リストクリーニングとは？メリットや注意点を詳しく解説

テレアポリストや営業リスト、メーリングリストなど、企業の営業やマーケティングにはさまざまな情報を一覧にしたリストが用いられます。

「リストの情報が古くなって目当ての客に連絡がつかなくなってしまった」
「相手先を間違えてしまい失礼に当たってしまった」

上記のように、リスト管理に関する課題が出てくるのではないでしょうか。

 リストを定期的に見直し、既存のリストを正確な最新の情報に保つことを「リストクリーニング」 といいます。

リストクリーニングによって、リスト内の情報の質が向上し、営業やマーケティングのプロセスが効果的になるでしょう。

本記事では、リストクリーニングのメリットと方法や注意点を詳しく解説します。

リストクリーニングとは

リストクリーニングは、電話番号のリストやメーリングリストなどの情報を整理することです。

テレアポや営業の際には架電先のリストを作成する機会が多いでしょう。

作成した既存のリスト類を正確な最新データに更新します。

 企業が保有する顧客や見込み客のリストは大切な財産で、正確で最新の情報に保つことで的確な営業に活用できる でしょう。

蓄積されたデータを取捨選択し、不要データや重複データ、古くなったデータを削除したり更新したりすることが重要です。

テレアポリストを定期的に見直すリストクリーニングを実施すれば、常に最新の情報を保てます。

正確な情報を持ったテレアポリストは、電話での営業の成功には欠かせません。

コールセンターにおけるリストクリーニングのメリット4つ

コールセンターでのリストクリーニングでメリットがいくつか得られます。

リストクリーニングの実施によって得られるメリットには以下の点が挙げられます。

• 効率性の向上とコストの削減
• 顧客をセグメント化しターゲットを絞れる
• 顧客の信頼度が上がる
• リストのブラックボックス化の解消

メリットを詳しく解説します。

効率性の向上とコスト削減ができる

リストクリーニングによって効率性が向上し、コストの削減も可能です。

リスト内の情報が更新されることで、正確かつ最新のデータが整備されるからです。

 正確で最新のデータを用いれば、無駄な架電や不要なコンタクトを回避 できます。

さらに、無効な情報や重複したデータの削除で、データベースのサイズ削減にもつながります。

無効な情報が含まれたリストでテレアポや営業をおこなえば、余分なコストが発生するでしょう。

誤った電話番号にかけてしまった通話料や、無効な情報が蓄積されたデータベース内のデータは無駄なコストです。

リストクリーニングの実施は、コールセンターにおける効率性の向上とコスト削減に貢献します。

セグメント化しターゲットを絞れる

セグメントとは、集団やまとまりの区分を指します。

リストクリーニングでセグメント化すれば、ターゲットを絞った営業活動も可能です。

 顧客の属性や購入履歴をもとにセグメント化することで、よりターゲットを絞ったアプローチができるようになる からです。

システムでステータスの管理や、電話番号以外の情報を付与できれば、属性や行動にまつわるデータを集めやすくなります。

セグメント化してターゲットを絞れるようになると、営業やカスタマーサポートで的確なアプローチにつなげられるでしょう。

顧客からの信頼を得られる

リストクリーニングによって、正確な情報を持つリストが作成できます。

正確な情報を持つリストは、顧客からの信頼を得るために欠かせません。

なぜなら、誤った情報によるコンタクトやアプローチは、顧客にとって不満となる恐れがあるからです。

誤った番号への架電や、同じ会社に重複して営業をかけることは顧客に良い印象を与えません。

顧客からの 信頼を得られれば、満足度の向上 にもつながります。

長期的なビジネスの発展につなげられるでしょう。

リストのブラックボックス化を解消できる

古くなった情報や誤った情報は削除し、正確な最新の情報に更新します。

 リストがブラックボックス化せず、効果的な営業活動に貢献できる でしょう。

顧客の見込み管理ができていなかったり、データの記入漏れのミスが発生したりすると、架電結果がブラックボックス化してしまいます。

リスト管理の機能を活用し、架電結果を記録しておくことが大切です。

これらの結果の管理をもとに、リストクリーニングで古くなった情報や誤った情報が削除できます。

リストクリーニングによって、コールセンターのテレアポリストを最適化し、ブラックボックス化を解消できるでしょう。

リストクリーニングの方法

リストクリーニングの実施は以下の手順で進められます。

• 重複した情報の削除
• 無効な電話番号の削除
• 情報更新とエラーを修正
• セグメント化
• リストの統合

本記事では、テレアポリストや営業リストといった電話番号が中心のリストのクリーニング方法を解説します。

電話番号に限らず、メールアドレスや住所にも適応可能です。

それぞれの手順を詳しく解説します。

