クラウドPBXのデメリットや失敗｜メリットやツール比較も

昨今、便利な電話機能を備えた機器として注目を集めている「クラウドPBX」。

しかし「クラウドPBXのメリットやデメリットがわからない」と導入を検討中の企業も少なくありません。

クラウドPBXを導入すれば、電話業務の効率化が実現します。

一方でランニングコストがかかる、環境整備が必要などのデメリットを把握することが重要です。

本記事では、 クラウドPBXの概要から導入のメリット・デメリット、おすすめのクラウドPBXサービス を紹介します。

クラウドPBXの導入を検討中の企業は、ぜひ参考にしてください。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、 PBXをクラウド上に設置し、インターネット回線を利用して通話や通信ができるサービスのことです。

外線を内線に振り分けたり、内線同士をつないだりと電話業務の効率化には欠かせません。

クラウドPBXの代表的な機能や、クラウドPBXが求められている背景について紹介します。

代表的な機能

PBXは「Private Branch Exchange」の略で電話交換機とも呼ばれ、電話回線を制御する役割があります。

従来のビジネスフォンといえば、PBXと固定電話を社内に設置する必要がありました。

しかし、クラウドPBXであれば、PBXの機能がクラウド上で構築されるため物理的な設備投資は不要です。

インターネット環境さえ整えば、外出先でも社内にいるのと同じように電話業務ができます。

クラウドPBXの主な機能としては、以下のとおりです。

外出先で 代表電話による発着信ができるだけでなく、保留や転送、内線といった一般的な電話機能が場所を問わず利用可能 です。

従来は別サービスであったCTI機能やIVR機能などが、搭載されているクラウドPBXサービスもあります。

クラウドPBXが求められている背景

昨今は働き方改革の影響もあり、在宅ワークやテレワーク、フレックスタイム制など、時間や場所の制約が少ない職場環境が広がっています。

しかし「電話を取るために出社しなければならない」「代表番号で発信するために出社しなければならない」といった課題を抱えている企業も少なくありません。

クラウドPBXを導入すれば、場所やデバイスを問わず会社の代表番号で発着信できます。

従来のPBXは固定電話のみでしたが、 クラウドPBXなら電話機やスマートフォン、パソコンと受発信できるデバイスはさまざま です。

複数に拠点を持つ企業でもインターネット回線に接続さえすれば、内線での通話ができます。

内線電話での通話は、料金が発生しないため電話料金のコストカットが期待できます。

クラウドPBXは、 電話業務の継続におけるBCP対策にも効果的 です。

従業員が所有するスマートフォンを社内の電話として利用可能なため、自宅から会社代表番号で発着信や内線通話ができます。

オフィスが被災してもインターネット回線がつながっていれば、被害を最小限に抑えて事業継続が可能です。

クラウドPBXのデメリット・失敗・注意点

便利なクラウドPBXですが、利用にあたっては気を付けておきたい点もあります。

クラウドPBXの主なデメリットは、以下のとおりです。

• 利用できない電話番号がある
• インターネット環境がないと利用できない
• 費用削減につながらない場合もある
• 電話番号を引き継げない可能性がある
• セキュリティ面に不安がある

利用上の注意点をあらかじめ理解しておき、トラブルや二度手間などが起こらないよう注意しましょう。

利用できない電話番号がある

クラウドPBXには、IP電話タイプと光電話タイプの2種類あります。

IP電話タイプだと、一部の特殊番号に発信ができません。

電話をかけられない番号は、以下のとおりです。

• 110：警察への緊急連絡
• 119：救急・消防への緊急連絡
• 118：海上事故・事件における緊急連絡
• 177：天気予報
• 117：時報
• 115：電報の申込
• 113：設定・トラブルサポート
• 144：迷惑電話お断り
• 0570：ナビダイヤル

