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2022.07.19更新

知らないと損をする!スマートフォン内線化のメリット・事例まとめ

スマートフォンの内線化は、もうお済みですか?

この記事では、 スマートフォン内線化の仕組みやメリット を徹底解説します。
また、 内線化の注意点や導入事例 についても詳しくまとめました。

「日々の電話対応に時間をさかれて困っているので効率化したい」

「電話対応業務にかかる費用を見直したい。もっとコストを削減したい」

と考えている方の悩みを解決できる内容となっております。

ぜひ貴社の電話業務の効率化やコスト削減にお役立てください。

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スマートフォン内線化の仕組み

従来のビジネスフォンでは、電話回線を使って内線や外線、転送電話を共有していました。

一方、スマートフォンを内線化してビジネスフォンのように利用する場合には、 インターネット回線 を利用します。

いくつかの方法により内線化が可能ですが、今回はその中でも代表的な4つの方法、

  1. 専用アダプターによる内線化
  2. FMCによる内線化
  3. IP-PBXによる内線化
  4. クラウドPBXによる内線化

について詳しく解説いたします。

スマートフォン内線化の種類

専用アダプターによる内線化

スマートフォンを内線化する方法のひとつ目は、専用アダプターによる内線化です。

 すでにオフィスに敷設されているビジネスフォンの主装置(PBX)に、NTT東日本・NTT西日本などが提供する専用の内線アダプターを設置することで利用できます。 

外出先からインターネット網を経由して、モバイル内線アダプタにアクセスして内線通話をつなぎます。

  • 大がかりな配線工事は不要なので、手軽に取りつけできる
  • 社外にいる社員との通話が内線化されるのでコストを削減できる
  • 社員のスマーフォンにダウンロードしたアプリひとつで利用できる
  • 導入のためにビジネスフォンや主装置を処分する必要がない

専用アダプターによる内線化には、上記のようなメリットが考えられます。

すでにオフィスにビジネスフォンがある場合には、大変便利な選択肢のひとつでしょう。

FMC(Fixed Mobile Convergence)による内線化

スマーフォンを内線化する方法のふたつ目は、FMCによる内線化です。

FMCとは“Fixed Mobile Convergence”の略。

  • Fixed:固定網
  • Mobile:移動網
  • Convergence:収束(固定網と移動網の収束)

つまり、 固定電話などの有線通信とスマートフォンなどの移動通信を組みあわせた通信サービス のことを指します。

FMCの提供方式には、大きくわけるとキャリアFMC(内線ワンナンバー型)アプリFMC(モバイルVoIP型)のふたつがあります。

それぞれ違いを、もうすこし詳しく見てみましょう。

キャリアFMC(内線ワンナンバー型)

キャリアFMCとは、携帯電話回線の各キャリア(MNO)が法人向けに提供しているFMCサービスです。

 オフィスに敷設されているPBXと、各キャリアが保有する専用のキャリアFMC網を接続して、発着信を制御することで利用できます。 

ドコモ、au(KDDI)、ソフトバンクなどのキャリアがFMCを提供しています。

例)

  • ドコモ:オフィスリンク
  • au(KDDI):ビジネスコールダイレクト
  • ソフトバンク:ホワイトオフィス

キャリアFMCは法人契約端末を利用するため、 会社が社員に支給している端末があればそのまま移行できる のがメリットです。

またキャリアFMCの場合、スマーフォンからかける外線には通常どおり携帯電話回線を利用します。
外線通話が多い企業にとっては、大きなコスト削減は期待できない点には注意が必要です。

※通常は法人が契約している通信キャリア1社間のみの通話が内線化されますが、異なる携帯キャリア間の通話を内線化できるサービスもあります。
また、キャリアFMCを、後述するクラウドPBXと組みあわせて使えるサービスもあります。

アプリFMC(モバイルVoIP型)

アプリFMCとは、クラウドPBXサービスのベンダーなどが提供しているFMCサービスです。

 専用のアプリをインストールしたスマートフォン同士を、IP電話によって内線電話のように使えます。 

携帯電話網によって通信してスマートフォンとPBXを接続するため、キャリアに縛られることはありません。

また、1台のスマーフォンで、もともとの携帯電話番号と、アプリFMCによって付与された固定電話番号(会社番号)の2つを使えるのもメリットです。

IP-PBXによる内線化

スマートフォンを内線化する方法の三つ目は、IP-PBXによる内線化です。

そもそもPBX(Private Branch Exchange)とはひと言でいうと、電話機の回線交換をおこなう装置のことです。
構内交換機とも呼ばれ、従来型のレガシーPBX(オンプレミスPBX)、IP-PBX、クラウドPBXがあります。

