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2024.01.24更新

オートコールで営業を効率化丨メリット・デメリットを詳しく解説

電話での営業活動は、コミュニケーションの手段がインターネットに移った現在でも主力の手法として活躍しています。

しかし、課題を抱えている営業マンの方も多いのではないでしょうか。

例えば「営業の効率が悪く生産性が低い」「人件費や通話料などコストがかさむ」「ストレスを感じる営業マンが多く離職率が高い」などの課題が挙げられます。

これらの課題を解決し、営業の電話で効果的なものがオートコールです。

本記事では、 営業でのオートコールのメリット・デメリットやシステムの選定ポイント を解説します。

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導入時3つのチェックポイント

営業の効率を上げるオートコールとは


「オートコール」は自動音声応答通話とも呼ばれるシステムです。

 あらかじめ録音しておいた音声や、音声合成システムで作成したアナウンスを利用し、自動で架電するシステム を指します。

事前に設定した電話番号のリストに対して一斉発信が可能です。

また、音声で伝えた内容に対してIVR(自動音声応答システム)によって相手の電話口のボタン操作で返答も可能です。

一方通行ではない双方向でのやり取りができます。

架電対象の電話番号や発信する時間帯など細かい情報を設定できるシステムもあり、顧客とのやりとりが自動化できます。

即時性のあるアプローチができるため、アンケート調査などの回答収集にも活用可能です。

大量発信への折り返しにも対応できれば、インバウンド業務でも活用できるでしょう。

営業業務に限らず「督促」や「世論調査・アンケート調査」「イベント集客」など、数多くの業務におすすめです。

営業でオートコールを活用する7つのメリット


オートコールを営業で活用すると多くのメリットが得られます。

営業効率を高められ、多くの顧客へ短時間で大量の発信が可能です。

オペレーターの労力を心理面まで減らせます。

手段が電話であるため顧客にすばやいアクションを促せるでしょう。

一定の品質を保った発信が可能で、顧客からのクレームも減らせます。

人件費や通話料などさまざまなコストの削減も可能です。

オートコール活用のメリットを詳しく解説します。

営業効率を高められる

オートコールの活用で営業効率を高められます。

リストにある電話番号を1件ずつダイヤルする必要がなくなるからです。

在宅率の高い時間帯や曜日に集中的に発信したり、営業時間外でも架電したりといったことが可能です。

応答の 待ち時間や、見込みがない顧客との通話時間を減らせる ため、効率化が期待できるでしょう。

業務の効率を高めることで、重要な提案に人手をかけたり、手厚いフォローに回せたりといったことができます。

営業の成績に直結する業務に注力できるでしょう。

待機時間の多かったオペレーター業務の効率化が可能です。

短時間で多くの顧客へ発信できる

オートコールの導入で、短期間に顧客へ多くの発信が可能です。

オペレーターが1人で1日に架電できる限度があります。
多くても1日およそ200件です。

オートコールならシステムによるものの、 1日で数十万件の架電をできるものもあります 

また、発信時間を自由に設定できるシステムもあるため、柔軟な対応ができます。

例えば、在宅率の高い時間帯や曜日に集中して架電するといった対応です。

オートコールシステムの活用で、短時間で大量の発信が実現できます。

オペレーターの労力を減らせる

オートコールを活用することで、オペレーターの労力やストレスを減らせます。

架電業務でオペレーターが電話番号リストを見ながら1件ごとにダイヤルする必要がなくなるからです。

また、顧客とのストレスフルで無駄な通話も削減できます。

営業の架電は時間と労力を使う割には成果が上がらず、心理的負荷が大きいといった課題がありました。

営業の電話は一定数のクレームやトラブルはつきもので、オペレーターの離職率が高いひとつの原因です。

オートコールであれば 発信から応答、案内までをシステムが自動化できるので、心理的な負担の低減 につながります。

顧客にすばやいアクションを促せる

オートコールは顧客にすばやいアクションを促せます。

 電話である特長を生かせるため、即時性の高いアクション ができるからです。

メールやSMS(ショートメッセージサービス)などで、送信した内容をすぐに読んでもらえるとは限りません。

電話であればその場でアクションできるので、より多くの返答がもらえるでしょう。

一定の品質を保った発信ができる

オートコールシステムの導入で、オペレーター業務の品質を一定に保てます。

オートコールであれば、 システムが自動で対応するので品質を均一化できる からです。

従来の電話対応だと、対応するオペレーターはそれぞれの電話で異なります。

オペレーターによって応対品質は異なるため、その都度応対の品質は変わってきます。

オートコールを用いれば、オペレーター業務の質を一定に保てるでしょう。

顧客からクレームが起こりにくい

顧客のストレスがたまりにくく、クレームが起こりづらくなる点もオートコールのメリットです。

例えば、知らない番号からの営業電話であったため不快な思いをしたり、興味がないのに途中で切れなかったりといったケースがあります。

オートコールは 自動音声だとわかるので、興味があればそのまま話せますし、興味がなければすぐに電話を切る ことも可能です。

