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2023.01.16更新

テレアポの架電数を増やすには?営業効率を高める準備やコツも解説

テレアポは電話を使用した営業手法で、新規顧客を開拓する重要な役割を担っています。

しかし「なかなかテレアポの架電数が増やせない」「架電してもすぐ断られてばかりで成約につながらない」とお悩みではありませんか。

本記事では テレアポにおける1日あたりの架電件数の目安や架電数を増やすための事前準備、トークのコツ、注意点 を紹介します。

テレアポは断られる確率が高いからこそ、手当たり次第に架電しても成果が期待できません。

テレアポの架電数を効率的に増やしたい方は、ぜひ参考にしてください。

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なぜ架電数を増やす必要があるのか?

どんなにアポ獲得率が高くても、そもそも 架電数が少なければテレアポの成果は期待できません。 

架電数を増やすことは、テレアポ成約率アップの必須要素です。

1日あたりの架電数の目安を把握することで、テレアポ業務の効率化が見込めます。

架電数の重要性とテレアポで1日に架電する件数の目安を確認しましょう。

テレアポの成果は架電数に左右される

そもそもテレアポとは、テレフォンアポイントメントを省略した言葉です。

まだ自社と接点がない新規の相手を対象に架電し、商談や訪問営業の約束を獲得する業務を意味します。

どんなにアポ獲得率が高くても、架電数が少なければテレアポの成果は飛躍しません。
 架電数を増やすことは、テレアポの成果に直接つながる重要な要素 といえます。

テレアポで1日に架電する件数の目安

 架電する件数の目安は、1日あたり60件 といわれています。

1架電あたり4〜5分と、長すぎず短すぎない対応を心がけましょう。

架電時間が長いと丁寧に対応できますが、架電数が減り効率的ではありません。

一方で架電時間が短いと、顧客とコミュニケーションが取れずに、ヒアリング不足になる可能性があります。

すぐに断られても、現状の不満や悩みを簡単にヒアリングする、相手先の担当者の名前を聞くなど次につながる行動をしましょう。

また、テレアポの成約率は低いといわれています。
テレアポ初心者なら、成約率は1%以下が一般的です。

アポ獲得率を上げようと意気込みすぎると、精神的に疲れてしまうかもしれません。

 「100件のうち1件成功すれば大丈夫」 と精神的に追い込まないメンタルを持ちましょう。

テレアポの架電数を増やすための事前準備


やみくもに架電するだけでは、アポインターも疲弊したり、効率が悪かったりと大幅に架電数を増やすことが期待できません。

テレアポの架電数を増やすには、以下の事前準備をしましょう。

  • 架電リストを管理する
  • トークスクリプトを作成する
  • ロールプレイ研修を実施する
  • 架電する時間帯をリサーチする
  • 架電する前にアプローチする
  • コールシステムを導入する

念入りに 準備すれば、短時間でも効率よく架電が増やせます。 

それぞれの事前準備についてチェックしましょう。

架電リストを管理する

テレアポの架電数を増やすためには、質の高い架電リストを管理しましょう。

架電リストを管理すれば、やみくもに架電することもなく、 自社に興味を持ってもらえる可能性が高い顧客に効率的にアプローチ できます。

架電リストに掲載される顧客情報のアップデートは必須です。

近年は、電話以外にもメールやチャットなど顧客からの問い合わせは多様化しています。

顧客とのやりとりに食い違いが生じると、トラブルが発生する可能性も否定できません。

散財しがちな顧客情報を整理し、他部署との連携を円滑に進めたいなら、 顧客管理システムが搭載されたビジネスフォン を利用しましょう。

トークスクリプトを作成する

トークスクリプトはテレアポの架電数を増やすのに欠かせないアイテムです。

トークスクリプトとはトークの台本を指し、 アポインターの経験値にかかわらず均一な対応 ができます。

トークスクリプトは、主に以下の3つの内容で作成しましょう。

  • 導入・ヒアリング
  • 商品の提案・紹介
  • アポの獲得(クロージング)