現代は多くの社員がスマートフォンを所有しているので、そこまで大きなデメリットにはならないでしょう。

しかし、 110番や119番など万が一の緊急連絡ができないと困る かもしれません。

あらかじめ最寄りの警察署や消防署の電話番号を登録し、すぐに電話をかけられる準備をしましょう。

ワンタッチで通報ができる 「緊急通報ナビ」や「火事･救急通報ナビ」など電話アプリのインストール もおすすめです。

万が一の緊急事態に備えて、きちんと準備しましょう。

インターネット環境がないと利用できない

クラウドPBXは、インターネット環境がなければ利用できません。

インターネット環境に依存するため、 通信が不安定な場所では快適な通話はできない 可能性があります。

地下鉄やトンネルの中など、営業先や出先でインターネット環境が悪い場所での利用には注意しましょう。

通信環境が安定しているオフィスや自宅であれば問題ないかもしれません。

しかし、通信が混雑している、なんらかのインターネット障害などが起こった場合にも音声品質が落ちる可能性があります。

費用削減につながらない場合もある

クラウドPBXを導入しても、費用削減につながらない場合もあります。

クラウドPBXはベンダーがクラウド上に設置したサーバーにアクセスするため、導入費用を抑えることが可能です。

外出先や拠点が離れた場所同士でも、無料の内線通話が利用できます。

クラウドPBXを導入すれば、初期費用や通話料が抑えられるのが一般的です。

一方で、 利用条件によってはそこまでコストパフォーマンスが良くない場合 もあるので注意してください。

例えば、毎月のサービス使用料は1つのIDにつき1,500〜2,500円程度が相場です。

クラウドPBXはユーザー数や利用機能に応じて、月額費用がかかります。

ユーザー数や搭載機能の内容によっては、費用削減の効果が見込めないかもしれません。

初期費用を安く設定し、月額料金を高くしているサービスもあるので気を付けてください。

電話番号を引き継げない可能性がある

導入するクラウドPBXによっては、既存の電話番号を引き継げない可能性があります。

会社の電話番号は、事務所の置かれた地域の市外局番を使うのが一般的です。

050の電話番号を利用するIP電話タイプを導入すると、既存の03や06から始まる市外局番を継続して利用できません。

クラウドPBXを導入する前に、 新規で050から始まる電話番号を取得する必要 があります。

新規で電話番号を取得するということは、会社の電話番号も変えざるを得ないので注意してください。

どこまで 引き継ぎ可能かはベンダーやサービスによって異なるので、導入前に確認 しましょう。

セキュリティ面に不安がある

クラウドPBXは インターネット回線を利用したサービスであるため、 セキュリティ面に不安 があるのもデメリットといえます。

ウイルス感染や不正アクセス、ログイン情報の流出など情報漏えいのリスクは避けられません。

また、社員がスマートフォンを落としたり置き引きにあったりすると、そこから情報漏えいする可能性が高まります。

クラウドPBXのデメリットを回避する方法

クラウドPBXにはデメリットがありますが、以下の方法で対策することも可能です。

• サービスを比較し適切な料金体系を選ぶ
• 光電話タイプのクラウドPBXを導入する
• インターネット環境を見直す
• セキュリティ対策を強化する

それぞれの対策について解説します。

サービスを比較し適切な料金体系を選ぶ

複数のサービスを比較して、自社に適した料金体系を選びましょう。

サービスの料金体系やプランは、ベンダーごとに異なるので注意してください。

例えば、 料金体系は1ユーザーごとに決まっていたり、特定の台数まで定額で利用できたり します。

社員数の多い大規模に展開するコールセンターなら、 特定の台数まで定額の料金体系プランを選ぶのがおすすめです。

光電話タイプのクラウドPBXを導入する

光電話タイプのクラウドPBXを導入することもおすすめです。

IP電話タイプは緊急ダイヤルへの発信ができず、電話番号が変わってしまうリスクがあります。

しかし、光電話タイプのクラウドPBXであれば、緊急ダイヤルへの発信ができます。

新たに 電話番号を取得する必要もなく、既存の市外局番をそのまま継続することが可能 です。

ただし、回線やベンダーによっては、市外局番を引き継げないかもしれません。

円滑にクラウドPBXを運用するためにも、あらかじめベンダーへ問い合わせましょう。

インターネット環境を見直す

音声品質を維持するために、安定したインターネット環境を社内で構築しましょう。

インターネット環境に依存するクラウドPBXは、インターネット環境が不安定だと音声品質が下がるリスクがあります。

クラウドPBXのベンダーによって、音声品質にばらつきがあるので注意が必要です。

音声品質が悪ければ、顧客との通話トラブルやクレームにつながるリスクがあります。

オフィスの ネットワーク環境を見直したり、回線の契約内容を変更したり と対策を講じましょう。

セキュリティ対策を強化する

クラウドPBXの セキュリティレベルはベンダーに依存するので、導入前にセキュリティ対策に力を入れているかどうかを確認 しましょう。

セキュリティ対策が不十分だと、情報の漏えいや不正ログインの被害に遭うかもしれません。

社内のセキュリティを強化するために効果的な対策は、以下のとおりです。

• 情報リテラシー向上のための社員向け勉強会の開催
• 情報漏えいに関する規定を社内規則に設置
• アカウントの乗っ取り防止のために定期的にパスワードを変更

ベンダーだけに任せるだけではなく、 社内でのセキュリティ対策を強化しましょう。

クラウドPBXのメリット

企業からのニーズが高まっているクラウドPBXですが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

クラウドPBXには、次のようなメリットがあります。

• スマートフォンでも会社の電話番号が使用できる
• コールセンターも在宅化できる
• 物理的な設備設置が不要である
• 導入費用・電話料金が安くなる
• 素早く電話環境を整備できる
• 社内全体で電話帳を共有できる