人件費を削減できる

人件費を削減できるため、低コストでの運用が可能です。

業務の一部を代行でき、限られた人手を有効に活用できるからです。

人件費は多くを占めるコストであり、重くのしかかる企業も多いでしょう。

 オートコールを導入すれば少ないオペレーターでも対応できるため、人件費や採用・教育コストなどの削減 も可能です。

また、大量発信しても通話料はつながった通話のみに発生し、通話中も無駄なやりとりが発生しないため通話料を抑えられます。

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営業にオートコールを用いることのデメリット3つ


オートコールの導入によるデメリットも確認しましょう。

「固定電話にしか対応していないシステムが多い」「オートコールを不快と感じる人が一定数いる」「臨機応変な対応が難しい」といった点が挙げられます。

それぞれのデメリットについて詳しく解説します。

固定電話のみに対応しているシステムが多い

オートコールシステムは固定電話のみの対応システムがほとんどで、携帯電話へ発信できません。

近年は 固定電話を契約していない人が増えており、特に若年層にはアプローチしづらいというデメリット があります。

迷惑や不快と感じてしまう人が一定数いる

オートコールの録音音声や合成音声がすべての人に受け入れられるとは限りません。

あまり なじみのないオートコールの音声を迷惑や不快と感じてしまう人は一定数存在 します。

録音や合成の音声とわかったらすぐに電話を切ってしまう場合も少なくありません。

臨機応変な対応が難しい

 オートコールはオペレーターによる対話と比較すると柔軟で臨機応変な対応を取るのは難しい でしょう。

事前に細かい設定を工夫したり、必要に応じてオペレーターへ切り替えたりといった方法の検討が必要です。

オートコールシステムの選定ポイント


オートコールシステムは自社で使いたい機能の優先順位をつけて選定しましょう。

システムの選定には以下のポイントを確認しましょう。

  • 最大コール数
  • 音声の種類
  • SMSの利用
  • 電話番号の選択
  • 料金体系
  • 既存システムとの連携

それぞれのポイントを解説します。

最大コール数はいくつか

1日あたりどれくらい一斉発信が最大でできるかの確認は重要です。
システムによって最大コール数は異なります。

数千件から数十万件ほど発信できるシステムもあります。

 自社で発信したい数を把握した上で、それ以上の発信数に対応できるサービスを選びましょう 

さらには、現在の状況だけでなく今後の見通しも含めて検討しましょう。

音声の種類を選べるか

オートコールの活用に録音された音声は不可欠です。

 録音音声にもさまざまなバリエーションがあり、人の声を直接録音したパターンや、合成音声による読み上げのパターン などがあります。

また、人の声でも自社の社員によるものや、プロの声優やナレーターを利用できるサービスもあります。

自社で用意できれば安く費用を抑えられますが、スキルが必要で音声の準備までに教育をしなければなりません。

プロの声優やナレーターで対応できるシステムの方が望ましいでしょう。

SMSが利用できるか

SMS(ショートメッセージサービス)が利用できるかの確認もしましょう。

 業務内容によって音声以外にテキストで案内した方が良い場合もある からです。

例えば、オートコールで興味を持ってくれた顧客にURLが記載されたSMSを送信してサイトへ誘導するといった使い方ができます。

また、聞き逃しや聞き間違いの確認を防ぐためにも有効です。

電話番号を選択できるか

オートコールのシステムやサービスによって利用可能な電話番号は異なります。

例えば「03」から始まる番号にしたかったけれど、「0120」から始まる番号しか選べなかったという場合があります。

複数の 番号を選択できるサービスもあるので、希望の電話番号が選択できるか導入前に確認 しておきましょう。

どのような料金体系があるか

オートコールのシステム料金の体系には複数の種類があります。

一般的に「月額制」「1コール接続ごと」「通話時間ごと」の3種類です。

 自社での発信数や時間、録音音声の長さなどを考慮 し検討しましょう。

システムの選定は機能面が充実している点も重要ですが、予算を上回らないように見積もりをあらかじめしておく点も大切です。

既存システムと連携できるか

 自社ですでに導入しているシステムがある場合は、それらと連携できるか確認 しましょう。

電話の営業業務でよく使われるシステムはCTI、CRM、SFAなどがあります。

連携できれば、より効率的に便利になるでしょう。

営業活動にオートコールを活用し業務を効率化しよう


電話での営業にオートコールは大きな効果を発揮します。

 営業の架電業務の効率化を図れ、生産性が向上 します。

人件費や通話料の削減が可能で、一定の品質を保てるため顧客からのクレームも少なくなるでしょう。

オートコールシステムにはさまざまな機能があるため、自社の業務にあわせてサービスを導入してください。

オートコールシステムでおすすめなのが、Scene Liveの「List Navigator.」です。

特長として、架電先につながるまで設定した秒数で1件ずつ連続して発信するため、待機時間を大幅に削減します。

営業業務の効率化に貢献できるでしょう。

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