電話システムの仕組みを解説! クラウドPBXのメリット5つを紹介

電話システムを切り替えると、コストやカスタマイズ性において、多くのメリットがあることをご存知でしょうか。
 電話システムはデジタル化が進み、電話に関する機能を外部におくクラウド対応が進んでいます。 

中小企業が新しくオフィスを構えたり、起業したりするときになど、コストを絞りたいことはよくあります。
本記事では、電話システムの仕組みから、注目されているクラウドPBXのメリットを解説していきます。

電話システムが求められている理由

電話は、非常に便利なツールです。
 訪問しなくても相手に架電して、話せるので、ビジネスでは商談に、家庭ではプライベートな会話などに使えます。  オフィスでは、部署ごと、個人で自宅毎に番号を持っています。

ビジネスでは、商談の機会を作るために、電話を非常に活用しています。

例えば、Webページで会社情報を確認して、リストを作成し、一斉にテレアポインターが架電することがあります。
その際に使われるのは電話です。

顧客の対応や反応によって話す内容を変えたり、進める商品を変えたりできて対応品質を向上させられます。

メールやチャット、SMSメッセージといったさまざまなアプローチ手法がありますが、顧客の反応をリアルタイムで確認しながら対応を変えられるのは、他のツールにはない電話の魅力でしょう。

オフィスで使用する電話システム5つ

オフィスで使用する電話システムはどのようなものがあるでしょうか。
このような代表的システムを5つ紹介します。

• クラウドPBX
• IPセントレックス
• FMC
• CTIシステム
• レガシータイプ

クラウドPBX

 PBXは「Private Branch Exchange」の略で、電話交換機のことです。  オフィスやコールセンターなどに敷かれた複数の電話回線を集約し、内線同士の接続や外線と内線の接続を制御します。
「クラウドPBX」は、インターネット上のサーバーなどにPBX（電話交換機）の機能を持たせ、管理・制御するクラウドフォンです。

クラウドPBXの仕組みは、インターネット上のPBXにアクセスして利用するものであり、PBXを購入・設置する必要はありません。
さらに、スマホを活用すれば固定電話機の設置も必要なくなるため、初期費用を大幅に抑えて導入できます。

「IPセントレックス」と似たようなサービスで、自社でPBXの設置・管理が必要なく、インターネットを介して利用する点などは似ています。
IPセントレックスとの大きな違いは、クラウドPBXは個人所有のスマホでもビジネスフォンとして利用できる点です。
通常はスマホがメインに利用されますが、クラウドPBXでは以下３種類の端末を利用できます。

【クラウドPBXで利用できる端末】

導入プロセスは簡単です。
オフィス内に専用アダプター（VoIPゲートウェイ）を設置し、クラウドPBX専用アプリをインストールすれば、ビジネスフォンと同じ機能が使えます。

クラウドPBXに通信キャリアに制限はなく、専用アプリをインストールしてアカウント情報を設定すれば、ビジネスフォンとして利用できます。
また、現在お使いの代表電話の引き継ぎができるほか、新たな電話番号の取得も可能です。

IPセントレックス

 「IPセントレックス」とはIP電話の運用・管理を外部の通信事業者にアウトソーシングする電話サービスです。  外部の通信事業者から電話システムを調達するため、会社にPBX（電話交換機）を設置する必要があります。

IPセントレックスではオフィス内の電話システムをIP電話に切り替え、通信事業者が構築したPBX（IP-PBX）にインターネット経由でアクセスし、ビジネスフォンの機能を利用します。
PBXの設置および運用・管理が必要ないため、初期費用やランニングコストを大幅に削減できるのが魅力です。
さらに離れた拠点間の通話に内線で対応できるため、通信コストの削減も期待できます。

IPセントレックスは2002年ごろから開始になったサービスで、当初は携帯の連携はなく、IP電話機に接続して利用するタイプでした。
PBX（電話交換機）の設置が不要になったはじめての電話機です。
のちに携帯と連携するモバイルセントレックスが登場します。
この時代はまだスマホが普及していなかったため、今でいう「ガラケー」や「PHS」との連携でした。

FMC

 「FMC」とは「携帯電話の内線化」を実現できるサービスです。  具体的には「携帯電話を会社の内線電話機として使えるサービス」であり、携帯電話がオフィスの電話の役割をすべて果たしてくれます。
スマホを内線化できる「FMC」。
携帯電話をオフィスの内線電話機として利用できると、以下のような使い方が可能です。

・オフィスに着信した外線を外出先でも受けられる
・オフィスのビジネスフォンと外出先の携帯電話で内線通話ができる
・外出先の携帯電話に内線転送ができる

通常、固定電話と携帯電話は別々の契約のため、利用料金もそれぞれ発生します。
しかし、FMCは固定電話と携帯電話を融合するサービスで、利用料金の一本化が可能となり、通信コストと事務処理が削減できます。

CTIシステム

 「CT-e1/SaaS」は架電センター向けのクラウド型CTIソリューションです。  CTIとは 「Computer Telephony Integration」の略語です。
コンピューターと電話機、PBX（構内交換機）、FAX、モデムなどの電話系装置を統合し、コールセンターやサポートセンターの情報機能を効率化するシステムのことをいいます。

CTIシステムには架電センターで求められる機能が標準で搭載されているといわれており、オプション機能のカスタマイズが容易です。

クラウド型サービスのため自社で設備を準備する必要がなく、初期費用やランニングコストの削減を期待できます。
変更や拡張も容易で、導入規模も小規模運用から大規模運用まで対応できることが、特徴です。