メリットを十分に理解して、クラウドPBXを有効に活用しましょう。

それぞれのメリットを紹介します。

スマートフォンでも会社の電話番号が使用できる

クラウドPBXはインターネットがつながる環境であれば、 スマートフォンでも会社の代表番号を使用 できます。

インターネットがつながる環境であれば、 外出先や自宅でも場所を問いません。

相手先も企業の代表番号からの電話なら、安心感があります。

相手によっては、080や090などから始まる番号だと電話に出てくれないかもしれません。

社内や 場所に縛られずに電話業務ができるため、生産性を上げる ことが期待できます。

会社の代表番号にかかってきた電話も、社内外問わずどこでもスマートフォンで受信可能です。

従来はオフィスの机の上でしか、内線電話は使用できませんでした。

クラウドPBXを導入すれば、テレワークなどで担当者が不在な場合にも、スマートフォンに内線電話をつなげられます。

スマートフォンの内線化により、顧客は担当者のスマートフォンに電話をかけ直す必要はありません。

外出先やテレワーク中でも相手を待たせることなく、滞りなく電話業務を進められます。

コールセンターも在宅化できる

コールセンターの在宅化も、クラウドPBXの導入により実現します。

コールセンターを在宅化するには、発着信電話番号がバラバラになることが課題として挙げられていました。

しかし、クラウドPBXを利用すれば、 自宅でも会社の代表番号が使用 できます。

クラウドPBXのメリットは、代表番号の発着信だけではありません。

CTI機能が搭載されていれば、顧客情報が着信と同時に、オペレーターのモニターに表示されます。

オペレーターは顧客情報を聞き出す必要がないため、迅速かつ的確な顧客対応が可能です。

コールセンター業務を円滑にサポートし、在宅業務でも社内と同じような業務環境を整えてくれます。

オペレーターの稼働状況の管理・分析に特化しているCTIツールなどを活用するのもおすすめです。

オフィスにオペレーターがいなくても、管理者はリアルタイムで管理できます。

ただし、セキュリティ対策が不十分だと、社員情報の漏えいや不正ログインの被害に遭うかもしれません。

クラウドPBXでは顧客情報もクラウド上で一元管理しているため、一度データが漏れてしまうと被害の規模が大きくなることが予想されます。

情報漏えいは企業に社会的ダメージを与え、事業継続が難しくなるかもしれません。

社員向けの 勉強会を開催したり、定期的にパスワードを変更したりとセキュリティ対策を強化 しましょう。

物理的な設備設置が不要である

クラウドPBXを導入すると、物理的な設備が必要ありません。

従来のビジネスフォンの場合、社内に主装置を設置し配線工事も必要でした。

しかし、クラウドPBXだと クラウド上でシステム構築 ができます。

物理的なPBXを利用していると、オフィスの引っ越しやレイアウト変更時に設定変更が一苦労でした。

一方でクラウドPBXなら、管理画面から簡単に電話番号の割り振りの設定変更ができるため、運用後の手間もかかりません。

なお、拠点が複数にまたがっていても、通話環境システムを運用しやすいです。

物理的な設備が不要なため、 国内の拠点のみならず、海外拠点においても通話環境を準備しやすい といえます。

導入費用・電話料金が安くなる

クラウドPBXは物理的な設備が必要ないため、初期費用を抑えられます。

クラウド上に設置したサーバーにアクセスするため、メンテナンス作業も必要ありません。

クラウドPBXの故障や修理は、すべてベンダー側が負担してくれます。

メンテナンス費用や専門スタッフの配置も不要になり、維持費の削減も可能です。

また、場所に関わらず 社内間の電話はすべて内線扱いとなるため、通話料の削減 にもつながります。

