オートコールの費用は？選定ポイントや導入時の注意点

テレアポや督促、アンケート調査などで企業側から個人へ電話をかけるアウトバウンド業務を運営するコールセンターは数多くあります。

アウトバウンドのコールセンター運営で効率化がうまくいかず、生産性も上がらないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

短時間に一斉に発信可能な オートコール機能は、アウトバウンド業務で効率化や生産性向上 に大きく役立ちます。

しかし、導入にあたってオートコール機能はいくらくらいの費用がかかるのか、どのような料金体系なのかとわからないこともあるでしょう。

本記事ではオートコールについて解説し、導入の料金体系や費用相場を紹介します。

オートコールとは

「オートコール」とはあらかじめ録音した音声を使って、リストで指定した電話番号へ一斉に発信できるシステムです。

大量の発信が一度にできるので、アンケート調査・督促・アポイント確認など多くの用途で活用されています。

特に アウトバウンドと呼ばれる企業側から個人へ発信する業務に役立つ ため、よく利用されています。

従来のオペレーターの架電業務は、リストの電話番号を1件ごとにダイヤルしているのが一般的でした。

時間や労力がかかる割には成果が上がらず、心理的負担も大きいという課題がありました。

オートコールは通話相手が自動の音声応答に従い、電話機のボタン操作で双方向でのやりとりができる機能です。

自動化によって業務の効率化やコストの削減、オペレーターの心理的な負担の軽減も期待できます。

【導入形態別】オートコールの費用相場

オートコールシステムの利用には、さまざまな料金体系があり導入形態ごとに変わってきます。

 コールセンターの規模や用途に応じて導入形態を選択 します。また、導入形態が同じであってもサービスによって料金プランはさまざまであるため、予算との兼ね合いで選ぶことが大切です。

