2006

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2023.03.15更新

オートコール活用事例|メリット・デメリットも解説

効率的に電話業務をしたいが、人件費などのコストも気になると困っていませんか。

アウトバウンド 業務の効率化やコスト削減を目指すなら、オートコールシステムを導入 しましょう。

オートコールシステムはあらかじめ録音した音声を利用して自動架電するシステムで、電話業務の効率化に有効です。

本記事では、オートコールシステムの活用事例、導入のメリット・デメリット、おすすめのオートコールシステム5選を紹介します。

アウトバウンド業務の課題を解消したい企業は、活用事例を参考に導入を検討してください。

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導入時3つのチェックポイント

オートコールシステムとは?


オートコールシステムとはあらかじめ録音した音声を利用し、設定した架電リストへ一斉に自動架電できるシステムです。

オペレーターが1件ずつ架電するのは、多くの手間や時間もかかりがちです。

しかし、オートコールシステムを導入すれば 多数の顧客に対し同時に自動発信 できるため、マンパワーでは不可能な数の発信ができます。

大量件数の架電をおこなうテレアポ業務やアンケート調査、催促連絡など幅広い用途で利用可能です。

また、顧客は自動音声応答(IVR)に従って電話機のボタンをプッシュ操作が可能なため、双方向のやり取りもできます。

さらにオートコールシステムは、顧客の心理的な負担のみならず、 オペレーターの心理的負担を軽減 するメリットもあります。

オートコールシステムは、架電業務に関するさまざまな課題を解決するのに効果的です。

オートコールシステムにおける3つの活用事例


オートコールシステムはオペレーターによる架電業務やDM、メールなどのさまざまな手段の代替として活用されています。

オートコールシステムがうまく活用されている事例は以下の3つです。

  • テレアポ業務
  • 督促・催促業務
  • アンケート調査

それぞれの事例について詳しく解説します。

テレアポ業務

オートコールシステムの活用事例1つ目は、テレアポ業務です。

テレアポで架電する件数の目安は1日に60件程度と、手間や時間がかかります。

さらに、通話中に途中で切られる場合もあり、オペレーターにとって心理的な負担がかかる業務です。

オートコールシステムならオペレーターの負担を軽減して、 興味関心の高い顧客だけを抽出 してアプローチできます。

督促・催促業務

督促・催促業務もオートコールシステムを活用すれば、業務効率化が目指せます。

未収金の督促業務などの架電は、つながる確率が低いです。

営業時間外の折り返しの電話が多いため、つながりやすい時間に架電を集中させようとすると、オペレーターの稼働を集中させなければなりません。

オートコールシステムなら、架電がつながったかどうかの発信結果のデータ化が可能です。

プッシュ通知を利用すれば、 本人や返送予定日の確認、再送受付などの対応も自動化 できます。

支払相談や質問がある顧客を選別し、オペレーターへ転送も可能です。

アンケート調査

オートコールシステムは、アンケート調査にも活用されています。

世論調査や選挙の支持率調査、マーケティングの市場調査、認知度調査など幅広い内容のアンケート調査が可能です。

必要なサンプル数を集めるのにオペレーターが1件ずつ架電するのは、非生産的といえます。

DMでのアンケート調査の場合、回収率が低く、データ入力や集計の手間がかかっていました。

オートコールシステムは プッシュ通知で「性別」「年代」などの属性を確認し、自動かつスピーディーに必要なデータの集計 が可能です。

属人的な調査と違い、均一な品質が期待でき、公平性が保たれた正確な結果が得られます。

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導入時3つのチェックポイント

オートコールシステムを導入するメリット


短期間で大量の架電業務をオペレーターが実施しようとすると、大量の人材が必須です。

人材採用や研修などの教育コストもかかります。

しかし、オートコールシステムを導入すれば、発信数を設定するだけです。

オートコールシステムを導入する主な3つのメリットは以下をご覧ください。

  • 人件費・販促費のコストを抑えられる
  • 短期間で多くの顧客に発信できる
  • 応対品質を保てる

システムを導入する初期費用は発生しますが、クラウド型なら導入コストが抑えられます。

それぞれのメリットについて、チェックしましょう。

人件費・販促費のコストを抑えられる

オートコールシステムを導入すれば、人件費・販促費のコストを抑えられます。

オペレーターによる電話対応は、1件当たり200円前後です。

定番の販促ツールであるDMは、1通あたりの制作費・送料は300円前後といわれます。

一方で、オートコールシステムなら 1通話当たり5〜20円程度と割安 です。

システム利用料は発生しますが、人件費・販促費のコストが10分の1程度で済むため、大幅なコストダウンが期待できるでしょう。

短期間で多くの顧客に発信できる

短期間で多くの顧客に発信したいなら、オートコールシステムが効果的です。

オペレーターによるアウトバウンド業務は、1日に多くておよそ1人200件といわれています。

一方でオートコールシステムなら、 1日1台で数十万件の架電が可能 です。

発信日時を設定すれば、在宅率の高い時間帯に大量発信したり、営業時間外に架電したりとアウトバウンド業務の効率化が見込めます。

応対品質を保てる

オートコールシステムは属人化しないため、応対品質を保つことも可能です。

アウトバウンド業務では、オペレーターの経験やスキルによって差があるため、必要な回答が得られない可能性があります。

一方でオートコールシステムなら、 発信する内容を事前に設定できるため、一定の応対品質を保つ 効果が期待できます。