従来は代表番号にかかってきた通話を社外で受け取るには、転送しなければなりませんでした。

しかし、クラウドPBXなら料金が発生する転送機能は不要です。

社外にあるスマートフォンも内線扱いになるため、ランニングコストを抑えられます。

素早く電話環境を整備できる

クラウドPBXは 物理的な設備が不要なので、スピーディーに導入 ができます。

ベンダーのサーバー環境をそのまま利用できるため、 複雑な設定や配線工事は必要ありません。

翌日または数日程度で利用開始できるサービスも多いです。

短期イベント用や事務局開設にあたり、できるだけ早く電話環境を用意したいというシチュエーションにも対応できます。

社内全体で電話帳を共有できる

クラウド上に登録した電話帳を保存・共有できるのも、クラウドPBXのメリットといえます。

共通電話帳は、クラウドのサーバーに社員や仕事上の関係者の電話番号を保存する機能です。

社員の内線番号や社外の取引先の連絡先は、手作業で自分のスマートフォンに登録したり、Excelなどの別シートで管理したりしていました。

連絡先を探すのに時間がかかったり、紙や個々の端末での情報管理は紛失による情報漏えいのリスクが高まったりと問題があります。

全社で 共有しておきたい関連会社や支社の電話番号なども一度登録すれば、共有が簡単 にできます。

登録電話番号の変更や削除も一括でできるため、手配忘れなどの心配もありません。

セキュリティ対策の面でも安心です。

共通電話帳は、個々の端末自体に情報が保存されているわけではありません。

電話帳にアクセスするためには、クラウドPBXのシステムへのIDやパスワードの入力が必須です。

万が一、社員がスマートフォンを落としても、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

権限のあるメンバーのみが閲覧できたり、連絡先の追加や編集、削除は管理者のみができたりも可能です。

新しいメンバーが加わった際にもスムーズに共有できるため、業務の効率化が図れます。

クラウドPBXの導入方法

クラウドPBXに関する導入の流れは、以下のとおりです。

• 既存設備の確認
• 現状把握・要件の整理
• サービス選定
• 電話番号の引継ぎ
• 内線端末の用意・設定
• 運用開始

まずは 現状の電話業務における問題や課題を洗い出し、どう解決していきたいのかを明確 にしましょう。

目的を明確に定めることで、自社に適したサービスを選定しやすくなります。

要件が整理できたら、サービス選定です。

要件を満たしていると思われる複数のベンダーに相談し、見積もりを取りましょう。

料金プランや提供されるサービス内容は、管理会社によって異なります。

初期費用や月額料金だけでなく運用後に必要となる経費など、全体的なコストを考慮して検討してください。

なお、既存のPBXとクラウドPBXを併用することも可能です。

どちらか一方に不具合が生じた場合に事業を継続できたり、入れ替えのコストを削減できたりします。

クラウドPBXの導入は、自社の通信費用状況を見直す良い機会です。

電話の運用方法を改善し、業務効率化に役立てましょう。

おすすめのクラウドPBX

数あるサービスの中から、厳選したおすすめのクラウドPBXサービスを紹介します。

クラウドPBXの強みや特性は、ベンダーによってさまざまです。

自社の課題や目的と照らし合わせながら、パフォーマンスを最大化できるツールを検討しましょう。

OSORA

引用：OSORA

OSORAはインバウンドコール業務に特化したコールシステムです。

クラウドPBXはもちろん、ACD（自動コール振り分け機能）やオペレーターモニタリング機能など、インバウンドコール業務をサポートする15種類以上の豊富な機能を備えています。

