営業電話におけるアポの取り方とは？コツや会話例を解説

電話によるアポ取りは、見込み顧客に自社を知ってもらうために有効な営業手段の1つです。

しかし「アポ取り電話の成果が出ない」「うまく契約につながるコツを知りたい」など、電話でのアポ取りに課題を抱えていませんか。

本記事では、 電話でアポを取る基本的な流れやアポ取りを成功に導く9つのコツを具体的な会話文例 を紹介しながら解説します。

電話を使ったアポの取り方では、相手の顔色が見えないため、臨機応変に対応できるスキルや事前準備欠かせません。

テレアポの効率化を目指す企業や担当者は、ぜひ参考にしてください。

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営業電話でアポを取る方法とは

アポ取りとは、 電話やメールで見込み客に商談や面会の約束を取り付けること です。

アポなしでいきなり訪問する飛び込み営業では、担当者によっては不信感を抱くかもしれません。

電話でアポを取る方法なら、相手の立場や状況を想像しながら対応するため、警戒心を解けます。

一方で電話でのアポ取りは簡単ではなく、苦労している担当者も多いのが現状です。

電話によるアポ取りの必要性や、なぜ電話でのアポ取りは難しいのかについて詳しく解説します。

電話によるアポ取りの必要性

アポ取りは見込み顧客に自社の商品やサービスを認知してもらい、新規顧客を獲得するために行われます。

どれほど優れた商品でも認知されなければ、売上にはつながりません。

見込み顧客に自社の商品やサービスを知ってもらう機会を作ることは、営業活動において重要です。

新規顧客を開拓する方法の1つに、飛び込み営業があります。

面識のない相手にアポなしでいきなり訪問すると、担当者に面会させてもらえず、失礼な印象を与えるかもしれません。

電話によるアポ取りなら、 対面と同じく臨機応変に対応でき、じっくりと話を聞いてもらえる機会を調整 できます。

メールによるアポ取りもありますが、すぐに相手の反応がわからないため、返事を待つしかありません。

一方的な情報伝達にならず双方向のやり取りができる点は、電話によるアポ取りのメリットといえます。

なぜ電話でのアポ取りは難しいのか

新規顧客の開拓に効率的な電話でのアポ取りですが、「電話でのアポ取りは難しい……」と頭を抱えている担当者もいます。

なぜなら、 対面よりも横柄な対応で断られたり、拒絶反応をされたり と嫌な経験をした担当者が多いからです。

しかし、電話でのアポ取りの成功率は1~2%程度といわれています。

「断られて当たり前」と考え、経験を積んでいくしか道はありません。

ただし、相手の立場を考えた誠実な対応や切り返し術を知ることで、電話でのアポ取り成功率はアップします。

電話でのアポ取りの成功率については、「テレアポ平均成功率はどれくらい？アポ獲得を格段に上げるコツも解説」を参考にしてください。

電話でアポを取る方法【基本的な流れ】

実際に電話でアポを取るためには、まずは基本的な流れを把握しましょう。

基本的な流れは以下の通りです。

• 挨拶・名前を名乗る
• 要件を端的に伝える
• アポの日程を調整する
• お礼を伝え電話を切る

各ステップについて解説します。

挨拶・名前を名乗る

電話がつながったら、まずは 挨拶をして社名と自分の名前 をきちんと名乗りましょう。

新規顧客なら「突然のお電話で失礼いたします。」、既存顧客なら「いつもお世話になっております。」と挨拶するのがマナーです。

社名と個人名をハッキリと名乗るのも忘れないでください。

挨拶や名前を名乗ることで、相手の警戒心を解き、丁寧な印象を残しましょう。

要件を端的に伝える

次に、どのような要件で電話をしたのかを端的に伝えましょう。

最初に要件を伝えることで、「何か売り込まれるのか……」「話を聞いたら契約させられる」などの不信感を与えず、相手の時間を無駄にしません。

電話でアポを取る際は、冗長な説明は避けましょう。

電話は 相手の時間を奪うため、長々と説明すると、ストレスを与えてしまう 恐れがあります。

好印象を残すためにも、要件は簡潔に伝えるのがおすすめです。

アポの日程を調整する

電話での会話が順調に進んだら、アポの日程を調整しましょう。

相手のスケジュールを聞き、いくつかの候補日を提案します。

ただし、相手のスケジュールを優先しようと「ご都合の良い日時はございますか」と聞くのは注意してください。

日程調整を億劫に感じられてしまい「また連絡します」と商談のチャンスを逃す可能性があります。

「来週の火曜日か木曜日の15時からはいかがでしょうか」と 主導権を握りながらも、具体的な日程を提示 して、確実に押さえましょう。

アポの日程が決定したら、齟齬が起きないように日時と場所を復唱して確認するのも大切です。

お礼を伝え電話を切る

最後に、 相手にお礼と感謝の気持ちを伝えて 電話を切りましょう。

電話は非対面コミュニケーションのため、声で気持ちを伝えなければなりません。

相手が貴重な時間を割いて電話に出ていることに、お礼を伝えるのを忘れないでください。

アポ取りに失敗しても、「貴重なお時間いただきまして、ありがとうございました」と誠意ある対応をしましょう。

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電話でのアポ取りを成功に導く方法【9つのコツ】

むやみやたらに架電をこなすだけでは、電話でのアポ取りの成功率は高められません。

電話でのアポ取り成功率を高めるためには、以下の9つのコツを押さえましょう。

• 質の高い営業リストを作成する
• 事前に相手の情報収集をする
• ロールプレイをする
• 敬語を正しく使用する
• ゆっくり・ハッキリと話す
• 時間帯や時期に注意する
• 要件を端的にまとめる
• ベネフィットを伝える
• 候補日を複数予定する