オペレーターの経験やスキルに頼らずに、常に正確な回答を得られるのがオートコールシステムの大きなメリットです。

オートコールシステムのデメリット


人件費を削減し、短期間で大量の発信業務ができるオートコールシステムにもデメリットがあります。

オートコールシステムのデメリットは以下の3つです。

  • 固定電話にしか対応していない
  • 顧客にストレスを与える
  • 柔軟な対応が難しい

システム設定に工夫したり、必要に応じてオペレーターにつないだりすれば、業務効率化が期待できます。

メリットとデメリットを考慮したうえで、システムの導入を検討しましょう。

固定電話にしか対応していない

オートコールシステムのデメリット1つ目は、固定電話にしか対応していないシステムが多いことです。

さまざまな企業がオートコールシステムを提供していますが、 携帯電話にも発信可能なサービスは少ない のが現状。

固定電話を契約していない特に若年層には、アプローチが難しいといえます。

顧客にストレスを与える

デメリットの2つ目は、オートコールシステムの発信に顧客がストレスを感じる場合があることです。

人によっては、 録音音声や合成音声に対して不快感・迷惑 と感じます。

しかし、オペレーターによる架電よりも電話を切ることに抵抗感が少ない人も多いです。

自分で通話の途中で離脱できる安心感から、発信や企業に対するマイナスな印象を持たれにくい場合もあります。

柔軟な対応が難しい

柔軟な対応が難しい点は、オートコールシステムの大きなデメリットともいえます。

オートコールシステムはあらかじめ設定した音声を発信するため、 一人ひとりの顧客に合わせた対応が苦手 です。

解決策として、オートコールシステムの仕組みを整えましょう。

対応履歴を基にさまざまなシチュエーションに対応した音声を作成したり、必要に応じてオペレーターへつないだりしてください。

おすすめのオートコールシステム5選


数あるオートコールシステムの中から厳選して、以下の5つを紹介します。

  • List Navigator.
  • オートコールBB
  • オートコールIVR
  • InfiniTalk

また、オートコールシステムを比較する際に意識したいポイントは以下を参考にしてください。

  • 発信可能なコール数
  • 自動音声のバリエーション
  • SMS送信への対応
  • 既存システムとの連携
  • 料金

それぞれのシステムの特徴を確認しましょう。

List Navigator.


引用:List Navigator.
List Navigator.は、Scene Liveが提供しているクラウド型のアウトバウンドコールシステムです。

あらゆる 情報を一元管理化し、発信業務のリアルタイム分析 も可能。

List Navigator.はただ架電効率を上げるだけでなく、緻密なリスト管理で見込み客を確実にピックアップしたり、オペレーターの育成に貢献したりするなど、コールセーターの業績の向上にも貢献できる機能が満載です。

加えてList Navigator.は料金もリーズナブルであり、以下の金額で使用できます。

1名利用時の料金 5名利用時の料金 10名利用時の料金
500円/日~ 1名あたり233円/日 1名あたり200円/日

オートコールBB


引用:オートコールBB

オートコールBBは、プレディクティブ機能とIVRが一体となったクラウド型のオートコールシステムです。

顧客の回答に合わせてオペレーターに転送するプレディクティブコール機能が搭載されており、きめ細やかな対応が期待できます。

SMSとの連携も可能。

1通8円と低コストながらもSMSの開封率90%と、リーズナブルな価格で顧客にアプローチできます。

導入席数に制限がなく、 1席からでも導入可能 です。

  • システム導入費用:40,000円~
  • 月額料金:40,000円~

オートコールIVR


引用:オートコールIVR

オートコールIVRは、IVRのリーディングカンパニーである株式会社電話放送局が提供するオートコールシステムです。

業界最大規模を誇る大量回線と抜群の安定性で、 1時間に5,000件以上の一斉自動発信 ができます。

サービスプランは、導入がスピーディーな「GUIオートコール」と顧客1人単位で発信時間帯や音声、フロー設問が設定できる「APIオートコール」の2つ。

自社の要望や用途に合ったサービスプランを選択できるのも特徴です。

  • システム導入費用:50,000円~
  • 月額料金:50,000円~

InfiniTalk


引用:InfiniTalk

InfiniTalkは、ジェイエムエス・ユナイテッド株式会社が展開するCTIシステムです。

オートコールシステムだけでなく、IVRやSMS、チャット、通話録音などコールシステムに必要な機能を網羅しています。

コールシステムの専門知識がなくても、 初心者でも操作しやすいユーザーインターフェース が魅力です。

システムは、リーズナブルですぐに運用できるクラウド型とカスタマイズ性が高いオンプレミス型の2つです。

大小さまざまな規模のコールセンターに対応しています。

  • システム導入費用:0円~
  • 月額料金:35,800円~

オートコールシステムの活用事例やメリットを理解し業務を改善しよう


オートコールシステムを導入すれば、 テレアポ業務や督促業務、アンケート調査などありとあらゆるアウトバウンド業務の効率化 が期待できます。

オペレーターのスキルや経験に依存せずに、短期間で大量の発信業務が可能です。

また、業務改善の効果を高めるなら、自社に適したサービスを選びましょう。

架電効率アップを目指すなら、Scene Liveのクラウド型のアウトバウンドコールシステム「List Navigator.」はいかがでしょうか。

あらゆる情報を一元管理化し、発信業務のリアルタイム分析も可能です。

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導入時3つのチェックポイント