クリアな音声と使いやすい操作画面でありながらも、 業界最安値水準の利用料金 を実現しました。

複数の会社番号を無制限で発行でき、席の増減は最短で翌日に反映されるので、新たな支店や営業所開設の際もスムーズに対応可能です。

Chatworkやkintoneなど 外部ツールとの連携もできるため、既存の業務環境を活かしながら、さらに効率化を目指せるサービス です。

導入前の相談や運用のフォローなど手厚いサポートも自慢の1つといえます。

電話や訪問によるサポートをしたり、業務フローに沿った最適なプランを企業ごとにカスタマイズしたりと経験豊かなスタッフによるサポート体制も万全です。

クラウドPBXの導入が初めての企業や、運用に課題がある企業におすすめです。

モバビジ

引用：モバビジ

音声品質に強みを持ったクラウドPBXです。

NTT東日本・西日本のひかり電話とクラウドテレコム社のクラウドPBX、IP電話機を連携したサービスになります。

一般的に懸念されている音声品質の悪化要因を独自の方法で対策しており、 総務省判定基準「クラスA」の業界最高峰の音声通話品質 を獲得。

ノイズのない音声で安定的な通話を提供しています。

スマートフォンのビジネスフォン化に力を入れているのも特徴です。

普段使用しているビジネスフォンに近いUIで、操作に戸惑うことなく誰でも使用できます。

モバビジの通話録音機能により保存されたデータは、いつでもWeb管理画面から確認が可能です。

初期・初月費用無料、電話番号の追加費用も無料とかさみがちなオプション費用を抑えながらも、手軽にスタートできます。

最短3日で開通できるため、特にスタートアップ企業におすすめ。

GoodLine

引用：GoodLine

GoodLineは、安定した機能性を中小企業から上場企業まで幅広く提供しているサービスです。

企業規模に応じて、以下の2つのプランを用意しています。

• クラウドPBX・小規模プラン（2端末までの利用可能）
• クラウドPBX・スタンダードプラン（3端末以上～利用可能）

自社の要件に合わせて、コスト面でも無駄なく利用できます。

契約期間の縛りや利用できる回線やアプリ、電話機に制限はありません。

2週間のような短期間の導入や、小規模で一時的に電話システムが必要になった場合にも、導入しやすいのがメリットです。

導入にともない、新しいインターネット回線を開設する必要もありません。

既存のインターネット回線をそのまま会社の電話回線として利用でき、PBX機能からCTI、CRM、SFAなど多彩な機能をオプションなしで利用できます。

もし すでに導入済みのシステムがあっても、GoodLineは既存システムの連携も可能 です。

チャットツールやメールツールとの連携も可能と、連携できるシステムが多いクラウドPBXといえます。

専門スタッフによるカスタマイズにも対応してくれるため、自社によりフィットした利用を目指せるサービスです。

BIZTELビジネスフォン

引用：BIZTELビジネスフォン

BIZTELビジネスフォンは、最短5日で導入が可能なクラウドPBXサービスです。

固定端末はもちろん、PC用のソフトフォンやスマートフォンなどのクラウドフォン化が実現します。

小規模からスタートでき、1席単位で増減が可能なため、人員の出入りにも細かく対応できる点も嬉しいポイントです。

BIZTELでは、その他にもクラウド型FMCサービスやコールセンターシステム、クラウド型教育管理システムなど幅広いサービスを展開しています。

2段階認証や音声データの暗号化ができるのも特徴です。

ログイン時には、 事前登録したメールアドレスに認証コードを送付するワンタイムパスワード方式を採用 しています。

2段階の認証により、第三者のIDやパスワードの不正取得による「なりすまし」防止が可能です。

安全な通信環境を構築できるため、在宅勤務やテレワークのセキュリティ強化に貢献します。

通信時にインターネット回線を経由しないため、通話音声がクリアなのも特徴です。

クラコールPBX

引用：クラコールPBX

クラコールPBXは、低価格と⾼品質なサービスが魅力なクラウドPBXです。

1ユーザー980円から利用でき、6ユーザー以降のサービス基本料は無料。

6ユーザーを超えると、100ユーザーでも 月額基本料は4,900円で利用できる費用面での安心感が高い サービスです。

1台・1ヶ月から利用可能で、利用数はいつでも変更できるため、臨時の窓口開設やスタッフ増減にも柔軟に対応してくれます。

電話番号の増減や時間外設定など、自分たちでWebの管理画面から操作できる簡単なUIも嬉しいポイントの1つ。

