plan は、PDCAの起点となる段階であるため、より具体的な目標立てが必要です。

【実施のポイント】

  • 明確な数値目標を掲げる
  • 到達可能なものを意識する

Do(実行)

Planを実行していくフェーズのことを「Do(実行)」といいます。思い付きや何となくといった気持ちで実施するのではなく、Planで掲げた具体的な目標を達成するためには、重要な要素となってきます。同時に、何かしらの施策を実行した際には、記録を付けるようにしましょう。これは、後々に振り返りを行った際、Doの改善点や評価点を見えるようにするためです。この後に実施する「Check(評価)」の質を上げるためにも、必要な行動です。

【実施のポイント】

  • Planで掲げた目標を意識して行動する
  • 実行した記録を詳細に残す

Check(評価)

「Check(評価)」は、アクションプランを実行できたかどうかの評価・振り返りを行うことです。「実行できたかどうか」よりも、Planで掲げた目標との差がどれほどあるのかについて洗い出すことが最も重要です。ポイントは、数値として出すことが挙げられます。当初立てていたPlanで具体的数値を入れる必要があるのは、実際に行うことでDoが課題解決に適切であったかどうかを判断しやすくするためです。また、別のDoの可能性を模索するタイミングでもあります。

【実施のポイント】

  • Planで掲げた目標との差を確認する
  • 具体的な数値を出すことで、より効果的なCheckとなる

Action(改善)

Checkで出した数値を基に、改善点を洗い出すPDCAの最終段階は、「Action(改善)」です。この結論次第では、大きく3つの選択ができるようになります。

  • 引き続き、経過観察をしながら行動する
  • いくつかの視点・要素を変更
  • 完全に中止・延期する

初めから結論ありきでActionに臨むのではなく、複数の選択肢を持った上で、課題に対する適切な判断をすることが重要です。あくまでもこのフェーズは、通過点の一つなので、「これでおしまいだ」と思わないようにしてください。

【実施のポイント】

  • 中止を含めた今後の方向性を検討する
  • ActionによってPDCAが終了するわけではないことを念頭に置く

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PDCAがうまくいかない原因と対策


PDCAを採用したとしても、思ったような課題解決につながらないケースもあります。問題がいくつかある場合もあれば、どこか一つの階層で問題があり、全体に影響している場合もあります。それぞれのプロセスごとに、うまくいかない原因と対処法を説明します。

Plan(計画)

「Plan(計画)」の段階で考えられる原因は、主に以下の2点です。

  • Planの検討に時間をかけ過ぎて、Doに移行できない
  • Planが不十分

PDCAがうまくいかない原因のうち、最も多いのがPlanの段階での問題とされています。Planは、綿密である方が良いものの、綿密過ぎてDoへ移行できないようでは本末転倒です。考え得る計画の中で、現状で最も精度の高い計画を採用し、Doに移ることが重要です。Planが不十分な場合は、逆に、さらに具体的な計画を模索できないかどうかについて検討すべきです。追求し過ぎず、大雑把になり過ぎず、現状で最良の計画を立てて行動することで、Planの段階での失敗を解決することができるでしょう。

Do(実行)

「Do(実行)」においては、以下の2つの原因が考えられます。

  • 失敗が怖い
  • 計画が大ざっぱ過ぎて行動に落とし込めない

多くの人が陥りやすいのが、「失敗を恐れること」です。もちろん、立てた計画に自信がないのは理解できます。しかし、実行に移さなければ、課題を解決することはできません。立てた計画(仮説)が合っているかどうかの答え合わせをするのがDoであるため、失敗を恐れずに行動しましょう。

とはいえ、大ざっぱな計画でしかないため、具体的な行動に移すことができず、Doが機能しない場合もあります。Planがうまくいかない原因とも重複しますが、できるだけ細かく、日常の「To Do」に落とし込めるレベルにまでなっていることが理想的です。

Check(評価)

「Check(評価)」での失敗は、評価を軽視した結果として起こることがほとんどです。具体的には、以下の通りです。

  • 評価せず、やっただけになっている
  • 評価が形式的で中身がない

行動まで移せたことで満足してしまって、評価しない、あるいは中身のない評価になってしまうと、失敗につながります。そもそもPlanが明確でない状態でのCheckによる評価は、「意味がない」と言っても過言ではないため、Planとその仮説が正しいかどうかを証明できる記録を残す必要があります。

Action(改善)

「Action(改善)」の段階における主な失敗の原因は、以下の2つです。

  • 修正内容が分からない
  • 改善案が不明

評価までは下すことができても、目標にした数値が何を参考にしたかによって、修正する内容が変わってきます。当初の計画では、どの数値を目標に設定したのか振り返り、その目標を達成するために必要な修正とは何かを考える必要があるでしょう。同様の理由で、改善案が不明になってしまうこともあります。また、改善案を一つに絞る必要はなく、複数出したとしても問題ありません。一人で考えるのではなく、周囲も巻き込んだ改善案の洗い出しが必要です。

PDCAを効果的に回すためのポイント


PDCAは、「古い」といわれながらも、世界的に認められているマネジメントメソッドであることには変わりません。PDCAを効果的に回すためには、以下の4点について意識すると良いでしょう。

目標は具体的な数値で設定する
漠然とした目標ではなく、「昨対3%向上」「新規顧客10件獲得」など、具体的な数値で設定すると、後々に評価しやすくなります。
計画通りに実行する
決めた計画に対して途中で方針を変更したり、やり方を変えたりせず、計画通りに実行します。
定期的に評価する
まとめて1回で評価を行うよりも、定期的にこまめな評価を行うことで、行動の途中経過を見ながら次の施策を考えることができるようになります。
チームでの共有を行う
得られた結果や数値をチーム内で共有することで、より良い改善策が生まれやすくなります。結果として、次の計画に移りやすくなるでしょう。

PDCAを導入した成功事例


PDCAの導入によって成功した事例はいくつかありますが、特に有名な例を紹介します。

A社では、Planとして「ムリ・ムダ・ムラ」を排除した独自の生産方式を採用し、最短時間で無駄なく車を製造するシステムを構築しました。Doのフェーズでは、「自動化」を中心に採用し、Planに基づいたDoを徹底して、実行に移しています。その後のCheckでは、構築された生産ラインで「不良品が発生する」という問題の前兆が現れたタイミングで停止し、検証しました。最終的には、改善策の提案や、新たな企業文化の醸成に成功し、製造ラインだけではなく、カスタマーサービスへとつなげることができたのです。

まとめ

業務課題の解決のために採用されるPDCAは、やり方や認識の差によって、うまくいかなくなってしまうことがあります。しかし、注意点を意識し、チーム全体で目標や行動を共有することで、徐々に目標達成に近づくことができます。成功事例を参考にしながら、業務課題の解決に取り組みましょう。

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