レガシータイプ

ビジネスフォンと呼ばれる電話機です。
 「レガシータイプ」とは昔からある設置するタイプの電話です。  レガシータイプはオフィス内に「PBX（電話交換機）」を設置し、各電話機と電話線でつないで通話します。
保留・転送・留守番電話などの基本機能のほか、最近はスマホ連携・環境機能を搭載するモデルもあります。

導入するには、規模に応じて数十万円〜数百万円程度の費用が必要です。
流通量が非常に多く、中古製品を入手しやすいため、費用を抑えて導入も可能です。

クラウドPBXのメリット5つ

クラウドPBXのメリットは、どこにあるのでしょうか。代表的なメリットは、

• 初期費用が安い
• 導入が早い、簡単である
• 内線化でコスト削減・業務効率UP
• 契約台数の増減が簡単である
• 使い方がオプションで広がる

の5つです。それぞれ紹介します。

メリット1.初期費用が安い

 まずは、なんといっても、初期費用が安いことが最大のメリットです。
 設備を準備する新規コストが必要なく、手軽に始めることができます。
例えば、新しいオフィスを考えていて、コストを下げたい方、経費の見直しを考えている方は、電話システムの更新において、費用を下げることができるようになります。
PBXクラウドシステムの大きなメリットは初期費用が安いことといえるでしょう。

メリット2.導入が早い、簡単である

 クラウドシステムとなりますので、導入自体は簡単です。
  特に設備を自社やオフィスに設定する必要はありません。
例えば、Webから申し込みをすることで、即日もしくは翌日までに使用することができるようになります。
クラウドPBXは、導入が早く、簡単に使えるといえるでしょう。

メリット3.内線化でコスト削減・業務効率UP

 クラウドPBXは、外線から内線に接続することができます。  その為、外線の電話を複数の内線に接続することができます。
以前は外部に架電するときは、テレアポインタ分の外線数を用意することがありました。
外線と内線をスムーズに接続することにより、効率的に外線を使用するこができる為、契約数を削減できます。
外線数毎に費用が掛かりますので、外線数を削減することは、コスト削減につなげられます。

メリット4.契約台数の増減が簡単

 クラウドで設定ができるので、契約台数の増減設定もWeb上で完結できます。  契約台数を増やすことによる、自社設備の導入、準備は不要です。
例えば、繁忙期などは、契約台数を増やし、逆の場合は、契約台数を減らすといった、業務に応じた最適な契約を選べます。
契約台数の増減を簡単できるので、自社サービスや施策に合わせた最適なコストを選択できるのです。

メリット5.オプションで広がる使い方

 クラウドで設定できるのは、契約台数だけではありません。  様々なサービスが用意されているので、自社サービスに合わせて設定が可能です。
例えば、クリックすれば、自動で架電する機能や、対応を簡単にする機能をたくさん有しています。
自社のサービスややりたいことに合わせて、カスタマイズができるので、柔軟に電話システムを利用することができるでしょう。

クラウドPBXは「テレワーク」の環境に最適

クラウドPBXは、テレワークの環境にも最適です。
このような環境でも使用することができます。

• 在宅ワークの場合
• モバイルワークの場合
• サテライトオフィスの場合

の3つです。それぞれ解説していきましょう。

在宅ワークの場合

 在宅ワークの場合、クラウドPBXは便利になります。  外線から内線につなげることで、在宅ワークで仕事をしていても、会社の内線と話せるからです。
例えば、在宅ワークで仕事しているときでも、外線からの電話も内線で接続するので、会社にいるように外部の人と話せます。
外線に架電する時も、内線から接続して外線にかけられるので、会社の番号で外部に電話可能です。

モバイルワークの場合

 モバイルワークの場合、クラウドPBXであれば、ネットワークが繋がる環境であれば、外線、内線が使えます。  様々な場所で働くモバイルワークでもクラウドPBXは、効果を発揮します。
例えば、モバイルワークだけでなく、出張先等でも対応することができるでしょう。
モバイルワークの場合にクラウドPBXの電話システムは、適しているといえます。

サテライトオフィスの場合

 会社で用意しているサテライトオフィスや各地で用意されているオフィスにおいて、本社などの外線番号で電話や内線として電話ができます。  サテライトオフィスでも、信頼性を確保するために、外線番号から電話したり、電話を受け取ったりする必要があります。
通常出社しない場合に近くのサテライトオフィスを使用するという働き方も認められてきました。
多様な働き方が進む昨今では、便利なシステムといえます。
クラウドPBXの電話システムは、サテライトオフィスに適しているのです。

クラウドPBXを導入するコツ

 まずは、自社内部で小さい部署から始めるほうがいいでしょう。  特に在宅ワークがしやすい部門で試してみて、多くの部署に広げる必要があります。

もちろん、テレアポセンターに導入することも考えるべきですが、一部のチームから導入し、改善点やオプションを検討しながら、自社向けのシステムを作る必要があります。
自社向けのシステムが固まった後、働き方なども考慮して、運用も考えながら広げていくとよいでしょう。

クラウドPBXのメリットを理解した上で、電話システムを導入しよう

 ご紹介したようにクラウドPBXは、新規導入コストが低いというメリットがあり、ベンチャー企業や中小企業におすすめです。  システムや注意点を理解して利用しましょう。

顧客へ電話をかけるアウトバンド型なら、累計の導入社数が3,100を超える実績のあるList Navigator.がおすすめです。
また、顧客からの電話を受けるインバウンド型なら、各種ビジネスツールと連携して情報を管理できるOSORAを検討してみてはいかがでしょうか。本システムは、録音機能をもっており、オペレーターの生産性を向上します。