クラウドフォンとは？メリット・デメリットやおすすめツールを解説

昨今よく聞かれるようになった「クラウドフォン」。
メリットがあると聞いていても全容がいまいちよくわからなかったり、なかなか実際に検討しきれなかったりしている企業も多いのではないでしょうか。

今回の記事では、 クラウドフォンの概要から導入のメリットはもちろん、具体的なおすすめサービスまで 紹介します。

導入サービスを選ぶ際のポイントも解説しているので、実際に検討する際にもお役立てください。

クラウドフォンとは

クラウドフォンとは、 クラウドPBXとインターネット回線を使って利用する電話 のことです。

サービス提供業者が用意しているクラウド環境に、インターネットを通じてアクセスすることで利用できます。

従来のビジネスフォンといえば、電話交換機の役割であるPBXを設備として社内に設置する必要がありました。

しかし、クラウドフォンであれば、PBXはクラウド上に用意されるため、物理的な設備投資は不要です。

導入費用や運用費用を安く抑えられる上、メンテナンス作業なども必要ありません。

従来の電話設置に比べて 手軽かつ安価に導入できる ため、注目されています。

代表的な機能

クラウドフォンの主な機能としては、以下のものが挙げられます。

• 代表電話番号の発着信
• 保留・転送・内線
• ダイヤルイン機能
• スマートフォンの内製化
• 自動音声機能
• CTI機能：着信時に発信者情報を表示
• IVR機能：一次対応を自動音声で案内
• UC機能：コミュニケーションツールの統合

通話・保留・転送・内線といった一般的な電話機能に加えて、インターネットを利用することから  スマートフォンの内製化 も可能です。

その他にも、CTI機能やIVR機能といった従来であれば別サービスを利用しなければならなかった各種機能が、すでに備わっているクラウド電話サービスもあります。

企業の事情や要件によって、必要な機能は異なります。
導入を検討する際は、自社がどのような機能を必要としているのかをあらかじめ考慮しながら、サービス選定をおこなうとよいでしょう。

クラウドフォンが求められている背景

昨今は働き方改革の影響もあり、在宅ワークやテレワーク、フレックスタイム制など、時間や場所の制約が少ない職場環境が広がっています。

このような働き方の変化は、従業員や企業にとってメリットは大きいものの、実務の部分が追いついていないという側面もあります。

電話業務はまさにこの通りといえる業務の1つであり、「電話を取るために出社しなければならない」「代表番号で発信するために出社しなければならない」といった課題を抱えている企業も少なくありません。

また昨今では、オフィスを持たない企業も増えています。
これにより必然的にオフィスの電話は必要なくなるものの、実際に企業の代表番号までなくしてしまうわけにはいきません。

クラウドフォンはこういった課題を解決できるとして、ニーズが高まっています。

クラウドフォンは、 スマホを内製化できるため、どこにいても会社の代表番号で発着信できるようになり、非常に便利 です。

普通の従業員の業務はもちろんのこと、在宅化が難しいといわれているコールセンター業務も、セキュリティーの問題が解決できれば、クラウドフォンで十分に内製化が可能です。

クラウドフォンのメリット

昨今の働き方の変化にともない、ニーズが高まっているクラウドフォンですが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

• スマートフォンでも会社の電話番号が使用できる
• コールセンターも在宅化できる
• 物理的な設備設置が不要である
• 導入費用・電話料金が安くなる
• 素早く電話環境を整備できる
• 社内全体で電話帳を共有できる

上記のようなメリットを理解して、クラウドフォンを有効に活用しましょう。

スマートフォンでも会社の電話番号が使用できる

クラウドフォンはインターネットがつながる環境であれば、スマートフォンでも会社の電話番号を使用できます。

従来の電話ではかなわないメリットであり、クラウドフォンに対するニーズが高まっている大きな理由の1つです。

インターネットがつながる環境であれば、 外出先や自宅でも会社の電話番号からの発信が可能 です。

相手先としても企業の電話番号からかかってくるため、安心感があります。
特に一般のお客様にかける際に、080や090などから始める番号で電話をかけることはあまり好ましくなく躊躇されますが、クラウドフォンであれば心配する必要がありません。

また、会社の電話番号にかかってきた電話もスマホで受けられるようになります。
企業の営業時間であるものの、テレワークなどで担当者が不在であるといった場合にも、スマホに内線電話としてつなぐことも可能なため、滞りなく電話業務を進められます。