テレアポを効率的に行いながらも、成功に導くコツを解説します。

質の高い営業リストを作成する

電話でのアポ取りをする前に、質の高い営業リストを作成しましょう。

行き当たりばったりで見込み顧客に片っ端からアポ取り電話を行っても、非効率でアポ獲得につながりません。

自社の顧客になり得る ターゲットを絞り込んだ営業リストを作成すれば、無駄なコールを減らし、 アポ取り電話の成功率は高まります。

精度の高い営業リストを入念に作成することは、担当者の負担軽減やモチベーション維持にも有効です。

事前に相手の情報収集をする

事前に相手の情報収集することも、電話でのアポ取りを成功に導くコツの1つです。

法人がターゲットであれば、インターネットなどを活用して、相手の事業内容や企業の規模を把握しておきましょう。

あらかじめ 情報を把握することで、的外れな提案や質問をすることなく、相手のニーズを満たす提案 ができます。

担当者の名前や部署、同業他社サービスの利用有無などもリサーチしてください。

ロールプレイをする

社内でのロールプレイングも、電話でのアポ取り成約率を高めるのに重要です。

電話でのアポ取りに関するマナーや知識をどれだけ習得しても、本番で話せなければ意味がありません。

本番で緊張して慌てないためにも、 社内で実践形式のロールプレイ をしましょう。

ロールプレイをする際は、 トークスクリプトの使用 をおすすめします。

トークスクリプトとは営業電話において、どのような流れで話すのかを決めた台本のようなトークマニュアルです。

新人やベテラン問わず、さまざまなシチュエーションに応じて適切なトークが展開できるため、営業品質の均一化も目指せます。

テレアポによるロールプレイのコツについては、「テレアポにおけるロープレのコツ｜種類ややり方、注意点も徹底解説」を参考にしてください。

敬語を正しく使用する

テレアポの際は、敬語を正しく使用するなどの基本的なマナーに気をつけてください。

言葉遣いは、相手に与える印象に大きな影響を与えます。

ビジネスシーンでは、 不適切な砕けた表現はもちろん、尊敬語と謙譲語の使い分けや二重敬語 には気をつけましょう。

よくある敬語の間違い例は、以下を参考にしてください。

• 「わかりました」→「かしこまりました」または「承知いたしました」
• 「よろしかったでしょうか」→「よろしいでしょうか」
• 「いますか」→「いらっしゃいますか」または「ご在席ですか」

