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2022.06.27更新

テレアポで担当者不在と言われる原因と対処法|担当者の名前を聞くには?

テレアポにおいて、「担当者が不在です」と返される場面は珍しくありません。

担当者不在と告げられると、どのように対応していいかわからず、電話を切ってしまうオペレーターもいるでしょう。

相手によっては 断りたかったり、取り次ぎを防いだりするために「担当者が不在です」と告げている場合もあります 

その場合、「担当者が不在」と言われる原因を理解しアプローチを工夫すれば、担当者につながる可能性を高められるでしょう。

本記事では、テレアポで担当者が不在と言われた場合や、何度架電しても担当者とコンタクトが取れないときの対処方法について解説します。

テレアポのスキルを磨きたい方は、ぜひ参考にしてください。

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テレアポで担当者不在と言われる原因

テレアポで「担当者が不在」と言われる原因は、以下の3つです。

  • 担当者が本当に不在の場合
  • 電話を受けた人の判断で不在と答える場合
  • 担当者が電話を取り次ぎがないようにしている場合

電話越しでコミュニケーションを取るオペレーターからは、担当者が本当に不在かどうかはわかりません。

電話の受付が取り次ぎが居ないと判断するか、テレアポを拒否するケースがあるためです。

そのため、オペレーターは なぜ担当者が不在と言われたのか、本当の理由を考える必要があります 

本章では、担当者が不在と言われる原因を解説します。

担当者が本当に不在の場合

まずは、 担当者が本当に不在である場合です 

不在の理由は以下のとおりです。

  • 外出中のため
  • 打ち合わせ中のため
  • 離席しているため
  • 出張や休暇のため

本当に不在だった際は、電話を受けた人に理由を尋ね、担当者が対応できるタイミングを確認しましょう。

電話をかけるべきタイミングがわかれば、あらためて架電した際に、担当者につながりやすくなります。

また、担当者がいる時間帯を可能な限り具体的に聞き出しておけば、担当者のスケジュールを把握しやすくなるでしょう。

担当者が電話に出られるタイミングを聞き出せれば、次回以降のテレアポをスムーズに進められます。

電話を受けた人の判断で不在と答える場合

場合によっては 担当者の意思ではなく、電話を受けた人の判断で不在と言われることもあります 

電話を受ける人の判断で返事をする企業は、営業電話を取り次ぎがないスタンスを取っており、テレアポと判断すればすぐに担当者は不在だと返答するでしょう。

とりわけ、大手企業はテレアポを受け付けないケースが多く、事前にアポイントを取っていない限り、電話をしても担当者につながる可能性はほとんどありません。

担当者が電話を取り次ぎがないようにしている場合

 担当者自身が、電話の取り次ぎを拒否しているケースも想定されます 

担当者によっては営業電話を嫌っていたり、多忙で電話対応ができなかったりする場合があります。

営業電話自体を嫌っている担当者だと、無理に取り次ぎを求めても、つながる可能性はほとんどありません。

一方、多忙なだけで電話対応に抵抗がない担当者であれば、仕事の空いたタイミングで対応してくれる可能性があります。

担当者が多忙なために不在と言われた際は、対応できる日時をしっかりと確認して適切なタイミングであらためましょう。

テレアポで担当者不在と言われた際の対処方法

「担当者不在」と言われても、オペレーターが適切に対処すれば、テレアポを継続できます。

テレアポで担当者が不在と言われた際は、以下の対処方法を実践しましょう。

  • よい印象で終話する
  • 都合のよい時間帯を聞く
  • 担当者の名前を確認する
 不在と言われたからといって、すぐに切電していてはテレアポの成約率は上がりません 