コールセンターも在宅化できる

コールセンターを在宅化することは発着信電話番号がバラバラになってしまうという課題があり、なかなか難しいとされてきました。
しかし、クラウドフォンを利用することで、この電話番号の問題が一気に解消されます。

個人情報を扱うなど、高いセキュリティーが求められる業務の場合は難しいかもしれませんが、 ちょっとしたヘルプデスクやアウトバウンドコール（営業電話）であれば在宅化が可能 です。

サービスによっては、自動音声案内や発信者情報をすぐさま確認できるCTI機能が搭載されているクラウドフォンもあります。

このような機能はコールセンター業務を円滑にサポートし、在宅業務でもオフィスと同じような業務環境を整えてくれます。

オペレーター管理にも特化しているCTIツールなどを活用すれば、さらに効率的な業務環境の整備も可能です。

物理的な設備設置が不要である

今までは物理的な設備としてPBXを設置することが当たり前であり、ある程度の初期費用が必要でした。

しかし、クラウドPBXを利用するクラウドフォンでは、 設備投資がすべて不要になり、その分のコストを抑えられます。 

少しでも費用を抑えたいと考えるスタートアップ企業や、新規支店の開業時などにおすすめです。

また、物理的な設備が不要であるため、固定のオフィスを持たない企業にも適しています。

物理的なPBXを利用していると、オフィスの引っ越しやレイアウト変更時も設定変更が一苦労でしたが、クラウドPBXであれば管理画面から簡単に電話番号の割り振りの設定変更ができるため、運用後の手間もかかりません。

導入費用・電話料金が安くなる

クラウドフォンは物理的な設備が必要ないため、初期費用を抑えられます。

また、従来であればPBXをメンテナンスしたり、故障時に修理したりといったことが必要でしたがクラウドフォンの場合、すべてベンダー側が負担してくれます。

そのため、メンテナンス費用や専門スタッフの配置も不要になり、維持費を削減可能です。

クラウドフォンは 場所に関わらず社内間の電話はすべて内線扱いとなるため、通話料の削減 にもつながります。

オフィス外にあるスマートフォンも内線扱いになるため、在宅勤務や出張時などにも重宝します。

初期費用やランニングコストの削減を考えるのであれば、クラウドフォンの利用がおすすめです。

素早く電話環境を整備できる

物理的な設備が不要なこともあり、導入時は非常にスピーディーです。
ベンダーが提供している環境をそのまま利用できるため、 複雑な設定や施工工事は必要ありません。 

数日程度で利用開始できることが多いため、急ぎで電話環境を整備したい場合にも便利です。

短期的なイベント用や事務局開設などにあたって、できるだけ早く電話環境を用意したいといったシチュエーションにも対応できます。

社内全体で電話帳を共有できる

スマートフォンを内線端末の1つとして設定できるため、登録してある電話帳も共有が可能です。

一般的に、スマートフォンを利用する際は利用者によってそれぞれ電話帳をいちいち設定しなければならないことも多いですが、面倒な上に時間もかかります。

全社で共有しておきたい関連会社や支社の電話番号なども、 一回登録しておくだけで共有が簡単におこなえます。 

また、登録電話番号の変更や削除も一括でおこなえるため、手配忘れなどの心配もありません。

新しいメンバーが加わった際にもスムーズに共有できるため、業務的にも効率的です。

クラウドフォンのデメリット・注意点

便利なクラウドフォンですが、利用にあたっては気を付けておきたい点もあります。

• 利用できない電話番号がある
• インターネット環境がないと利用できない
• 費用削減につながらない場合もある

上記のような利用上の注意点をあらかじめ理解しておき、トラブルや二度手間などが起こらないよう注意しましょう。

利用できない電話番号がある

クラウドフォンでは、一部の電話番号に発信ができません。
電話をかけられない番号は以下の通りです。

• 110：警察への緊急連絡
• 119：救急・消防への緊急連絡
• 118：海上事故・事件における緊急連絡
• 177：天気予報
• 117：時報
• 115：電報の申込
• 113：設定・トラブルサポート
• 144：迷惑電話お断り
• 0570：ナビダイヤル