PBXの中でもIP-PBXは、IPネットワーク上で電話の通信(回線交換)をおこなう装置です。

 LANケーブルで接続したIP電話機や、LAN接続したスマーフォンやパソコンで内線通話を利用できます。 

従来のPBXと同様に自社内にサーバーを設置して、インターネット回線を利用するのがIP-PBXの特徴。

  • インターネット回線を利用するため、通話料が安くなる
  • スマートフォンやパソコンで、内線通話が利用できる
  • 固定電話機がなくても利用できる
  • クラウドPBXのような月額費用(サブスクリプション契約)がかからない

従来型のPBXとくらべ、上記のようなメリットがあげられます。

  • 自社内に設置するサーバーのランニングコスト(定期メンテナンス、修理維持費用)がかかる
  • サーバーの設置に大規模な工事が必要(設置に時間がかかる)
  • FMCやクラウドPBXとくらべイニシャルコスト(導入費用)が高額である
  • 自社でサーバーのセキュリティ対策が必要になる

ただしIP-PBXには上記のようなデメリットもあるため、導入には注意が必要です。

クラウドPBXによる内線化

スマートフォンを内線化する方法の四つ目は、クラウドPBXによる内線化です。

従来型のPBXやIP-PBXでは、オフィス内に物理的なサーバーを設置しなければなりませんでした。
このため、高額な導入費用や管理コスト、大規模な工事などのデメリットがありました。

このようなデメリットを解決した次世代型のビジネスフォンが「クラウドPBX」。

クラウドPBXはその名のとおり、PBX端末をクラウド化します。
 データセンターのサーバーで制御し、クラウド上(インターネット上)にPBXを構築・設置するため、オフィス内の物理的なサーバーは不要です。 

のちほど詳しくご紹介いたしますが、クラウドPBXには以下のようなメリットがあります。

  • 内線通話が無料である(拠点間通話も無料)
  • どこでも会社番号で発着信できる
  • 顧客からの入電を外出中の担当者へ取り次ぎできる
  • 導入コストや運用コスト、通話料金が低料金である
  • 音声品質が安定している
  • 最短即日で導入が可能※ベンダーによる
  • 定期メンテナンスや故障の修理維持費用が不要である
  • 従来型のPBXで利用していた電話機も併用できる

クラウドPBXは非常にメリットが多く現在主流のコールシステムとなっているため、ベンダーや製品の数が多く選ぶのが難しいのがデメリットといえるかもしれません。
しかし適切な製品を選べば、 貴社の業務効率化やコスト削減を後押しする強力な武器 となりえます。

IP-PBXとクラウドPBXの違い

ところで

「IP-PBXとクラウドPBXは何が違うのか?」

と疑問に思っている方もいるのではないでしょうか。

IP-PBXもクラウドPBXも、インターネット回線を利用して内線・外線・転送などをおこなうビジネスフォンという点では違いはありません。

 サーバーをクラウド上に設置するか、自社内に設置するか が両者の大きな違いです。

くりかえしになりますが、サーバーを自社内に設置すると、導入コストや、定期メンテナンスや修理の管理維持コストがかかります。
ですから より低コストで手軽にスマートフォンの内線化を導入したいのであれば、クラウドPBXを選ばれるほうがよいでしょう。 

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スマートフォン内線化のメリット

スマートフォンを内線化するには、専用アダプターやFMC、IP-PBX、クラウドPBXなどの方法があることは、ご理解いただけましたでしょうか?