顧客のニーズは変化するので、トークスクリプトの内容は定期的に見直すのが大切です。

録音機能を備えているコールシステムを導入すれば、顧客のニーズ把握や、一人ひとりのアポインターのトークに対するフィードバック効果も見込めます。

ロールプレイ研修を実施する

トークスクリプトの準備ができたら、社内でロールプレイング研修を実施するのも架電数を増やすのに重要です。

さまざまなシチュエーションを想定したロールプレイは 対応力を鍛えたり、自社の商品理解が深まったりとアポインターの自信につながります。 

アポ獲得率が高いアポインターのトークを聞けば、自分とのトークとの違いや改善点を自発的に知る機会にもなるので、社内教育にもおすすめです。

架電する時間帯をリサーチする

架電がつながるためには、相手先が対応しやすい時間帯をリサーチしましょう。

担当者がいない時間帯に架電しても、対応してもらえる可能性は低いです。

 電話がつながりやすいゴールデンタイム  に集中して架電してください。

一般的な企業は午前中の会議の時間帯を避けて昼過ぎ、飲食店はランチや仕込みの時間を避け客足が少ない14〜16時がおすすめです。

架電しても担当者が不在なら、次のアポ獲得のために、担当者の名前と電話がつながりやすい時間帯を聞きましょう。

架電する前にアプローチする

架電数を増やすのに、架電する前に相手先にアプローチすることも欠かせません。

一般的な企業の受付担当者は、上司から「営業電話は断るように」と指示されている場合が多いです。

事前にセミナー参加の案内メールを送る、資料送付など相手先との関係を構築しましょう。

接点を作ることで、 担当者へ電話をつないでもらう確率が高まります。 

できる限り、架電前に担当者の名前をリサーチしましょう。

「〇〇様はいらっしゃいますか」と担当者を名指しすることで、受付担当者の不信感は解消されて受付を突破しやすいです。

コールシステムを導入する

コールシステムの導入は、架電数を増やすのにおすすめです。

固定電話では登録できる番号数に制限があり、液晶画面もないので顧客情報が確認できません。

CTI機能を備えたコールシステムなら、通話しながらパソコン画面上に顧客の名前や住所、過去にあった自社とのやりとりなどをポップアップで表示できます。

ワンクリック発信機能を利用すれば、アポインターが自分で顧客の電話番号をダイヤルせずに発信が可能です。

アポインターの電話番号の入力ミスや手間を省けて効率的に架電できる便利な機能といえます。

自社の架電業務の効率化を目指すなら、 コールシステムの導入を検討しましょう。 

コールシステムについて詳しく知りたい方は、「コールセンターシステムとは|システムの種類とメリット・デメリット」を参考にしてください。

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テレアポ成約数を増やすのに欠かせないトークのコツ

テレアポは顔の見えない相手に電話だけで営業しなければならないため、 成約数を増やすためにはトークのコツをつかむ必要 があります。

テレアポの成約数を増やすのに欠かせないトークのコツは以下の通りです。

  • 声のトーンは明るく大きな声で話す
  • 一方的に話さず相手の情報を聞き出す
  • ベネフィットを最初に伝える
  • 断られないように質問を使い分ける
  • 導入事例を伝えて相手にイメージさせる
  • 長々と説明せず簡潔に話す

それぞれのトークのコツについて解説します。

声のトーンは明るく大きな声で話す

テレアポ成約数を増やすのに欠かせないトークのコツ1つ目は、声のトーンは明るく大きな声で話しましょう。

テレアポでは、相手の顔が見えず、声だけのやりとりになります。

架電する際は、顔を見て話す時よりも声のトーンは明るく大きな高い声を意識して、ハキハキと話してください。

電話越しの声は聞こえにくいため、聞き直しなどによる顧客のストレスを軽減するメリットもあります。

架電時の声を意識するだけで 相手に与える印象が格段によくなり、話を聞いてもらいやすくなる のでおすすめです。

トークに自信がないと、自分が想像する以上に早口になる可能性があります。
丁寧にゆっくり話すことも心がけてください。

一方的に話さず相手の情報を聞き出す

テレアポの成約数を増やすために、一方的に話さず相手の情報を聞き出しましょう。

自社の情報や商品紹介を一方的にされると、相手に与える情報量が多くなり、相手は混乱するかもしれません。

過度に売り込まず、 相手からニーズや不満を聞きだし、自社の提案が相手のニーズを満たすこと を伝えましょう。

顧客と対面で接客しているかのように対話をすれば、相手に安心感を与えて信頼が得やすいです。

電話口で信頼関係を築くことが、テレアポ成約率アップの第一歩といえます。

ベネフィットを最初に伝える

テレアポの成約率を増やすには、ベネフィットを最初に伝えるのも効果的です。

自社の商品やサービスを利用すれば、相手の悩みや課題が解決できるといったベネフィットを伝えるように心がけてください。

ベネフィットを知れば 相手の自社に対する興味・関心度合いは大きく変わります。 

  • 「弊社の○○は、初期費用が△△よりも半分に抑えられるという点で多くのお客様に喜んでいただいています」
  • 「弊社の○○というサービスは、ランニングコストが従来の1/3削減できるだけでなく、業務効率が上がったとお声をいただいております」