特に、110や119といった万が一の緊急連絡ができないことは大きなデメリットです。
対策として あらかじめ最寄りの警察署や消防署の電話番号を登録 しておき、すぐに電話をかけられる準備をしておくとよいでしょう。

または、ワンタッチで通報ができる「緊急通報ナビ」や「火事･救急通報ナビ」といった 電話アプリのインストール もおすすめです。

万が一の緊急事態に備えて、いずれかの方法で準備しておきましょう。

インターネット環境がないと利用できない

クラウド電話はインターネットを利用して通話をおこなうため、インターネット環境がなければ利用できません。

そのため、通信が不安定な場所では、快適な通話はできません。

 山や海など、電波が通じなくなる恐れがある場所 での利用が考えられる場合には、注意しましょう。

業務場所や業務内容によって利用に問題がないか、十分に検討する必要があります。

通常の建物や街中での利用のみであれば、特に問題なく利用できますが、通信が混雑しているときや何らかのインターネット障害などが起こった場合には、電話が利用できなくなる恐れが考えられます。

費用削減につながらない場合もある

初期費用や普段の通話料が抑えられるクラウドフォンですが、利用条件によってはそこまでコストパフォーマンスがよくない場合もあります。

クラウドフォンは、ユーザー数や利用機能に応じて、月額費用がかかるサービスです。
ユーザー数や搭載機能の内容によっては、思ったほど費用を削減できなかったり、通常のビジネスフォンと対して変わらなかったりすることもあり得ます。

費用を抑えたいといった目的であれば、IP電話の導入やオンプレミス型の装置をリースするといった方法も考えられます。

自社の要件にあわせて見積もりや試算をおこない、本当に期待できる効果があるのかしっかり検討しましょう。

ただ、 スマートフォンの内製化のようなメリットもある ため、費用や機能を照らし合わせながら納得のいく方法を検討することが大切です。

クラウドフォンの導入方法

クラウドフォンの導入の流れを簡単にまとめると、以下のようになります。

1. 既存設備の確認
2. 現状把握・要件の整理
3. サービス選定
4. 電話番号の引継ぎ
5. 内線端末の用意・設定
6. 運用開始

いきなりサービスの選定を始めるのではなく、まずは 現状の電話業務における問題や課題を洗い出し、どう解決していきたいのかを明確にする 必要があります。

初めに目的を明確に定めることで、適したサービスを選定しやすくなるため、時間をかけておこないたい工程です。
その中で、必要とされる具体的な機能も挙げられるとよいでしょう。

要件が整理できたら、サービス選定です。
要件を満たしていると思われるサービスにいくつか相談し、合い見積もりを取ることがおすすめです。

料金プランや課金方法はサービスによって異なります。
目下の初期費用や月額料金だけで比較するのではなく、運用後に削減が見込まれる費用や逆に必要になる経費など、全体的なコストを考慮して検討しましょう。

今まで使用してきた電話機はクラウドフォンに移行後も使用できますが、費用状況を見直すいい機会でもあります。

電話機を削減したりスマホを支給したりすることで、電話の運用方法を改めて改善し、業務効の率化に役立てましょう。

おすすめのクラウドフォン・クラウドPBXツール

具体的におすすめできるクラウドフォンやクラウドPBXサービスを紹介します。
サービスによって、強みや特性はさまざまです。

自社の要件と照らし合わせながら、パフォーマンスを最大化できるツールを検討しましょう。

OSORA（オソラ）

引用：OSORA（オソラ）

OSORA（オソラ）は、インバウンドコール業務に特化したコールシステムで、クラウドPBXも兼ね備えています。

クリアな音声や業界最安値の利用料金に加え、 ACD（自動コール振り分け機能）やオペレーターモニタリング機能など、インバウンドコール業務をサポートする機能 を備えています。

