【最新版】タスク管理ツールのおすすめ10選｜選び方も解説

業務を滞りなく遂行するには、タスク管理ツールが有効です。重要だと分かっていても、どんなタスク管理ツールを選べば良いか、悩む人もいますよね。

本記事ではタスク管理とは何かのほか、プロジェクト管理との違いも解説します。また、タスクを管理するのにおすすめのツールを10個紹介しています。タスク管理を実践して、仕事の効率を上げたい人はぜひご覧ください。

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タスク管理ツールとは

そもそもタスクとは、プロジェクトを遂行するうえで、個々人に課せられた業務や課題を意味します。タスク管理ツールとは、ひとつひとつの業務を一括して管理するためのツールです。タスク管理の基本は、課せられている業務をすべて洗い出し、取り掛かる業務の優先順位を付けていくことです。優先順位が高いものから順に業務をこなすことで、仕事の抜け漏れを防いだり、集中して作業に取り組めたりします。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

プロジェクトとは、特定の目標を達成するために編成される集団やその計画を意味します。集団としてのプロジェクトは、すでに編成されている組織とは別に、臨時で編成されることが多いです。

タスク管理とプロジェクト管理の違いは、管理する対象物にあります。タスク管理において管理する対象物は、個々人に割り振られた業務です。一方で、プロジェクト管理において管理する対象物は、目標達成までの計画です。予定されていた日程に遅延が生じていれば、プロジェクトの管理者が挽回する指示を出すといった対応を取ります。計画にはチームメンバーがそれぞれ担うタスクも含まれるので、タスクはプロジェクトに包含されるともいえます。

タスク管理ツールの導入で期待できる効果

タスク管理ツールを導入することで、期待できる効果は主に2つあります。

1つ目は、進捗状況を可視化して、チームの状態を一元管理できる点です。多くのタスク管理ツールは、業務ごとの進捗を完了・仕掛・未着などといった分類で管理できます。さらに、グラフなどを用いて業務の状況を視覚化する機能が実装されているツールもあり、課題の発見に役立ちます。計画に対するプロジェクトの進捗や、個人の業務の状況をまとめることができ、人の手で管理する際の手間を省くことができるのです。

2つ目は、個々人の業務状況をチームで共有できるため、コミュニケーションがとりやすくなる点です。チームメンバー全員が同じタスク管理ツールを使っていれば、チーム全員に速やかに情報が伝わります。情報共有はビジネスの基本です。しかし、全員と認識を合わせるには、時間がかかるのも正直なところです。同じツールを使うことで、そうした時間を節約することができるなら、使わない手はないはずです。

タスク管理ツールを選ぶポイント

タスク管理ツールを選ぶポイントは6つあります。どのポイントを重視するのかは状況や予算によって異なります。そのため、最も重要視するポイントは何かをしっかりと決めたうえで、使用するツールを選ぶようにしましょう。

価格

有料・無料の2つに分けられます。有料のツールには、初期費用のみかかるものと、毎月の維持費用がかかるものとがあります。また、維持費用はツールを使う利用人数に応じて変わるものもあるので、事前にしっかり確認しましょう。有料のツールには、一部の機能がフリー（無料）で使えるものもあります。まずは無料の機能を試してから、導入を検討すると良いでしょう。

機能

導入目的を達成するための機能を備えたツールであるかを確認しましょう。タスク管理のほか、スケジュール機能やコミュニケーション機能が実装されているツールもあるので、自分たちが必要な機能を明確にしてから選ぶと良いです。

システム連携

自社で使用中のシステムと連携できるか確認しましょう。例えば、スケジュール表やメーラーと連携できるタスク管理ツールを選べば、複数のツールを使い分ける必要がなくなり、便利です。

操作

操作性に優れたツールを選びましょう。タスク管理ツールを初めて使う人でもスムーズに使いこなせるように、シンプルな操作画面であることが望ましいです。そのため、まずは無料で試すなどして使用者の感想を聞いてから導入すると良いでしょう。

サポート

導入後に機能を拡張したくなった場合、問い合わせにどのように対応してくれるかといった、サポート体制を事前に確認しておきましょう。導入したツールに何か問題が起きた場合や、機能についての説明を求めたい場合など、問い合わせが発生するケースは多いです。事前に問い合わせの手段やサポート体制について、どのようなことを保証してくれるのかを確認すると良いでしょう。

利用する人数

ツールを使う人数の上限を確認しましょう。使う人数によって価格が変わるツールもあるからです。現時点で使う人数だけでなく、将来的に何名まで使う可能性があるかを確認しておくと良いでしょう。