少しでも交渉できる機会を得るためにも、上記の対処法を積極的に実践しましょう。

よい印象で終話する

 担当者が不在と言われて電話を切る際は、相手によい印象を与えるように心がけましょう 

オペレーターの印象がよければ、受付が担当者に電話があったことを伝えてくれる可能性が高まります。

また、オペレーターの雰囲気は、電話越しでも相手に伝わります。

切電する際は担当者につながらなかったことに落胆して、声が低くならないように注意が必要です。

明るい声で、電話対応への感謝を丁寧に伝えましょう。

もし、切電する際の印象が悪いと、担当者に電話があったことを伝えてもらえなくなるだけでなく、今後のアプローチをすべてシャットアウトされかねません。

担当者が不在で切電する際は、最後まで相手への配慮を欠かさないようにしましょう。

都合のよい時間帯を聞く

 担当者が不在と言われたら、担当者の都合のよい時間を確認しましょう 

担当者のスケジュールを把握できれば、何度も電話をかける手間が省けます。

担当者が在席している時間帯を確認する際は、以下のように問いかけましょう。

  • 「本日は何時ごろお戻りでしょうか?」
  • 「何時ごろですとご対応いただけますか?」

上記のように、具体的な時間を聞き出すことがポイントです。

ただし、しつこく担当者のスケジュールを聞き出そうとすると、電話を受けた人から警戒されるリスクがあります。

聞き出す際は、相手の心証を悪化させないよう配慮しなければなりません。

担当者の名前を確認する

 担当者の名前がわからない場合は、必ず名前を確認してください 

名前を把握しておけば、不信感を抱かれにくくなり、次回の架電で担当者につなげてもらいやすくなります。

担当者の名前を確認する際は、以下のようなトークを実践しましょう。

  • 「前回お名前をお伺いしようと思ったのですが、失念しておりました。ご担当者様のお名前をお伺いできますか?」

なお、担当者の名前を聞く方法は多種多様であり、シチュエーションに応じて使い分ければ、テレアポがよりスムーズになります。

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テレアポで担当者の名前を聞く方法

テレアポにおいて、担当者の名前の把握は重要です。

担当者が不在であるなら、 次回以降の架電をスムーズに実践するためにも、必ず名前を聞き出しましょう 

本章では、担当者の名前を聞く際に役立つ、以下の方法を解説します。

  • 電話の相手に直接尋ねる
  • 事前に調べる

それぞれの方法について、順番に説明します。

電話の相手に直接尋ねる

シンプルですが、電話の相手に直接担当者の名前を尋ねる方法は決して悪くありません。

実際に名前を尋ねる際は、以下のようにトークを工夫しましょう。

  • 「以前お電話した際にご担当者様の名前をお伺いし忘れておりました。次回以降、お手数をかけないためにも、名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?」

