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2023.10.27更新

PBXの外線転送のやり方|自動転送/手動転送の方法・通話料も解説

電話システムは、クラウド化していることをご存知でしょうか。
PBXをさらに進化させた電話システムとしてクラウドPBXが登場しています。

クラウドPBXはコスト面で大きなメリットがあることが知られています。
しかし、電話の「転送機能」が、いままでより便利になる点は意外と知られていません。

会社においてデスクの電話機宛ての電話で内線や外線で転送することは多くあるでしょう。

クラウドPBXを導入すれば、従来の仕組みよりもよりお得に簡単に転送機能を活用できます。

本記事では PBX転送機能について、クラウドPBXのメリットを含めて解説 します。
PBXを使った電話システムを検討されている方は必見の記事です。
より便利かつ低コストでの電話運用を検討中の場合は、ぜひ参考にしてください。

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PBXの転送機能とは

PBXとは、電話交換機のことをさしています。
掛かってくる電話を各電話機に転送することが可能です。
転送の種類には、次の2つがあります。

  • 内線転送
  • 外部転送

それぞれ紹介します。

内線転送

内線転送は、かかってきた 電話を内線で転送 します。
外部からの電話を一旦保留にして、別の部署や部屋にある電話機に転送します。

各電話機には、内線番号が割り振られているので、担当者がいる電話機の番号に転送する流れです。

例えば、外線「1」、「2」、内線番号「201」、「202」の場合の手順は以下の通りです。

  • 外線「2」から電話がある
  • 窓口スタッフが外線「2」の電話を対応する
  • 一旦保留にする。※このとき、相手には保留の音楽が流れる
  • 担当部署の内線番号「201」に転送する
  • 内線で電話があることと内容を伝えて、外線「2」をつたえる
  • 担当は外線「2」のボタンを押し、電話にでる。

内部転送は、外線を担当者の内線番号に転送することです。

外部転送

外部転送とは、外部からの 電話を携帯電話や他の外線電話に転送 することです。

外部に転送することで、会社以外の場所でも電話に出られるので、外出している営業やテレワークをしている社員に転送することができます。

また、会社に電話が来た際に営業時間外であれば、別の営業所や夜間受付のセンターに外線を転送する際にも使われます。

外部転送は、外線をかけた会社から別の営業所や担当者の外部の電話番号に転送可能です。

PBXを使った外線転送のやり方|自動転送と手動転送


PBXを使って外線に転送するには、次の2つがあります。

  • 外線自動転送
  • 外線手動転送

それぞれ紹介します。

外線自動転送

外線自動転送は外線が会社にかかってきた段階で、 あらかじめ決めておいた外部の番号に自動転送 できます。

事前に担当を設定しておけば、会社のスタッフも割り振りの作業がなくなるので、作業の軽減につながるでしょう。
顧客にとっても転送の際に、待たされることが減るメリットがあります。

自動転送は、電話を受ける人手を介さずに転送できます。

外線手動転送

外線手動転送は、 かかってきた外線を手動で外線に転送 します。

外線電話を一時保留にして、外部の電話機、携帯電話に転送します。
例えば、外線「1」、「2」、他エリアの他部署の外線番号「03-xxxx-xxxx」、携帯番号「090-xxxx-xxxx」の場合、手順は以下の通りです。

  • 外線から電話がある
  • 窓口スタッフが外線の電話を対応する
  • 一旦、保留にする。※このとき、相手には保留の音楽が流れる
  • 担当部署の外線番号「03-xxxx-xxxx」に転送する
  • 担当に電話の有無と簡単な要件を伝える
  • 担当は外線の接続ボタンを押し、電話にでる。

外線手動転送は、かかってきた外線を手動で外線に転送します。

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PBXで外線転送の問題点|通話料がかかる?


PBX外部転送するときは、いくつか問題点や課題があります。
例を挙げると、以下の3つです。

  • 通話料がかかる
  • 転送先には発信元の番号が表示されない
  • 複数の電話回線が必要になる

それぞれ紹介します。

通話料がかかる

外線電話は一般的に、 通話料が発生 します。

会社での電話は非常に多く架電や通話をおこなうので、外部転送を通常に活用すると、通話料がそれに応じてかかります。

会社では電話会議などもおこないますので、長時間通話することもあるでしょう。
外線電話のコストがかかることに留意する必要があります。

転送先には発信元の番号が表示されない

外線を転送された際、 発信元の表示がでることはメリット です。
先方の電話番号のメモを取るとき、発信番号の表示がされれば、電話機が履歴として覚えてくれるので、折り返しの電話の際に便利です。