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おすすめのタスク管理ツール10選

おすすめのタスク管理ツールを10個紹介します。
特徴や機能を比較したうえで、自社に適したツールを選びましょう。

Backlog│幅広い職種に向いている

引用：Backlog
Backlog（バックログ）は、パソコン操作に不慣れた人でも使いやすいツールといわれています。直感的に使える操作画面で、初心者でも比較的スムーズに使いこなすことができるでしょう。

タスク管理はもちろん、プロジェクトの進捗をグラフにして可視化することもできます。さらに、業務と日程を一覧にしたガントチャートも作成できます。プログラムなどのソースコードを管理する機能もあり、事務職からWEB制作まで幅広い業種に導入されています。

Trello│カンバンの定番ツール

引用：Trello
Trello（トレロ）は、まるで付箋を貼ったり剥がしたりするようにタスクを管理できる、いわゆるカンバン方式を採用しています。タスクが書かれたカンバンを移動させるだけで、進捗状況を管理できます。こちらのツールも操作性に優れているので、パソコン操作が苦手な人でも使いやすいツールといえます。

さらに、カンバンから自動でガントチャートを作成できるので、業務の全体象を捉えやすいのも特徴です。

Redmine│エンジニアにおすすめ

引用：Redmine
Redmine（レッドマイン）の最大の利点は、無料で使えることです。業務の進捗が更新されると関係者にメールで通知されるので、情報共有の手間を省く効果が期待できます。ただ、オープンソースのプロジェクト管理ツールであるため、サポートは受けられない点に注意しましょう。使用するうえで不明な点があれば、WEB上で検索して解決策を探すことになります。また、自社のサーバーにインストールすることが必要となるので、エンジニアがいる職場に向いているツールです。

Asana│デザイン性が高くておしゃれ

引用：Asana
Asana（アサナ）は、目的に応じて表示形式を切り替えられるのが特徴です。また、コミュニケーションツールであるZoomやMicrosoft Teamsなど、200を超える他の機能と連携できます。例えば、Googleカレンダーとも連携できるため、タスクとスケジュールが一元管理できます。無料版は15名まで利用可能なので、小規模なチームで利用するのに適しています。

Group Task│導入しやすいシンプルさ

引用：Group Task
Group Task（グループタスク）は、デザインと機能を絞り込むことで、高い利便性を実現したツールです。シンプルゆえに使い方を習得する手間が省け、チームに素早く導入できるでしょう。また、二段階認証を採用しているため、セキュリティ面において安全性を高めることができます。テレワークなどにより、社外で仕事をする機会が多い今の時代に適しているツールです。さらに、依頼した業務が締め切りの順に並ぶので、ToDoリストを自動的に作成できるという特徴があります。

jooto│使いやすいカンバン方式

引用：jooto
jooto（ジョートー）は、ドラック＆ドロップの操作だけでタスクを管理できる、カンバン方式のツールです。締め切りと業務の進捗を俯瞰できるガントチャートが作成でき、プロジェクト管理にも適しています。さらに、管理画面であるダッシュボードには複数のプロジェクトが表示されるため、マネージャー職の方におすすめです。

みんなでガント.com│ガントチャートを手軽に

引用：みんなでガント.com
みんなでガント.comは、会員登録をせずにガントチャートを作成できるのが特徴です。誰が、いつ、どこを修正したのか履歴が残るため、チームでの情報共有に適しています。ただし、ガントチャートを作成する機能に特化しているので、注意しましょう。ドキュメントの共有やコミュニケーションを図るには、別のツールが必要となります。

Wrike│チームのタスク管理に向いている

引用：Wrike
Wrike（ライク）は、進捗を可視化するのに優れたツールです。ガントチャートやカンバン形式で表示させることができます。さらに、目標に対する業務の進捗状況などをレポートする機能があり、報告資料を作成する際に役立ちます。ドキュメント管理ツールのEvernoteやDropboxなど、400以上のツールと連携でき、デジタルツールに使い慣れた人に向いています。

Microsoft To Do│ムダを削った利便性

引用：Microsoft To Do
Microsoft To Doは、Microsoft社が提供するツールのひとつで、すべての機能を無料で使えるのが特徴です。やるべき業務を一覧にしたToDoリストの管理に特化しており、初めての人でも使いこなすのが容易でしょう。ToDoリストはチーム内で共有できますが、メッセージ機能は他のツールを使う必要があるので、注意しましょう。

まとめ

タスク管理ツールを導入すれば、業務を一括して管理できます。選ぶポイントは６つありますが、自社の状況に照らし合わせて、何を優先するのか決めてから選ぶようにしましょう。

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