テレアポで担当者不在と言われる原因と対処方法を徹底解説

テレアポの経験がある人は、「担当者が不在です」と返されたことがあるでしょう。どのように対応してよいか分からず、電話を切ってしまうこともありますよね。しかし適切な対応をとることで、次に電話をした際のテレアポの成功率が格段に上がります。

本記事では、テレアポで担当者が不在と言われた場合の対処方法について解説します。何度かけても担当者とコンタクトが取れない場合の対処方法まで紹介しているので、ぜひご覧ください。

「3分でわかるテレマーケティング」を解説した資料も合わせてダウンロードいただけます。

テレアポで担当者不在と言われる原因

テレアポで、担当者が不在と言われる原因は、以下の3つがあります。

• 担当者が本当に不在の場合
• 電話を受けた人の判断で不在と答える場合
• 担当者が電話を取り次がないようにしている場合

担当者が不在、これが実際のところ本当のことなのかどうかは、分かりません。電話を受けた人が取り次がない判断をしたり、担当者がテレアポを拒否したりすることがあるからです。 なぜ担当者が不在と言われたのか、本当の理由を考える必要があります。 

担当者が本当に不在の場合

 1つ目の原因は、担当者が本当に不在である場合です。 不在となる代表的な理由を以下に示します。

• 外出中のため
• 打ち合わせ中のため
• 離席しているため
• 出張や休暇のため

テレアポで「担当者が不在」と言われたら、理由を問い合わせるとよいでしょう。次に電話をかける日時の目安が分かるからです。例えば、担当者が出張や休暇であれば、不在が長期間におよぶことがあります。一方、トイレなどで一時的に離席しているのであれば、同日中に改めて電話をすれば、担当者につながる可能性があります。

電話を受けた人の判断で不在と答える場合

 2つ目の原因は、担当者の意思ではなく、電話を受けた人が不在と判断していることです。 なぜなら、業務とは関係のない、営業の電話であると判断されているからです。特に大手企業の代表電話番号にかけた場合は、電話を受ける人の判断で不在と言われることがあります。

担当者が電話を取り次がないようにしている場合

 3つ目の原因は、担当者が電話の取り次ぎを拒否していることです。 担当者が営業の電話を嫌っている、または仕事が忙しくて電話に出られないことが考えられます。そのケースだと、営業の電話を嫌う担当者に話を聞いてもらうことは、難しいでしょう。一方で仕事が忙しい担当者は、仕事の空いた時間を見計らえば、話を聞いてもらえる可能性があります。

テレアポで担当者不在と言われた際の対処方法

テレアポで担当者が不在と言われた際の対処方法は、以下の3つです。

• 良い印象で終話する
• 何時頃が適切な時間なのか聞く
• 担当者の名前がわからない場合は、名前を聞いておく

不在と言われたからと言って、すぐに電話を切ってはいけません。上記の対処方法を取ることで、次に電話した際に担当者と話せる可能性が高まります。

良い印象で終話する

 担当者が不在と言われて電話を切る際は、相手に良い印象を与えるように心掛けましょう。 なぜなら、担当者に電話があったことを伝えてもらえる可能性があるからです。電話を切る前は明るい声で、電話対応をしてくれたことに対するお礼を伝えるとよいでしょう。

担当者につながらなかったことに落胆して、声が低くならないように注意が必要です。暗い印象が担当者にも伝わることも考えられます。

何時頃が適切な時間なのか聞く

 担当者が不在と言われたら、担当者の都合の良い時間を聞くとよいでしょう 。何度も電話をかける手間を省けるからです。具体的には、以下のような問いかけをするとよいでしょう。

• 「本日は何時頃お戻りでしょうか？」
• 「何時頃ですとお話しやすいでしょうか？」

上記のように、具体的な時間を聞き出すことがポイントです。

担当者の名前がわからない場合は名前を聞いておく

 担当者の名前がわからない場合は、名前を聞くようにしましょう。 次に電話をかけた際に名前を伝えれば、担当者と話せる可能性が高くなるからです。

例えば、以下のように聞くとよいでしょう。「前回お名前をお伺いしようと思ったのですが失念しておりまして、ご担当者様のお名前をお伺いできますでしょうか？」

「成功事例から見るテレアポのコツ」を解説した資料も合わせてダウンロードいただけます。

何度かけても担当者が不在の場合

何度かけても担当者が不在の場合は、以下の3つの対応方法があります。

• 用件を言わずにつないでもらう
• 前回連絡したことを伝える
• リストから外すことも検討する

 一回のテレアポで担当者につながらなかったといって諦めず、担当者につないでもらう工夫をしましょう。 ただし、繰り返しても効果が見込めない場合は、見切りをつけることも必要です。

用件を言わずにつないでもらう

 何度かけても不在の場合は、要件を言わずに担当者につないでもらうように依頼してみましょう。 電話を受けた人によっては、要件を確認しないで担当者につないでもらえる可能性があるからです。

例えば、以下のように伝えます。
「お世話になっております。〇〇会社△△と申します。(担当者名)様はいらっしゃいますか？」

前回連絡したことを伝える

 同じ顧客にテレアポをする際は、以前にも連絡したことを伝えるとよいでしょう。 具体的な日付を伝えると信ぴょう性が高まり、担当者に取り次いでもらえることがあります。

以下の例のように、曜日や時間を入れるとよいでしょう。
「先週の◯曜日の△時にお電話させていただいたのですが、あいにく席を外されておられるとのお話でしたので、改めてご連絡させていただきました。」

リストから外すことも検討する

 何度電話をしても担当者につながらない場合は、連絡先のリストから削除することも検討しましょう。 なぜなら、担当者がテレアポを受ける意思がなく、拒否している可能性があるからです。

営業を断る相手に継続して接触を試みたとしても、話を聞いてもらえる見込みは高くありません。リストから外して、別の顧客にテレアポをしてみるのも一手です。

まとめ

テレアポで担当者が不在と言われる原因は、3つあります。すぐに諦めて電話を切るのではなく、次に電話をした際に担当者につながる工夫するとよいでしょう。繰り返し電話をすることが重要ですが、見切りをつけることも必要です。

テレアポなど営業活動に役立つツールをお探しなら、3100社以上に導入された実績があるList Navigator.がおすすめです。効率的に架電できるようになるだけでなく、架電の結果やデータを分析し、営業効率を高めることができます。テレアポを導入している企業は検討してみてはいかがでしょうか。

「3分でわかるテレマーケティング」を解説した資料も合わせてダウンロードいただけます。