複数の会社番号を無制限で発行できるため、新たな支店や営業所開設の際もスムーズに対応可能です。

Chatworkやkintoneといったさまざまな外部ツールとの連携もできるため、既存の業務環境を活かしながら、さらに効率化を目指せるサービスです。

モバビジ

引用：モバビジ

モバビジは、音声品質に強みを持ったクラウドPBXです。
一般的に懸念されている 音声品質の悪化要因を独自の方法で対策しており、安定的な通話を提供 しています。

特に、スマホのビジネスフォン化に力を入れており、アプリのUIも工夫されているため、誰でも操作に戸惑うことなく使用できます。

初月費用無料、電話番号取得無料など、無料で受けられサービスも充実しており、かさみがちなオプション費用も抑えながら利用できる安心のサービスです。

GoodLine（グッドライン）

引用：GoodLine（グッドライン）

GoodLine（グッドライン）は、安定した機能性を中小企業から上場企業まで幅広く提供しているサービスです。

企業規模に応じて二つのプランを用意しており、自社の要件に合わせて無駄なく利用できます。

PBX機能からCTI、CRM、SFAなど多彩な機能をオプションなしで利用でき、 専門スタッフによるカスタマイズにも対応 してくれるため、自社によりフィットした利用を目指せるサービスです。

BIZTEL（ビズテル）ビジネスフォン

引用：BIZTEL（ビズテル）ビジネスフォン

BIZTEL（ビズテル）ビジネスフォンは、最短5日で導入が可能なクラウドPBXサービスです。

固定端末はもちろん、PC用のソフトフォンやスマートフォンなどのクラウドフォン化が可能です。

 小規模からスタートでき1席単位で増減が可能なため、人員の出入りにも細かく対応できる 点も嬉しいポイントです。

BIZTELでは、その他にもクラウド型FMCサービスやコールセンターシステム、クラウド型教育管理システムなど幅広いサービスを展開しており、電話関連のツールをまとめて利用できます。

クラコールPBX

引用：クラコールPBX

クラコールPBXは、1ユーザー980円から利用でき、最大月額基本料は4,900円までで利用できる費用面での安心感が高いサービスです。

 1人から・1か月から利用が可能なため、短期間の導入や小規模の利用にも最適 です。

クライアントごとに合わせた柔軟な料金プランを提案したり、30日間無料でお試し利用できたりと、予算に不安がある企業でも気軽に相談しやすいメリットがあります。

低価格ながらも機能面が充実しており、オプションでIVR・自動音声や留守番電話サービスなども利用できます。

MOT/TEL（モッテル）

引用：MOT/TEL（モッテル）

MOT/TEL（モッテル）は、業界内でも高水準の音声品質や通話の安定性を誇るクラウドPBXです。

月額20内線まで3,980円という業界最安級の料金も特徴で、最短3営業日での開通が可能です。

 官公庁から上場企業まで、およそ27,000社以上が導入している という点も安心ポイントの1つ。

基本的なPBX機能に加え、勤怠管理や受付システム、CTI・CRMといった多彩な機能も無料で利用できるため、幅広い活躍が見込めます。

ひかりクラウドPBX

引用：ひかりクラウドPBX

ひかりクラウドPBXは、NTT東日本が提供するクラウドPBXです。
大手企業が提供しているという安心感もさることながら、フレッツ光ネクストなどの インターネット回線サービスとまとめて利用できる というメリットもあります。

2週間の無料トライアル期間が設けられているので、使い勝手を試してみたい企業にも最適です。

人数や利用端末台数はもちろん、新たに電話システムを構築する場合から既存端末を活かす場合まで、それぞれのケースに合った料金プランがあるため、自社に合った無駄のない独自の料金設定で利用できます。

Arcstar Smart PBX

引用：Arcstar Smart PBX

Arcstar Smart PBXは、NTTコミュニケーションズが提供するPBXサービスです。
代表グループや転送設定などの設定変更は、すべてWebから簡単におこなえます。

IP電話サービスやひかり電話などと組み合わせて利用することも可能で、 電話環境の整備をまるごと任せられる 点がメリットです。

利用サービス内容によって細かく料金が設定されているため、自社に合わせて必要な部分のみで料金設定ができます。

無料トライアルを20ID、10営業日まで利用できるため、まずは使い勝手を試してみたいという企業も気軽にトライしやすいサービスです。

T-Macss（ティーマックス）

引用：T-Macss（ティーマックス）

T-Macss（ティーマックス）は、基本的なPBX機能に加え、IVR（自動音声応答）やACD（着信条件設定）といったコールセンター向けの機能も充実したクラウドPBXです。