オートコールの導入形態

オートコールは導入形態によって、料金体系が異なります。
そのために料金が固定化されておらず、相場がわかりにくくなってしまいます。

導入形態の種類は大きく分けて、 「システム導入」「クラウド」「委託」の3つ です。

システム導入型はオートコールシステムを購入し、自社のサーバーにインストールするタイプです。

自由に運用でき機能も豊富ですが、コストがかかってしまいます。

クラウド型はインターネットを通じてサービス提供者のサーバーを利用するタイプです。

導入がスムーズで費用は抑えられますが、機能が少なくなります。

委託型は発信内容を依頼することで、代行発信してくれるものです。
料金を抑えられますが、できることが限られてしまいます。

料金体系と費用相場

オートコールシステムに関する料金の内訳には、 「初期費用」「月額費用」「通話料」 があります。

初期費用はシステム導入型では、オートコールシステムの購入費用です。
他のタイプにおいても、契約料などが初期段階で発生します。

月額費用はシステム導入型の場合は保守費用として、クラウド型では回線使用料として発生します。

委託型でも月額費用が発生する場合はあるでしょう。

通話料はほとんどのサービスで必要であり、1通話あたりの費用はサービスによって異なります。

タイプ別に相場を確認ましょう。

月々の通話時間や最大コール数、搭載機能などを踏まえて料金体系を選択しましょう。

オートコールの費用の他に聞いた方が良いこと・注意点

オートコールを導入する際は、費用以外にも確認すべきポイントがいくつかあります。

オートコールの具体的な活用方法や発信件数の限界、最終的なコストなどを事前に把握しておくことで、後々のトラブルや予想外の出費を避けられます。

ここからは、 オートコールの費用の他に聞いた方が良いこと・注意点を3つ 解説します。

• オートコールにはどのような活用方法があるのか？
• オートコールは1日で最大何件発信ができるのか？
• トータルで費用はいくらかかるのか？

オートコールにはどのような活用方法があるのか？

 オートコールには見込み客発掘や販売促進活動としての利用のほかに、多岐にわたる活用方法 があります。

例えば、支払いの督促やアポイントメントのリマインダー、顧客満足度調査など、業務効率化を図るためのツールとして活用可能です。

オートコールの導入を検討する際には、まず自社のニーズに合わせて活用できるかどうかを確認しましょう。

また、提供業者によって得意分野が異なるため、自社の目的に最適なサービスを提供してくれる業者の選定も大切です。

オートコールは1日で最大何件発信ができるのか？

オートコールを導入する際、 1日に最大で何件発信できるかは重要な確認事項 です。

オートコールは通常、回線を利用して発信を行いますが、1回線で処理できる発信件数には限りがあります。

大量の発信を希望する場合、複数の回線を同時に使用する必要があるため、費用が増加する可能性があります。

システムが1日でどれだけの件数を発信できるかを確認してから、自社のニーズに合った発信能力を持つサービスを選びましょう。また、回線の増設が必要な場合の費用も考慮する必要があります。

最終的な費用はいくらかかるのか？

オートコールを導入する際は、 最終的にどれくらいの費用がかかるのか を確認しましょう。

具体的には、「どのような用途で使用するのか」「毎日どれくらいの発信を行いたいのか」を明確に伝えた上で、ひと月あたりの合計費用を見積ってもらいます。

詳細な条件をもとに質問することで、自社に最も適したサービスを提供してくれる業者を見つけられるでしょう。

コールセンターのオートコールを導入すると得られる4つのメリット

コールセンターにオートコールを導入すると、いくつかのメリットが得られます。

オートコールはコールセンター業務の中でもアウトバウンドの効率化が期待できます。

アウトバウンド業務に従事するオペレーターは心理的な負担が少なくありません。オートコールは心理的な負担の軽減も可能です。さらに、対応での品質に差が出ないよう業務を平準化し、コスト削減も期待できます。

 オートコールをコールセンター業務に導入すると得られるメリット を詳しく解説します。

アウトバウンド業務の効率化

コールセンター業務の中でも、特にアウトバウンド業務を効率化できる点がメリットです。

オペレーターが1日にかけられる一人当たりの架電の上限は200件ほどです。

オートコールであれば 1日に1台当たりで数万件の架電も可能 となります。

また、発信日時も自由に設定できるので、顧客に合わせて在宅率の高い時間帯に発信したり、お店の営業時間外に架電したりといったことが可能です。
業務の効率を上げられれば、他の対応にリソースを活用できます。

応答の待ち時間が減ることでアウトバウンド業務を効率化できるでしょう。

オペレーターの心理的な負担の軽減

コールセンターには一定数のクレームやトラブルはつきものであるため、オペレーターの心理的な負担は少なくありません。
オートコールの活用で、心理的な負担を軽減させることが可能です。