ここからは、スマートフォンを内線化するメリットをご紹介します。

 スマートフォンを内線化すると、業務の効率化やコスト削減が期待できます。 

とくにクラウド型のPBXには多くの利点があり人気です。

具体的にどうようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

専用設備、固定電話の端末が不要

スマートフォンを内線化すると、固定電話(ビジネスフォン)の端末や主装置などの専用設備が不要となります。

 設置や定期メンテナンス、修理維持にともなう費用も不要なため、ランニングコストの削減に大変有効 です。

また固定電話や専用設備、配線がなくなることで、従来より広々としてすっきりとしたオフィス環境が実現できます。

電話回線の敷設工事が不要

オフィスにビジネスフォンを導入する場合には、主装置や電話機の設置の前に回線の敷設工事が必要です。

また新規設置だけでなく、移設や増設、レイアウト変更などの配線整備、撤去にも工事がともないます。

 しかし、システムがインターネット上に存在するクラウドPBXであれば、上記のような費用や、工事の日程調整などの面倒な雑務は一切不要。 

開業時のイニシャルコストの削減はもちろん、オフィス移転にかかる費用や手間をおさえるためにも、クラウドPBXによる内線化はおすすめです。

どこでもビジネスフォンが使える

 「社内外問わずどこにいてもビジネスフォンが使える」 ことも、クラウドPBXによってスマートフォンを内線化する大きなメリットのひとつです。

ふだん持ち歩いているスマホがビジネスフォンになるため、カフェや商業施設などの屋内はもちろん、屋外にいるときでも気軽に顧客対応ができます。

たとえばオフィスで受けた電話を、ダイレクトに営業先や出張先の社員のスマホへ転送することも可能です。

電話の取り次ぎの手間が減り、顧客の満足度やアポの獲得率、商談の成約率の向上にも大きな効果が期待できます。

在宅勤務(テレワーク)に対応可能

感染症の流行の影響もあり、在宅勤務(テレワーク)シェアオフィスを導入する企業が非常に多くなってきている昨今。

総務省の統計によれば、導入予定も含めた企業のテレワーク導入状況は、令和元年には29.6%だった割合が、令和3年には57.4%まで上昇。

(出典:総務省「通信利用動向調査」)

感染症の流行前後で、テレワーク導入の割合はほぼ倍近くまで増加しました。

 手軽にテレワークを導入できる手段としても、クラウドPBXによるスマーフォンの内線化は注目されています。 
  • 業務の効率化
  • 潜在的な労働力の確保
  • コスト削減
  • 災害や緊急時の対応力(BCP)
  • 従業員満足度(ES)の向上

またオフィスのテレワーク化には、上記のようなメリットが期待できます。

働き方改革の一環としても、大変価値のある取り組みです。

内線のため通話コストを削減できる

通常、オフィスの固定電話(ビジネスフォン)と外出中の社員のスマーフォンとの通話は外線電話です。
外線なので、基本的にはかけた分だけ通話料金が発生します。

しかしスマーフォンフォンを内線化すれば、 会社の固定電話と社員のスマホ間の通話は内線あつかいとなり、無料で通話できます。 

とくに社員間の連絡が多い企業では、スマホの内線化により大きなコスト削減が期待できるでしょう。

BYODで端末コストを削減できる

スマーフォンを内線化すれば、BYODでコストを削減できます。

BYOD(Bring Your Own Device)とは、社員が自分のスマーフォンやパソコンなどのデバイスを業務にも使用することです。

社員に業務用のスマーフォンを貸与している企業の場合、 BYODにより端末の購入費用が不要となるためコストが削減される のです。

また社員にとっても、自分の使い慣れたスマーフォンを業務に使用できるのはうれしいメリットといえるでしょう。

会社番号で発着信できる

スマートフォンの内線化により、03や06からはじまる会社番号での発信が可能となります。
これはとくにお客さまとのコミュニケーションにおいて役に立ちます。

「知らないケータイ番号からの着信は怪しいからとらない」

という顧客も多いですし、なかにはネットで番号を検索して、相手を特定してからかけなおすかどうか判断する方もめずらしくありません。

 固定電話の番号からの着信であれば信頼感が増し、安心して受けていただける でしょう。

また、社員の個人所有のスマーフォンを業務に使用するBYODでは「不特定多数の顧客にプライベートな番号を知られたくない」という社員も少なくありません。
社員のプライバシー保護の観点からも、会社番号で発着信できるスマホの内線化は有効です。

※システムによっては個人の電話番号が通知される場合もあります。
導入前によくご確認ください。

社内のコミュニケーションが活発になる

スマーフォンを内線化すると、自分のスマホで手軽に連絡がとれるため、社内のコミュニケーションが活発になるでしょう。

 外出先にいてもオフィスと同じような感覚で内線電話ができるので、よりこまめでスムーズなやりとりが実現します。 

スマートフォン内線化の注意点(デメリット)

スマートフォン内線化の導入にあたっては、いくつかの注意点もあります。

導入後に「知らなかった」と後悔することのないよう、下記の注意点もよくご確認ください。

仕事とプライベートのオンオフの切り替え

個人のスマートフォンを内線化した場合、 仕事とプライベートのオンオフが切り替えづらくなる おそれがあります。

プライベート用のスマホで仕事の発着信もするため、休日や退勤後も電話対応に追われ、オーバーワークにおちいってしまう社員もでてくることでしょう。

内線化によって社員に過度なストレスをあたえないためにも、快適なシステムと同時に、端末の2台持ちや通知の解除など、スイッチを切りかえやすい柔軟な仕組みづくりが必要です。

セキュリティリスク

スマートフォンの内線化における大きな懸念点のひとつがセキュリティの問題です。

「情報漏えいが心配で、スマホの内線化に踏みきれない」

という企業も少なくないでしょう。

セキュリティ面のリスクを完全にゼロにすることは不可能です。
しかし適切な対策によって、 スマホ内線化のセキュリティリスクを最小限におさえることは可能 です。

  • 通信の暗号化に対応したシステムを採用する
  • 「個人情報保護法」に定められた安全管理処置を講じる
  • 社員に対する情報セキュリティ教育や研修を強化する
  • 端末やルーター、システムのID・パスワードの管理を徹底する
  • システムを常に最新の状態にたもつ