既存の電話番号をそのまま利用できるほか、03や0120といった新規の電話番号の発番も可能です。

コールセンター向け機能も充実しているため、 電話環境のクラウド化はもちろん、コールセンター在宅化・テレワーク化 したい企業にも適しています。

現場環境に合わせた電話環境の構築からアフターサービスまで、丁寧かつスピーディーに対応してくれる点も安心です。

クラウドフォンを選ぶ際のポイント

クラウドフォンのサービスも費用や機能がさまざまです。
どれを選んだらよいのか迷ってしまう企業も多いでしょう。

サービス選びにあたって、考慮しておきたい視点を解説します。

• 音声の品質や安定性は高いか
• 利用できる人数とコストは妥当か
• 電話番号の維持ができるか
• 求めている機能があるか

どのサービスを利用すべきか迷ってしまった場合には、ぜひ上記の観点を参考に製品選びを検討しましょう。

音声の品質や安定性は高いか

インターネット回線を利用するクラウドフォンでは、 通信の安定性や音声品質が重要 です。

音声品質が下がってしまう理由はさまざまであり、一つひとつの事象に対してしっかり対策がおこなわれているかが大切です。

サービス選定時には、この要ともいえる音声品質や通話の安定性は必ず確認するべきでしょう。

ベンダーによって、それぞれ強みがあり、独自の方法で安定した通話提供に努めています。

しっかりと内容を確認し、安心して利用できるサービスであるか吟味しましょう。
大規模な企業が採用している、導入実績が豊富、といった事例も信頼の証といえます。

利用できる人数とコストは妥当か

多くの場合、サービス利用の基本料金と利用人数に合わせた月額利用料が必要です。
料金設定やプランはサービスによってさまざまです。

必ずしも、どれが一番お得といったことはいい切れず、 人数や利用する機能によって最適なサービスは企業それぞれによって異なります。 

1つだけでなく、いくつかのサービスで見積もりを取り、何にいくらがかかっているのか、どのサービスが自社に合っているのか、じっくり検討するとよいでしょう。

クラウドフォンだけでなく、関連する付帯サービスを提供している企業もあり、まとめてしまえばさらにお得になる場合も考えられます。

利用するサービス内容や人数に合わせて、コストが見合ったものであるのか、費用を削減できるか十分に検討しましょう。

電話番号の維持ができるか

既存の電話番号があり、クラウドフォンへの乗り換えを考えている場合には、現在の電話番号が維持できるかも重要なポイントです。

企業の電話番号が変わってしまうことは重大なことであり、電話番号変更に当たっての作業も膨大なため、 できれば維持することが望ましい といえるでしょう。

クラウドフォンで費用が削減できるとはいえ、電話番号が変わってしまっては、それにともなう修正作業に費用がかかります。

今の電話番号を維持できるサービスを選択し、スムーズに乗り換えができるよう十分注意してサービス選定をおこないましょう。

求めている機能があるか

自社が求めている機能が搭載されているかも、重要なポイントです。
一般的な通話・保留・転送などだけができればいいということであれば、そこまで考える必要はありません。

しかし、IVR機能やCTI機能といった電話に付帯する機能を求めている場合には、しっかりチェックしておく必要があります。

特にコールセンター業務に活用したい場合には、 どのような機能が欲しいのか明確にした上で、サービス選定をおこなうべき です。

コールセンターなど電話業務が要といえる仕事では、このような機能一つひとつが業務効率に大きな影響を与えます。

後々「同じような機能が別のツールとかぶっていた」「この機能もあればよかったのに」といった後悔がないよう、現在の業務課題を洗い出し、求める機能を明確にしておきましょう。

クラウドフォンはメリットとデメリットを理解した上で活用しよう

クラウドフォンはスマートフォンの内製化に役立てられたり運用コストを抑えられたりと、メリットも多い反面、場合によってはコストパフォーマンスが悪くなることもあり得ます。

大事なことは、 自社の要件に合ったコストパフォーマンスの高いサービスを選定すること です。

そのためには、自社の課題を把握することはもちろん、初期費用・運用コスト・削減が見込める経費など、総合的な試算をおこなった上で判断することが重要です。

安易に決定して後悔することがないよう、現場レベルの業務をしっかりと確認してツールを選定しましょう。

株式会社Scen Liveでは、インバウンドコール業務に特化したコールシステム兼クラウドPBX「OSORA（オソラ）」を提供しています。

利便性の高いクラウドフォンを手軽に導入できることはもちろん、コールセンター業務を改善する充実の機能を搭載しています。