重複した情報を削除

リスト内には、重複した顧客情報がいくつも存在する場合があります。

 同じ情報を持つ複数のデータを検出して、1つだけにまとめて残します 。

もし重複した情報が残されたままリストを1件ずつ電話したら、同じ顧客に架電してしまう恐れもあり信頼性が失われかねません。

リスト内の重複した情報を削除します。

無効な電話番号を削除

無効な電話番号やメールアドレスは削除しましょう。

無効な電話番号には、形式が不正確な場合と使用されていない番号の場合があります。

形式が正しいかはケタ数や、番号のルールにのっとっているかで判断します。

電話番号だけでなく、メールアドレスや住所にも適用可能です。

使われていない番号になっている場合もあります。

 顧客との最近の履歴を確認し、無効になっている場合は削除 しましょう。

顧客情報の更新とエラーのある情報の修正

情報が古い場合には、正確で最新のものに更新します。

必要であれば情報が正確かどうか確認のために、顧客側にあらためて連絡をとってから更新しましょう。

定期的な 情報の更新によって、電話番号が正確 だと確認できます。

通話システムにステータス管理の機能を備えていた場合、電話がつながらない、相手が変わっていたといった情報を随時更新できます。

顧客情報は定期的に更新し、常に正確で最新のものになるようにしましょう。

セグメント化

リスト内のデータを特定の属性やアクションに基づいてセグメント化します。

顧客のターゲットとなるセグメントを定義して分類します。

属性は年齢や性別、住んでいる地域などです。

アクションには、購入履歴や問い合わせ履歴などがあります。

 セグメント別に顧客のデータを分類し、ターゲットに合わせた営業活動が可能 です。

セグメント化には、電話番号の他に顧客のあらゆる情報を収集しておく必要があるでしょう。

リストクリーニングによるセグメント化で、営業効果の向上が期待できます。

リストの統合

複数のリストが存在する場合には1つの統合したリストにまとめましょう。

異なるリストでは、データ形式が異なる場合があります。

データの形式を統一し、整合性を保ちましょう。

 データ管理が容易になって、効率的なリスト管理 が可能です。

リストの統合の際には念のため、元のリストデータは削除せずバックアップとして残しておきましょう。

リストクリーニングにおける3つの注意点

リストクリーニングを実行する前に、注意点を理解しましょう。

注意点を踏まえることで、効果的なリストクリーニングが可能です。

「定期的な実行」「バックアップを必ずとる」「システムの活用」の3点について解説します。

定期的に実行し鮮度を保つ

リストクリーニングは一度実行しただけでは十分ではありません。

 定期的におこない、リストの鮮度を保つ ことが重要です。

常に最新の情報を保てれば、効果的な営業活動が実現できるでしょう。

リストのバックアップを取り誤削除を防ぐ

リストクリーニングをおこなう前に、必ずデータのバックアップをとっておきましょう。

リストクリーニングの過程で、重要なリストデータを誤って削除してしまう可能性があります。

万が一誤って 重要な情報を削除してしまっても、バックアップから復元可能 です。

リストクリーニングが可能なシステムを活用

 リストクリーニングは専用ツールや、リスト管理が可能なシステムの活用 をおすすめします。

手作業でのリストクリーニングも可能ですが、手間や時間が多くかかってしまい、定期的な作業に人手がさけない可能性もあるでしょう。

アウトバウンドのコールセンターシステム「List Navigator.」は、リスト管理機能を備えています。

ステータス管理ができるため、誤架電やかけ忘れを防止できます。

見込み管理の中でも、「担当者接続」「担当者未接続」「資料送付」「折り返しあり」などのようにステータスを細分化が可能です。

必須の入力項目の作成で入力漏れを防げるでしょう。

リスト重複の除外や、検索機能などリストクリーニングに役立つ管理機能を標準で搭載しています。

リストクリーニングは定期的に実施しよう

リストクリーニングとはリスト内の情報を精査し、重複やミスのあるデータを削除・更新することです。

リストクリーニングを定期的に実施することで、リスト内のデータの正確性が向上し、効果的な顧客への対応と業務の効率化を実現できます。

コールセンターで効果的なアプローチができるようになり、全体の生産性も向上するでしょう。

本記事を参考に自社のテレアポリストや営業リストのクリーニングを定期的に実行してみてください。

リストクリーニングをおこなうには、 リスト管理が充実したコールセンターシステムの活用がおすすめ です。

アウトバウンド向けのコールセンターシステム「List Navigator.」は、リストクリーニングをはじめ多くのリスト管理機能を備えています。

リストクリーニングを効率的にしたい場合は、ぜひ導入を検討してください。