特にアウトバウンド業務は、督促や見込みのない顧客へのテレアポなどストレスフルな通話が多くなってしまいます。

オートコールであれば、電話発信から応答や案内までをシステムが代わってくれます。

 オペレーターの心理的な負担を軽減できれば、離職する人が減少し定着率の向上 も期待できます。

業務の平準化による品質向上

オートコールシステムの導入で、業務の平準化による対応品質の向上が期待できます。

従来の方法である人によるオペレーターの対応だと、どうしても対応品質はスキルや経験値など個人の能力に左右されてしまいがちです。

オートコールであれば、 電話対応はシステムに任せられるので、品質を均一化 できます。

事前に設定した音声スクリプトに従うため品質が平準化されます。

コストの削減

アウトバウンド業務のコールセンターでは、多くの人件費と通話料などのコストが発生します。

オートコールの導入で、 オペレーターの人件費や通話料などさまざまなコストを削減 できます。

オペレーターの離職率が低減できることで、新たに採用する人の教育などにかける費用を削減できるからです。

また、大量発信しても料金が発生するのはつながった電話のみなので、通話料のコスト削減も可能です。

オートコールによって人件費や通話料などコールセンター業務にかかるコストを削減できるでしょう。

オートコール機能を備えたシステムの選び方

オートコールの機能を選ぶ際には、利用したい用途や料金体系、最大でできるコール数、音声の種類をポイントにしましょう。

自社のコールセンターの用途や規模に合わせたシステム選択が重要です。

 システムの選び方のポイント を詳しく解説します。

利用したい用途

コールセンターの用途は多岐にわたります。
オートコール機能をどのように使うかによってサービスの選択は変わってきます。

自社に合ったシステムを選ぶためには、 督促・テレアポ・アンケートなど、どの用途で利用したいのか考慮 しましょう。

そして、どれくらいコール先があるか、どのようなフローや分岐を考えているかなどを検討します。

例えば、アンケート調査であればフローや分岐の機能が設定されている方が望ましいでしょう。

督促であれば、録音音声の長さが十分でなければなりません。
利用したい用途に合わせてシステムを選択しましょう。

料金コスト

オートコールシステムはサービスによって料金体系が異なり、単価も変わります。
値段が安いという理由だけで契約してしまうと、品質に問題があったり必要な機能が備わっていなかったりという事態が起こりかねないので注意してください。

また、あまり電話を多くかけないのに大容量のプランは必要ないでしょう。
 自社でどれくらい発信数があるか、録音音声の長さはどれくらいかなどを考慮 し、最適なものを選びましょう。

最大コール数

発信できるコール数の時間あたりの最大値はシステムによって異なってきます。
 自社サービスや使いたい用途に合わせてどれくらいのコール数が必要か考慮した上でシステムを選択 しましょう。

アンケート調査はサンプル量を集めることが重要なので、最大コール数が多い方が良いと言えます。

しかし、多ければ多いほどいいというわけではありませんので、予算と照らし合わせながらシステムを選択してください。

音声

 自動応答に利用する音声がシステムによって選択可能 です。
例えば、社員の声を利用する、機械音でスクリプトをそのまま読み上げるなどさまざまな種類があります。

サービスによっては、プロの声優や音声合成で有名タレントの声を忠実に再現できるものもあります。

人によっては録音音声や合成音声に対して不快感や警戒感を持つ場合もあるので、適切な音声を選択するようにしましょう。

オートコール機能導入の活用事例

オートコール機能の導入は、さまざまな業種で業務効率化やコスト削減に大きな効果を発揮しています。特に、架電業務が多いサービス業や営業代行業では、効果が顕著に表れるでしょう。

ここからは、実際に オートコール機能が活用されている事例 を挙げて、どのように企業の成長を支えているのかを紹介します。

• サービス業：架電数アップ、コスト削減
• 営業代行：架電数が30％アップ

サービス業：架電数アップ、コスト削減

サービス業でオートコール機能を導入することで、 架電数の大幅なアップとコスト削減 が実現できます。

例えば、中規模の飲食チェーンや美容サロンでは、キャンペーン告知やリピート促進のために大量の架電が必要です。オートコール機能を活用することで、人手をかけずに短時間で多くの顧客にアプローチできます。

従業員の負担を軽減しつつ、効率的に業務を進めることが可能です。また、従来の電話対応にかかる人件費を削減できるため、運用コストの最適化にもつながります。

オートコール機能はサービス業の業務効率化とコスト削減において、とても効果的なツールと言えるでしょう。

営業代行：架電数が30％アップ

オートコール機能を中規模の営業代行会社に導入したことで、 架電数が30％アップした事例 があります。

手動での電話発信にかかる時間を削減し、短期間で多くの見込み客にアプローチできたため、商談機会の増加に貢献しました。

また、スタッフがより営業活動に集中できるようになったため、成約率の向上やクライアントの満足度向上にもつながっています。

オートコール機能は、サービス業だけではなく営業代行業でも効果を発揮します。

オートコールの費用体系は業務に合わせたシステム選択を

オートコールはコールセンターの効率化に非常に役立つシステムです。アウトバウンド型の業務には多くのメリットがあります。

 自社の業務に沿った料金プランを選択して、コストを抑えつつ最大限の活用 をしましょう。

オートコール機能のあるサービスは数多くありますが、 おすすめはList Navigator. です。

オートコール機能を搭載していながらも、テレワークにも対応している柔軟性の高さが魅力です。

ほかにもさまざまな機能で電話営業の効率を上げられるので、CTIを導入する際はぜひ検討してください。