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2021.09.15更新

営業管理をエクセルで行うには?管理方法や無料テンプレートを紹介

営業管理とは、売上目標を達成するために営業進捗を管理することです。営業活動を行う上では、目標や進捗などにまつわるさまざまなデータを把握しなければなりません。これらを把握しやすくする方法として、エクセルで営業管理を行う方法があります。

この記事では営業管理をエクセルで行う方法やメリットについてご紹介します。

営業管理とは


営業管理とは、自社の戦略や売り上げの目標に対して営業時の戦略やプランを立て、マネジメントしていくことをいいます。具体的には、行動量・売上目標や顧客情報・進捗状況などの管理です。案件獲得数や個人のスケジュール、管理者であればチーム・人材の育成などを管理することもあります。

営業管理が必要になった背景として、いくつかの理由が考えられます。1つめは、営業スタイルの変化です。顧客要望が多くなっている現代では、従来の「モノを売る」営業スタイルではなく「顧客のニーズを読み取り期待以上のサービスを提供する「ソリューションを提供する」営業スタイルが求められています。

また、WEBの多様化により顧客が仕入れる情報量が豊富になってきていることから、ただ優れた商品・サービスを提案するだけで購入してもらえる営業ではなくなってきています。同業他社との差別化、顧客が買いたくなるような新しいアイデア・サービスが求められているのです。営業活動が厳しくなってきた現代では、顧客を訪問して自社サービスを説明していくだけの営業では契約が取れなくなっているのが現状です。

2つめは、時間の流れが忙しなく過ぎていく現代社会では、トップセールスマンがゆっくりと若手を育成していくだけの時間が確保できないことです。一人ひとりを管理して指導していく人材が不足しており、育成管理に回る時間が確保できていないのです。そのため「教えてもらう営業」ではなく「自分で考えて学ぶ営業」が求められています。

このような営業スタイルの変化に対応していくためには、今までのように営業担当者個人の暗黙知やノウハウに頼るのではなく、営業業務の効率化および営業担当者のスキル平準化をしていかなければなりません。顧客の期待値を超えたサービスや営業を行うためには、営業管理が不可欠といえるのです。

営業管理の目的

営業管理の目的は、営業目標を達成することです。営業活動を漠然と行うのではなく、視える数字として管理することによって自分やチームにおけるタスク、KPI(目標達成のための中間目標)を確認できます。営業管理を行うことによって直近で何をどのように行動し、どれほど売上を上げれば良いのかを確認して営業活動を行うことができるため、効率化に繋がります。

また、営業管理によって実績のある社員のスキルやノウハウを共有することも目的のひとつです。営業の成績や売上を個人に依存している会社も少なくありません。ですが全社員にスキルやノウハウを共有すれば、個人ではなく自社全体の売上向上に繋がります。

営業管理で管理する項目

営業管理で管理する項目には、「現状の管理」と「目標達成のためのKPI管理」の項目があります。個人や業界によって項目数は差異がありますが、ここでは営業活動に必要な4つの項目について見ていきましょう。

案件管理(顧客管理)
案件(顧客)の情報を管理します。取引先の名前・担当者名・住所・電話番号・メールアドレス・業界や進捗状況などです。これまでの案件の進捗状況を管理することで、次回の連絡・アポイント獲得時期などKPIを明確に算出できます。
目標管理
会社全体・個人の売上・行動量目標を数値化して管理しておきます。目標を達成するにはどのような行動をすればいいのか、達成できた際には過去の履歴を遡って達成できた要因を算出することで次回の営業活動に活かすことができます。
行動管理
営業活動における行動を管理しておきます。営業活動の予定と実施結果をスケジュールに明確に記載しておくことで、次回の営業活動に繋げることができます。また、行動量を数値化しておくと日々の行動量を把握できるので、無理や無駄を省いて業務の効率化へと繋げられるでしょう。
モチベーション管理
各担当者のモチベーションを管理することでマネジメント効率を向上させます。これは管理者が使用することが多いでしょう。各担当者の得意分野と不得意分野を明確にして、モチベーションの維持や向上を行い、離職率の低下や生産性の向上へと繋げます。

エクセルで案件管理する方法


エクセルで案件管理をする方法を見ていきましょう。次の3つの注意点に意識して案件管理をすることが重要です。

  1. 何を管理するのか目的を明確にする
  2. 無料テンプレートなどを参考に管理シートを作成する
  3. データ入力など運用フローを確定、周知させる

管理シートの選び方は、どのような目的でどれくらいの期間管理するための案件管理シートなのかを明確にしてから選びましょう。目的にあった無料テンプレートを選ぶことで営業活動を効率的に行えるようになります。

何を管理するのか目的を明確にする

何を管理するための営業管理シートなのか、その目的を明確にしておくことが重要です。

営業管理方法にも種類があります。個人で管理するシートか、部署内で共有するシートなのか、案件管理が目的かスケジュール管理が目的のシートなのか、その目的はさまざまです。営業管理シートをどのような目的で使用するかを明確にしておくことで、営業活動を効率化できるでしょう。

目標管理をするシートであれば、以下のようにKPIに繋がる項目を記載して管理しておくことが重要です。

  • 売上目標
  • 受注率
  • 売上単価
  • 解約率
  • 成約率
  • 目標達成率

目標予測を立て過去の数字と比較することで現在の営業活動のトピックス・課題点が見えてきます。目標達成のためには、どのように行動すればいいかKPIを明確にすることで営業活動を効率化できるでしょう。