表示されない場合は、電話番号を確認するために、書き留めておく必要があるでしょう。

突然の電話の問い合わせがあった際に、転送先で切れてしまった場合、こちらから返送することができません。

転送先において発信元の番号が表示されないのは、ビジネスでは機会損失にもつながる可能性があります。

複数の電話回線が必要になる

外線が増えれば、 契約数が増えることになり、費用 がかかります。
外線へ転送すると、複数の回線を占有してしまいます。

そのため、複数の電話回線が必要です。
複数の電話回線分の費用や管理が必要になります。
外線転送をおこなう場合は、複数の電話回線が必要でしょう。

クラウドPBXで外線を転送する5つのメリット


クラウドPBXをご存じでしょうか。
クラウドPBXは交換機をクラウドに配置したものであり、いろいろなメリットがあります。

代表的なメリットは、下記の5つです。

  • 導入や転送費用の削減ができる
  • 転送先でも発信番号を確認できる
  • 複数の転送を設定できる
  • 会社番号で発信できる
  • テレワークでも対応できる

それぞれ解説します。

導入や転送費用の削減ができる

ビジネスフォンは拠点内に主装置や回線などの設備設置があり、工事やメンテナンス費用が膨大にかかります。

クラウドPBXは物理的な設置が不要なので、設置・工事・メンテナンスにかかる費用は一切不要です。

ビジネスフォンでは電話機も主装置に対応した純正の固定電話機でないと使えません。
しかし、クラウドPBXでは手持ちのスマホやパソコン、タブレット端末など色々なハードウェアに対応しています。

社用で使っているスマホやパソコンがあればアプリをインストールすることで、クラウドPBXは簡単に導入できます。

クラウドPBXの導入は、 特別な工事を必要とせず簡単 です。

転送費用についても費用がかからず、以前の電話で必要なはずだった費用を丸ごとカットできます。

ビジネスフォン導入にかかる費用に比べると、数百万円レベルでコストカットできるといわれています。

「とにかくコストを減らしたい」といった場合にクラウドPBXは最適な電話システムといえるでしょう。
クラウドPBXを導入すると、以前のPBXよりも費用の削減が可能です。

転送先でも発信番号を確認できる

クラウドPBXを使用すれば、 転送先でも発信番号の表示が可能 です。

どこからかかってきたのかわかるので、電話対応前の準備、不在時の折り返し電話の際に便利です。

クラウドPBXを使用すれば、転送先でも発信番号を表示できます。

複数の転送を設定できる

クラウドPBXを導入することで場所を問わない運用ができ、転送先も柔軟に設定できます。

携帯電話、外線電話、 最近ではアプリケーションによる通話など柔軟に登録 できます。

複数の転送を設定できるので、顧客ごとに分けるような取り組みができるでしょう。

特に海外拠点を持つ会社もクラウドPBX導入することでコスト、運用面で大きなメリットがあります。

場所の制限を受けずどこにいてもアクセスできるので、拠点を跨いだ内線ネットワークの構築が可能です。

従来は別拠点への連絡は外線でしたが、クラウドPBXではどこにいても関係なく拠点間で内線通話ができ通話料を大幅に削減できます。

設定すれば海外拠点とも内線通話が可能になるサービスもあります。

複数の転送設定をすることで、外部にいても内線転送が可能です。

会社番号で発信できる

クラウドPBXは内線と登録した端末なら、会社番号で発信できます。

以前の電話システムは、会社番号で折り返す場合はオフィスに戻って発信する必要がありました。

 外出しているときに会社から連絡したほうがいい場合 があります。

謝罪や改まった席の際、携帯番号からの電話は、失礼に当たるときがあります。

会社番号で発信できることで、先方も安心して受話器をとれるようになるので、会社番号で発信できることにはメリットがあるでしょう。

また、電話対応する人員がいない中小規模の会社は、クラウドPBXで仕事とプライベートの切り分けができます。

テレワークでも対応できる

働き方改革により会社ではなく、 自宅でテレワーク することもあるでしょう。

テレワークでテレアポをするときに会社番号で発信できることは、相手も「会社から電話がかかっている」と考えるため、自宅や携帯の番号からかかってくるより、信頼される場合があります。

会社番号で発信できるのは、信頼感が高まるのでテレアポの成功率を向上させる助けになるでしょう。

受信時も会社から内線で転送されるので、相手はテレワークとして自宅にいるとはわからずに話せます。

テレワークに取り組むために、クラウドPBXを採用することも考えましょう。

PBXで外線転送する方法を理解して通信環境を整備しよう

PBXの外線転送について説明してきました。
以前のPBXは複数回線が必要だったり、番号表示ができなかったり、なによりコストがかかりました。

クラウドPBXであれば費用面でもメリットがあり、今までのPBXでできないことが可能になります。
 外線転送を考える場合、クラウドPBX を考えてはいかがでしょうか。

クラウド型の電話システムであれば、以下のツールがおすすめです。
顧客へ電話をかけるアウトバンド型なら、累計の導入社数が2,200を超える(※2023年10月時点)実績のあるList Navigator.がおすすめです。

また、顧客からの電話を受けるインバウンド型なら、各種ビジネスツールと連携して情報を管理できるOSORAを検討してはいかがでしょうか。

本システムはクラウド型のシステムであり、従来型の電話機よりコストを抑えられます。

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