普段何気なく使っている「もしもし」という言葉にも注意が必要です。

「もしもし」の由来は諸説ありますが、「申す申す」という言葉が省略されたといわれています。

相手に上から目線の印象を与える恐れもあるため、ビジネスシーンでは避けましょう。

「もしもし」の代わりに、「お世話になっております」や「恐れ入ります」と発してください。

ゆっくり・ハッキリと話す

電話でのアポ取り方では、ゆっくりとハッキリ話すことも、成功率を高めるのに欠かせません。

テレアポでは、 お互いに顔が見えないからこそ、話し方によって相手に与える印象が左右 されます。

挨拶からクロージングに至るまで、ゆっくりとハッキリ話すことを心掛けてください。

また、 好印象を与えるには声のトーンを上げる のもおすすめです。

ただし、不自然な高いトーンの声は、相手に不信感を与えるかもしれません。

普段よりも2トーン程度声のトーンを上げることを意識しましょう。

アポを取ることに必死になり、一方的に話したり、早口で喋ったりするのも避けましょう。

非対面である電話だからこそ、双方向のやり取りを意識することが大切です。

時間帯や時期に注意する

営業電話をかける時間帯や時期に注意することも、テレアポの成功率アップに大切です。

架電のタイミングが悪いと、出てもらえなかったり、すぐに電話を切られたりする可能性が高まります。

できる限り 相手に迷惑にならない時間帯や時期に電話をかける配慮 が欠かせません。

始業直後や退社時刻の直前は、他の業務に追われているため、テレアポが取りにくいです。

もちろん、昼休みや営業時間外に電話をかけるのは避けましょう。

一般的な企業へのテレアポに適切な時間帯は、 午前10〜11時、午後14〜17時 といわれています。

時間帯のみならず、仕事が立て込みがちな連休明けや週明け、月末などに電話をかけるのは控えるのがおすすめです。

ただし、業種によって繁忙期が異なるため、最適な時間帯を見極めることが大切です。

事前に相手先についてリサーチする、会話の流れから察するなど工夫しながら、テレアポを進めましょう。

要件を端的にまとめる

要件を端的にまとめることも、アポ取りを成功へと導くコツの1つといえます。

テレアポの目的は、見込み客との商談や面会の機会を取り付けることです。

アポ取りの時点で、自社の商品やサービスについて長々と訴求する必要はありません。

アポ取り電話では、 「なぜ電話をしたのか」「どのような要件か」を手短に話すこと が理想です。

前置きが長いと、かえって相手の興味関心が薄れる確率が高まります。

ダラダラと雑談を話す、遠回しのアプローチをするなども避けましょう。

ベネフィットを伝える

電話でのアポ取りでは、ベネフィットを伝えるのも必須です。

どれほど魅力的な商品でも、相手にとってのベネフィットがなければ、話を最後まで聞いてくれません。

また、一方的に「自社商品の優れている点は……」と相手を無視した押しつけのような態度を示すとアポ取りは難しいです。

一人ひとりの顧客に寄り添い、 ベネフィットを感じてもらえる提案 をすることが大切です。

そのためにも、あらかじめターゲットとなる相手の情報や業界の知見に関するリサーチが欠かせません。

顧客目線を忘れずに、顧客のベネフィットを提案できるように会話を進めましょう。

候補日を複数予定する

候補日程を複数予定することも、電話でのアポ取りでは忘れないでください。

「御社のご都合に合わせますので、ご都合の良い日をご提示ください」といっても、困惑させてしまうかもしれません。

相手が渋々アポを承知した場合、「確認してまた折り返します」と逃げられる恐れもあります。

候補日を複数予定したり、 「◯日と✕日のどちらがよろしいですか」 と問いかけたりしましょう。

会話の主導権を握り、相手に選択肢を与えることで、アポの日程がスムーズに決定しやすいです。

また、「少しお時間をください」よりも 具体的な時間 を伝えましょう。

「10分程度お時間をください」と具体的な時間を伝えることで、相手の心理的なハードルを下げ、アポ獲得につながります。

電話によるアポの取り方【会話例文】

電話によるアポの取り方を理解したら、実際の会話例を確認しましょう。

新規顧客向けと既存顧客向けの2パターンの会話例を紹介します。

実際にテレアポを行う際の参考にしてください。

新規顧客向け

「突然のご連絡失礼いたします。〇〇会社の〇〇（自分の名前）と申します。担当の△△様はいらっしゃいますか」

（取り次ぎ後）

「〇〇会社の〇〇と申します。弊社の商品についてのご提案がございます。2〜3分ほどお時間を頂戴できますでしょうか」

（要件を端的に伝える）

「詳細につきまして、一度御社にお伺いしご説明させて頂きたいのですが、来週火曜日と木曜日でしたら、どちらがご都よろしいでしょうか」

（アポ獲得後）

「それでは、来週火曜日の14時にお伺いいたします。本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂きありがとうございました」

新規顧客には、 トークスクリプトを参考に簡潔に話す よう心掛けてください。

既存顧客向け

「○○会社（会社名）の○○（自分の名前）と申します。いつもお世話になっております。ご担当の△△様はいらっしゃいますか」

（取り次ぎ後名乗り）

「お世話になっております。本日は～～についてご連絡いたしました。つきましては近日中に一度お時間を頂きご説明をさせて頂きたいです。来週の水曜日と金曜日ではどちらがご都合よろしいですか」

（アポ獲得後）

「かしこまりました。それでは、来週の金曜日、午前11時に伺います。よろしくお願いいたします」

既存顧客には、 すでに信頼関係が築けているので、新規顧客よりもアポを取りやすい です。

電話でのアポの取りがうまくいかない理由

電話でのアポ取りがうまくいかないのは、以下のような理由が挙げられます。

• 相手の目線に立っていない
• 事前準備が不足している
• 失敗要因を分析できていない
• マニュアルを構築していない

アポ取りばかりに気を取られ 相手の目線に立つことを忘れると、途中で電話を切られて しまいます。

事前に相手の情報を丁寧に調べ、ベネフィットが伝わる提案を心掛けましょう。

また、テレアポの現場は、日々変化しています。

PDCAサイクルを回し、 継続的にアポ取りの課題を洗い出しつつ改善策を検討する のも大切です。

マニュアルの構築ができていないと、相手からの急な質問に答えられない、適切な切り返しができません。

相手からの信頼が得られない恐れもあるので、現場のリアルな声を収集したマニュアルを構築していきましょう。

電話におけるアポの取り方を学び営業効率をアップさせよう

電話によるアポ取りは、営業活動の成約を左右する重要な要素です。

しかし、ただ闇雲に電話をかけても、アポ取りはうまくいかないかもしれません。

テレアポでは 事前に相手先の情報をリサーチし、マナーを守りながら臨機応変に対応するスキルが必須 です。

電話におけるアポの取り方を習得し、営業効率をアップさせ、アポ獲得の成功率の向上を目指しましょう。

アポ取りでは、いかに効率良く電話をかけるのかが重要といえます。

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アポ取りの効率化を目指している場合は、ぜひ検討してください。

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