案件進捗管理をするシートであれば、以下のような項目の管理が必要です。

  • 案件名、詳細
  • 有効商談数
  • 担当者とのやり取り
  • 受注予定粗利見込み

これらを案件ごとに進捗管理すると、次に何をすべきかを明確にすることができます。また、チーム全体で共有し、進捗に問題がある場合はサポートを行う必要があります。

行動量管理をするシートであれば、以下のような項目の管理が必要です。

  • アポイント数
  • 訪問数
  • 見積もり提出数
  • 新規開拓数
  • 休眠顧客掘り起こし数

このような営業活動の行動量を管理すると、日々の営業活動を把握できます。成績が伸び悩んでいる時には数字から何が足りないか、行動量を担保するためには何をすべきかを明確にすることが重要です。

このように目的ごとに管理すべき項目は違ってきます。営業管理シートをどのような目的で使用するかを明確にしておくことで営業活動を効率化できるでしょう。

無料テンプレートなどを参考に管理シートを作成する

営業管理シートの作成は無料テンプレートなどを参考にしてみましょう。営業管理の目的を基に必要な項目、適した関数を使用したシートを作成することで営業活動を効率化できます。インターネット上で検索すれば、営業管理シートの無料テンプレートを見つけられるので、参考にして自社で新たに作成するか、自社の管理に必要な項目をカスタマイズして使用しましょう。

また、無料テンプレートをダウンロードする際にはウイルス感染に注意しましょう。むやみに「実行する」や「OK」を押してはなりません。注意喚起をしっかりと確認することで、ウイルス感染のリスクを避けられます。不安な人は、ダウンロード元の会社情報を調べてから無料テンプレートをダウンロードするといいでしょう。

データ入力など運用フローを確定、周知させる

エクセル上で営業管理を行う際には、データ入力などの運用フローを確立して周知させましょう。エクセルで営業管理シートを作成しても、運用メンバーが入力など運用フローを守らなければ意味がありません。確定させたフローは運用メンバーに徹底的に周知して、正確な入力をするように確立させます。

運用フローが守られていないと、どれだけ優れた管理シートを作成しても管理が疎かになってしまいます。組織の管理には運用メンバーの協力が必要不可欠になってくるため、運用フローの周知を徹底することが重要になります。

エクセルで営業管理を行うメリット・デメリット


エクセルで営業管理を行う際は、メリットとデメリットが生じます。メリットは導入コストがほとんどかからず手軽にスタートできること、デメリットは他ツールと連携しにくいことです。それぞれについて詳しくみていきましょう。

エクセルで営業管理を行うメリット

エクセルで営業管理を行うメリットについて紹介します。営業管理シートを使用する際に注意すべきは「導入スピード」「コスト」そして「運用のしやすさ」です。

すぐに始められる
エクセルはOfficeソフトを使えばすぐに始められます。Officeソフト(Microsoft Office)は、あらかじめパソコンにインストールされていることも多いので、元々パソコンに入っていればすぐに営業管理をはじめられます。
無料ではじめられる
あらかじめパソコンにインストールされているのであれば、無料で始められるのでコスト面の心配がいりません。別途、経費をかけずに営業管理を行える点は企業としてもメリットです。
誰でも使いやすい
管理者だけでなく運用メンバー全員が入力して運用するツールであれば使いやすさは重要です。企業に勤める人ならエクセルを使用する機会が多いので、管理シート運用をタスクとして重荷に感じることなく運用できるでしょう。

エクセルで営業管理を行うデメリット

エクセルで営業管理を行うデメリットを紹介します。エクセルは本来、表計算を行うことを目的としたソフトです。営業管理にも使用できるほど多様性に富んでいますが、デメリットも存在します。

入力データが増えると動きが遅くなる
エクセルは入力データが増えると動きが遅くなってしまい、作業効率が落ちて生産性の低下へと繋がります。1つの管理シートで全て管理運営するのではなく、目的や期間ごとに分けて管理シートを作成するとよいでしょう。
同時に複数人で操作できない
エクセルには同時編集機能がないため、同時に複数人で同じ項目で入力・編集をしていた場合は、データが上書きされてしまう可能性があります。Googleのスプレッドシートなど、オンラインで同時編集ができるツールも検討しましょう。
他ツールとの連携ができない
エクセルのファイルはそのままでは他ツールとの連携ができないことがあります。エクセルのファイルのままでは他のシステムで読み込めないことが多いため、一度他のファイル形式に変換するという手間がかかります。

エクセル以外の営業管理方法も紹介

エクセル以外にもクラウドツールを利用することで営業管理ができます。クラウドツールであれば営業管理に特化したツールとなっており、営業管理をより効率化できます。

Scene Liveの「SCENE CLOUD」なら、アウトバウンド業務に特化した営業管理を行えます。顧客情報の管理から、業務・商材の管理、予約(スケジュール)管理やタスク管理など営業活動を行う上で日常業務を効率化できます。

また、エクセルで抱えていたデメリットをすべてクリアできるのもクラウドツールのメリットといえるでしょう。データはクラウド上で管理を行っているため、同時に複数人で作業することも可能です。

まとめ


営業管理は日常の業務を効率化するために必要不可欠なツールです。エクセルで管理シートを作成すれば、コストをかけずに運用メンバーが使いやすい運用ができるようになります。営業管理シートを作る際は、無料テンプレートを参考にして自社の目的に合った管理シートを作成するとよいでしょう。またエクセル以外にもクラウドツールを利用することで営業管理ができます。自社の目的に合った方法で管理しましょう。