低価格ながらも機能面が充実しており、オプションでIVR・自動音声や留守番電話サービスなども利用可能です。

クライアントごとに合わせた柔軟な料金プランを提案したり、30日間無料でお試し利用できたりと、予算に不安がある企業でも気軽に相談しやすいのがメリット。

無料トライアルでは、内線間通話や通話履歴が利用できます。

ただし、外線やオプション機能などは利用できないので注意してください。

MOT/TEL

引用：MOT/TEL

MOT/TELは、業界内でも高水準の音声品質や通話の安定性を誇るクラウドPBXです。

官公庁や上場企業、コールセンターなど導入実績2,7000社以上を誇っています。

1内線ごとのライセンス料はなく、月額20内線まで4,980円という業界最安級の料金も特徴です。

最短3営業日での開通ができます。

PBX開発・製造歴15年以上と 長年培ったノウハウをもとに、アプリやソフトはすべて自社開発されている のも強みです。

自社開発により日本人が使いやすい画面設計や企業のニーズが反映されやすい面もあります。

導入前の相談から導入後のトラブル、障害時には全国の拠点から迅速な対応が可能です。

基本的なPBX機能に加え、勤怠管理や受付システム、CTI・CRMといった多彩な機能もオプションなしで利用できるため、幅広い活躍が見込めます。

ひかりクラウドPBX

引用：ひかりクラウドPBX

ひかりクラウドPBXは、NTT東日本が提供するクラウドPBXです。

大手企業が提供しているという安心感もさることながら、フレッツ光ネクストなどのインターネット回線サービスとまとめて利用できます。

いきなり、PBXをクラウド化するのに抵抗がある企業も安心してください。

既存の PBXやビジネスフォンと併用ができるため、段階的な移行 ができます。

2週間の無料トライアル期間が設けられているので、使い勝手を試してみたい企業にも最適です。

ひかりクラウドPBXでは、スマートフォン1台で内線番号、代表番号、携帯番号と3つの番号の使い分けができます。

内線・外線を利用したい場合は、専用アプリをインストールすれば簡単に利用可能です。

もちろん、スマートフォンのキャリアは問いません。

人数や利用端末台数、新たに電話システムを構築する場合から既存端末を活かす場合まで、それぞれのケースに合った料金プランを提案。

自社に適した料金設定で利用できるので、コスト面でも無駄がありません。

Arcstar Smart PBX

引用：Arcstar Smart PBX

Arcstar Smart PBXは、NTTコミュニケーションズが提供するPBXサービスです。

代表グループや転送設定などの設定変更は、すべてWebからラクラク設定できます。

IP電話サービスやひかり電話などと組み合わせて利用することも可能で、 電話環境の整備をまるごと任せられる点がメリットです。

通信事業のサービスも提供しており、セキュリティ対策も万全で問題ありません。

国内や海外に複数の拠点があるため、海外展開している企業におすすめです。

サービス内容によって細かく料金が設定されており、自社に合わせて必要な部分のみ利用できます。

無料トライアルは 20ID、10営業日まで利用できる ため、まずは使い勝手を試してみたいという企業も気軽に試してください。

T-Macss

引用：T-Macss

T-Macssは、コールセンター向けの機能も充実したクラウドPBXです。

基本的なPBX機能に加え、 IVR（自動音声応答）やACD（着信条件設定）営業時間外の音声アナウンス機能、あふれ呼リマインド機能など利便性の高い機能 を搭載。

電話環境のクラウド化はもちろん、コールセンター在宅化・テレワーク化したい企業にも適しています。

既存の電話番号をそのまま利用できるほか、03や0120といった新規の電話番号の発番も可能です。

現場環境に合わせた電話環境の構築からアフターサービスまで、丁寧かつスピーディーに対応してくれる点も安心といえます。

クラウドPBXを選ぶ際のポイント

クラウドPBXのサービス内容や料金はさまざまで、どれを選んだら良いかと迷う企業も少なくありません。

クラウドPBXを選ぶにあたって、考慮すべきポイントは以下のとおりです。

• 音声の品質や安定性は高いか
• 利用できる人数とコストは妥当か
• 電話番号の維持ができるか
• 求めている機能があるか

それぞれのポイントを解説します。

音声の品質や安定性は高いか

インターネット回線を利用するクラウドPBXでは、 通信の安定性や音声品質が重要です。