導入後に削減できるコストなどを具体的な数字を交えながら、会話を進めるのもおすすめです。

断られないように質問を使い分ける

断られないように質問を使い分けるのも、テレアポの成約率を増やすのに欠かせません。

アポインターは 話を相手に最後まで聞いてもらうため、クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを巧みに使い分けましょう。 

会話の冒頭で「今、担当者様はお手すきでしょうか」とオープンクエスチョンで聞いてしまうと、「忙しいです」と電話をつないでもらえる可能性は低いです。

「◯◯についてお話をさせていただきたいのですが、△日の午前と午後でしたらどちらがご都合よろしいでしょうか」と選択肢を絞ったクローズクエスチョンをしましょう。

相手が断りにくいトーク展開となり、訪問や商談へと誘導しやすくなります。

相手が商品やサービスの不満などを話し始めたなら、「次に導入するサービスにはどのような機能を期待されますか」とオープンクエスチョンを切り出しましょう。

オープンクエスチョンで相手の現状をヒアリングすることで、オペレーターや自社に対する安心感が高まります。

解答しやすいクローズドクエスチョンからトークを円滑に始め、より具体的な内容をヒアリングするためにオープンクエスチョンへと遷移しましょう。

導入事例を伝えて相手にイメージさせる

テレアポの成約数を増やすのに、導入事例を伝えて相手にイメージさせることも必須です。

「御社と同業の〇〇社で弊社は導入実績があり、売上げが2倍になった事例がございます」と、 導入後の具体的な伸び率を数字で伝えるとイメージがしやすく なります。

ただし、架電相手にメリットとなる導入事例を伝えないと効果はありません。

導入事例を伝える際は、事前に相手の情報や競合他社の情報収集をしっかりと行いましょう。

長々と説明せず簡潔に話す

テレアポの成約数を増やすのに、アポインターは長々と説明せず簡潔に話すことを意識しましょう。

テレアポは事前のアポなしで架電するため、 電話の時間が長ければ長いほど、相手に大きな負担 をかけます。

相手が不快感を抱けば、自社への印象が悪くなるかもしれません。

架電の際は、最初にベネフィットを話す、一方的に説明ばかりを話さないなどを意識しましょう。

架電数を増やすことで起こり得る2つのデメリット

架電数を増やすことでアポの成約率は高くなります。

しかし「とにかく架電数を増やせばいい!」と考えていると、以下の2つのデメリットが起こるかもしれません。

  • トークの質が下がる
  • 目標達成のプレッシャーが強く離職率が上がる

2つのデメリットと解決策を解説します。

トークの質が下がる

架電数を増やすデメリットの1つ目は、トークの質が下がることです。

アポインターは、1人でも多くの顧客に架電しなければならない焦りから、適切なトーク時間を取れないかもしれません。

ベネフィットや要点を伝えられず、 アポ成約率の低下につながるリスク があります。

1日に何百件と困難な架電回数を設定せずに、1回5分程度の架電時間を設定しましょう。

目標達成のプレッシャーが強く離職率が上がる

架電数を増やすと、目標達成のプレッシャーが強く離職率が上がるリスクは避けられません。

架電数を増やすことを社内目標すると、 体力勝負になりやすく、アポインターは心身ともに疲弊して離職率の上昇 につながります。

人員が少なくなると、他の人の負担が増えて、さらに人が減るという負のスパイラルに陥ることも多いです。

社内目標は、架電数だけでなくアポ獲得数や成約数なども設定すると、オペレーターのモチベーションが維持しやすくなります。

架電数を増やしてアポの成約率をアップさせよう

架電数を増やすためには、紹介した事前準備が欠かせません。

トークのコツを知り営業経験を積むことで、短時間でも効率よく営業ができ、アポの成約率は上がります。

架電数を増やしながらもアポの成約率アップを目指すなら、 Scene Liveの「List Navigator.」  はいかがでしょうか。

オートコールや最大5倍架電ができるプレディクティブコールのように、ワンクリックで可能な架電スタイルを提供しています。

稼働中の架電結果はリアルタイムでデータ化されるので、管理しやすいのも特徴です。
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