過去にも接点があったというスタンスで話せば、電話を受けた人の警戒心が和らぎます。

また、 「手間をかけさせないために名前を尋ねたい」という姿勢で、配慮していることをアピールすれば、相手の抵抗感を解消できる でしょう。

事前に調べる

相手によっては、営業電話への抵抗感が強く、名前を聞き出せないこともあるでしょう。

その場合は、 事前に担当者の名前を調べておく方法がおすすめです 

企業によっては、Web上の組織表や求人票などで担当者の名前を公表している場合があります。

あらかじめ架電先の公式サイトをチェックし、担当者の名前を確認すれば、架電した際に担当者に直接つなげてもらいやすくなるでしょう。

事前に担当者を調べる方法は、相手の動向や現状を知る上でも役立ちます。

何度かけても担当者が不在の場合

何度架電しても、担当者が不在の場合は、以下の対応方法を実践しましょう。

  • 用件を言わずにつないでもらう
  • 前回連絡したことを伝える
  • テレアポリストから外すことも検討する

1回の架電で担当者が不在だったとしても、すぐにあきらめると見込み客を取りこぼしかねません。

担当者が不在の状況から テレアポにつなげるスキルを身に付ければ、成約率を向上できます 

それぞれの対応方法を学び、積極的に活用しましょう。

用件を言わずにつないでもらう

何度かけても担当者が不在だと言われる場合は、相手がテレアポに強い抵抗感を持っており、取り次ぎを避けている可能性があります。

そのため、営業の雰囲気を出した状態で架電すると、担当者につながりにくくなるでしょう。

抵抗感が強い相手に対しては、あえて用件を言わずにつないでもらう方法がおすすめです。

電話を受けた人によっては、 用件を確認せずに担当者につないでもらえるため、スムーズにテレアポに移行できます 

例えば、以下のように伝えてみましょう。

  • 「お世話になっております。〇〇会社△△と申します。(担当者名)様はいらっしゃいますか?」

あえて用件を伝えない方法は、担当者の名前を把握している状態であれば、電話を受けた人が取引相手と認識する場合があるため、より成功しやすくなります。

ただし、用件を伝えない方法は、あくまで担当者につなげるための方法である点には注意しましょう。

テレアポそのものへの抵抗感を解消できるわけではないため、担当者につながっても、営業だとわかれば切電されるリスクは残っています。

テレアポを成功させるなら、ただ取り次いでもらうだけでなく、担当者とどのようなトークを展開するかをシミュレーションしたうえで実践しましょう。

前回連絡したことを伝える

テレアポでは、面識のない相手と電話することを避けている人も少なくありません。

そのため、 再度同じ相手にテレアポをする際は、以前にも連絡したことを伝えるとよいでしょう 

過去に電話した具体的な日付を伝えると信ぴょう性が高まり、担当者に取り次いでもらえる可能性が高まります。

以下のように、曜日や時間を入れると信頼を得やすいです。

  • 「先週の◯曜日の△時にお電話させていただいたのですが、あいにく席を外されているとのお話でしたので、あらためてご連絡いたしました。」

接点があると感じてもらえるだけでも、テレアポに対する印象は大きく変わります。

過去にテレアポをかけたことがあるなら、ある程度情報を得られている場合が多いため、先方が耳を傾けるようなトークも構築しやすくなります。

また、次回のテレアポにつなげる接点を作るうえでも、たとえ成約できなかったとしても、相手への対応は丁寧に行いましょう。

少しでも好印象を与えれば、相手の方から交渉する機会を与えてくれる場合があります。

テレアポリストから外すことも検討する

 何度電話しても担当者につながらない場合は、テレアポリストから削除することも検討しましょう 

なぜなら、担当者がテレアポを受ける意思がなく、架電を拒否している可能性があるからです。

徹底して営業を断る相手に継続して架電しても、話を聞いてもらえる見込みはありません。

むしろ相手の心証を悪化させ、クレームに発展するリスクが高まります。

見込みがないと判断すれば、すぐにテレアポリストから外し、別の見込み客にアプローチした方が成果を得やすいです。

そのためにも、オペレーターは引き際を見定められるようにならなければなりません。

アプローチするべきではない相手に固執すると、成果を得るチャンスを逃してしまいます。

テレアポで担当者不在と言われる原因を理解し適切に対応しよう

テレアポをかけた相手が担当者不在と返答しても、実際に担当者が不在であるとは限りません。

断り文句として、担当者不在と答えている可能性があるからです。

そのため、 オペレーターはすぐにあきらめて切電せず、次にアプローチした際に担当者につながる工夫をしましょう 

担当者のスケジュールや名前を把握しておけば、テレアポをする機会を獲得しやすくなります。

ただし、しつこく担当者について尋ねたり、無理に営業を続けようとしたりすると、相手の心証を悪化させるのみならず、トラブルに発展するリスクが高くなります。

担当者に取り次いでもらう際は、引き際も見極めましょう。

なお、テレアポのような営業活動に役立つツールを探している場合は、累計2,200社(2024/2時点)以上に導入された実績があるList Navigator.がおすすめです。

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見込み客の傾向を分析したり、テレアポの戦略を立てたりする際にも役立つため、ぜひチェックしてください。

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