上記の5つは、データの流出やサイバー攻撃から身を守る代表的なリスク対策です。

通話品質

基地局を経由するアナログ回線の場合、通話相手との距離に比例して音声品質が低下し、通話料も高くなる傾向にあります。

一方スマートフォンを内線化した場合にはインターネットを利用するため、 通話品質はインターネットの通信品質に依存 します。

スマートフォンでインターネットを利用するにはモバイル回線、光回線(Wi-Fi)、IP電話などがあるので、適切な通信を選ぶようにしましょう。

ただし、近年は5Gが登場するなど、モバイル回線の通信環境も大きく改善されているので、通話品質に関してはそこまで心配する必要はないかもしれません。

モバイルデータ通信料

スマートフォンを内線化した場合、LINE通話などと同じように、インターネットを使って通話機能を利用します。

そのため、回線の契約プランによっては、 高額な通信料が発生してしまうリスク があります。

データ通信の定額プランを利用するなど、スマートフォンの契約形態には注意が必要です。

端末のバッテリー消費

スマートフォンの内線化には専用のアプリを利用するため、通常の利用よりも 端末のバッテリー消費が激しくなる 傾向にあります。

せっかく場所を選ばずビジネスフォンが使えるのに、出先で充電が切れて連絡がとれなくなってしまっては意味がありません。

バッテリー持ちのよい端末の導入やモバイルバッテリーの支給も検討しましょう。

その他の注意点

これまでにあげた以外に、場合によっては下記のような点にも注意が必要です。

  • アプリによっては、内線通話中に端末の着信ができないことがある
  • 既存の市外局番が使えなくなる可能性がある
  • 緊急ダイヤルが利用できない(IP回線を利用する場合)

スマホ内線化のサービスやシステムを選ぶ際には、 メリットだけでなく、さまざまなデメリットやリスクもふくめて よく検討されることをオススメします。

スマートフォン内線化の活用シーン(導入事例)

ここまではスマートフォンを内線化するメリットについて詳しくまとめました。

ここからは、

「実際にどんな場面でスマホの内線化が役に立つのか?」

具体的な導入事例を、活用シーン別にご紹介します。

社内での活用事例

まずは社内での活用事例。

総務部に勤務するAさんは、備品管理に関して、別部署のBさんへ急を要する確認が必要でした。

Aさんは内線電話で急いで連絡したのですが、Bさんは応答しません。

そこで会社携帯へかけるとBさんがでて、外出中であることがわかりました。

Bさんがオフィスにいるのか外出中なのかが不明なために、このような非効率なやり取りが発生してしまったわけです。

スマートフォンの内線化により、 内線も外線もスマホ一台で完結するので、二度手間の対応に無駄な時間をとられることはありません。 

社外(モバイルワーク)での活用事例

つぎに社外(モバイルワーク)での活用事例。

ある企業の固定電話に、商談中のお客さまから着信がありました。

しかし営業担当のAは外出中で不在だったため、折り返しご連絡をすることに。

そこで事務担当のBがAに電話をしましたが、Aは応答しませんでした。

しばらくしてAから会社へ折り返しの連絡がありましたが、今度はBが席を外しており、用件がわからず再度Bから電話を折り返すことに。

こんな不毛なやりとりで毎回お客さまをお待たせしていては、機会損失にもつながりかねません。

スマートフォンを内線化すれば、 お客さまからの会社への外線電話を社員のスマートフォンに直接取り次ぐことができます。 

また万が一その場で対応できなかったとしても、どこにいても会社番号で発着信できるため、大切なお客さまの信頼獲得にもつながります。

在宅勤務(テレワーク)での活用事例

さいごに在宅勤務(テレワーク)での活用事例。

ある企業では、時代の流れに後押しされて、テレワークを導入することになりました。
しかしテレワーク中の社員との連絡手段に関しては、会社支給のスマートフォンを使っていたため、外線連絡の増加により通話料があがり大きな負担に。

そんなトラブルも、スマートフォンを内線化すれば解決します。

 在宅勤務をしている社員とオフィス間の電話も内線通話(無料通話)あつかいとなるため、無駄な通話料を支払う必要はありません。 

またスマートフォンの端末も社員が個人で所有しているものをそのまま使えるので、物理的なコストもおさえられます。

スマートフォンを内線化して業務を効率化しよう

今回は、スマートフォンを内線化する仕組みやメリット、内線化の方法、導入の注意点を詳しく解説しました。

本記事でご紹介した内容はあくまで一般論であり、メリットや課題は導入する企業の規模や環境によっても大きく変わります。

やはり、 まずは貴社のニーズを、スマートフォンの内線化やビジネスフォンに精通した専門家に相談する のがよろしいのではないでしょうか。

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