サービス選定時には、通話の要ともいえる 音声品質や通話の安定性は必ず確認 しましょう。

クラウドPBXを提供するベンダーには、それぞれ強みがあり、独自の方法で安定した通話提供に努めています。

しかし、ベンダーの中には満足のいく通信品質が確保されないかもしれません。

音声の品質や安定性は、実際にサービスを試してみないとわからないこともあります。

お試し期間を利用するか、口コミや実績を確認してみるのもおすすめです。

例えば、ホームページに「有名企業が採用している」「導入実績が豊富」のような事例は信頼の証といえます。

事前にきちんとサービス内容を確認し、安心して利用できるサービスであるか吟味しましょう。

利用できる人数とコストは妥当か

クラウドPBXの利用にあたって、利用できる人数と発生するコストが妥当かどうかをチェックしましょう。

サービスの基本料金と利用人数に合わせた月額利用料が必要になります。

料金設定やプランは、サービスによってさまざまです。

人数や利用する機能によって、最適なサービスは企業それぞれによって異なります。

月額料金だけ見て判断するのではなく、  トータルコストで考えることが重要 です。

いくつかのサービスで見積もりを取り、どのサービスが自社に合っているのかじっくり検討しましょう。

関連する付帯サービスを提供しているベンダーもあり、クラウドPBXとまとめて導入すれば、コストがより抑えられる場合もあります。

利用するサービス内容や人数に合わせて、費用が見合っているか、さらに削減できるかなど十分に検討しましょう。

電話番号の維持ができるか

クラウドPBXへの乗り換えを考えている場合、現在の電話番号が維持できるかどうかも重要なポイントです。

クラウドPBXのデメリットとして、場合により電話番号を変更しなければならないケースがあります。

取引先や顧客に自社の電話番号が浸透しているなら、電話番号の変更は避けた方が良いでしょう。

電話番号を変更するに当たっての作業も膨大で、かえって従業員の負担が増えるからです。

クラウドPBXで費用が削減できるとはいえ、電話番号が変わると、それにともなう修正作業に費用がかかります。

現在の電話番号を維持したいなら、 光電話タイプのクラウドPBXを導入 しましょう。

IP電話タイプは電話番号が変わりますが、光電話タイプなら既存の市外局番をそのまま継続できます。

ただし、回線次第では市外局番を引き継げないケースもあるので注意が必要です。

スムーズに通話環境が運用できるように、事前にベンダーへ問い合わせることをおすすめします。

求めている機能があるか

自社が求めている機能がクラウドPBXに搭載されているのかも、重要なポイントです。

一般的な通話・保留・転送などができれば問題ないのであれば、深く検討する必要はありません。

しかし、 IVR機能やCTI機能といった利便性の高い機能を求めている場合は、搭載機能についてきちんと確認 しましょう。

特にコールセンター業務に活用したい場合には、 どのような機能がほしいのかを明確にした上でサービスを選定してください。

コールセンターなど電話業務が要といえる仕事では、このような機能一つひとつが業務効率に大きな影響を与えます。

適切でないサービスを選ぶと「同じような機能が別のツールとかぶっていた」「この機能もあればよかったのに」と後悔するかもしれません。

自社の業務課題を洗い出し、求める機能を明確にしましょう。

クラウドPBXはメリットとデメリットを理解した上で活用しよう

クラウドPBXを導入することで、スマートフォンの内線化や初期導入コストの削減などメリットが多くあります。

しかし、使用するサービスによって、音声品質が低下したりランニングコストが上がったりなどデメリットがあるかもしれません。

導入に失敗しないためにも、 自社が解決したい課題に最適なクラウドPBXを選ぶことが重要 です。

自社の課題を把握することはもちろん、初期費用や運用コスト、削減が見込める経費など総合的な視点からクラウドPBXを選びましょう。

株式会社Scene Liveでは、 インバウンドコール業務に特化したコールシステム兼クラウドPBX「OSORA」 を提供しています。

利便性の高いクラウドPBXを手軽に導入できることはもちろん、コールセンター業務を改善する充実の機能を搭載しています。

既存の顧客管理ツールやチャットとも連携が可能で、社内間の情報共有・データ管理がスムーズなのも特徴の1つです。

業界最安値水準の利用料金でありながらも、クリアな音声で操作性にも優れています。