チーム単位のリスト運用を効率化する「グループ発信」機能とは

アウトバウンドコール業務では、「担当者ごとにリストを管理しているため、誰がどこまで対応したのか把握しづらい」「複数人で同じリストに取り組むと、重複発信や対応漏れが発生してしまう」といった課題を抱える企業も少なくありません。

また、リストの消化状況や担当者ごとの対応状況を確認するために、管理者が個別に進捗を確認したり、担当者ごとに対応件数を集計したりする運用では、管理負荷が大きくなります。さらに、対応済み顧客への重複発信や未対応顧客の取りこぼしが発生すると、営業機会の損失や顧客体験の低下につながる可能性もあります。

特に発信対象が増え、複数人で営業活動や顧客フォローを行う環境では、個人単位でのリスト管理に限界が生じます。リストの進捗状況を可視化しながら、チーム全体でスムーズにアプローチを進められる仕組みが求められています。

こうした課題を解決し、チームでの発信業務を円滑に進めるための機能が「グループ発信」です。本記事では、グループ発信の概要や導入によるメリットについてご紹介します。

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現場が抱える「チームでのリスト活用」における課題

アウトバウンドコール業務では、限られた時間内でどれだけ効率よくリストにアプローチできるかが成果を左右します。特に、複数のスタッフで同じリストを分担する現場では、発信対象の割り振りや進捗管理を正しく行うことが重要です。

しかし、リストをスタッフごとに手作業で分けたり、誰がどこまで発信したかやリストの消化状況を個別に確認したりする運用では、管理者の作業負担が増えるだけでなく、重複対応や対応漏れが発生しやすくなります。

・手作業によるリスト割り振りで管理負荷が増大
複数のスタッフで同じリストへ発信する場合、管理者は担当範囲の割り振りや進捗確認を手作業で行う必要があります。その結果、発信準備や管理業務の負担が増え、本来注力すべきリスト戦略の見直しやスタッフ育成に十分な時間を確保しにくくなります。また、運用が管理者の経験やルールに依存すると属人化が進み、担当者変更時にも同じ品質で運用を継続しにくくなります。結果として、発信準備に時間を要し、スタッフの発信件数や有効接触数の低下につながります。

・複数人でのリスト運用における重複対応・対応漏れリスク
複数のスタッフで同じリストを運用すると、発信状況が適切に共有されていない場合、同一顧客への重複発信や未対応リストの発生につながる恐れがあります。重複発信は顧客の不信感やクレームを招き、対応漏れはアポイント獲得の機会損失につながります。その結果、顧客対応品質の低下だけでなく、営業成果にも影響を及ぼします。

lisnaviの「グループ発信」とは？

lisnaviの「グループ発信」とは、 複数のスタッフをグループとして管理し、同一のリストをチームで共有しながら発信できる機能 です。

管理者はリストをグループ単位で割り当てるだけで、メンバー全員が同じリストへ効率的にアプローチできます。また、スタッフはスタッフ画面で「グループモード」に切り替えるだけで、グループに割り当てられたリストへの発信を開始できます。これにより、リスト管理を一元化できるだけでなく、チーム全体での効率的な対応を実現します。

さらに、同一リストを複数人で運用する際に発生しがちな重複発信や対応漏れを防止し、管理工数の削減と発信業務の生産性向上に貢献します。

「グループ発信」でできること

「グループ発信」では、複数のスタッフで同一リストに効率よく対応するために、グループ設定やスタッフ移動を柔軟にコントロールできます。ここでは、主な機能を3つに整理してご紹介します。

・柔軟なグループ設定とスタッフ管理
管理者はグループを作成し、スタッフを任意のグループへ割り当てることで、複数のスタッフをチーム単位で管理できます。「新規開拓」「追客」「商材別」など、業務内容に応じたグループを構成し、同一リストを共有しながら効率的に発信できます。また、スタッフごとのリスト割り当てが不要になるため、リスト管理や準備工数を削減できます。メンバーの追加・変更も柔軟に行えるため、体制変更にもスムーズに対応できます。

・ステータスに応じた自動割当設定
発信結果のステータスに応じて、リストの割当先を変更できます。特定のステータスになったリストを個人担当へ引き継いだり、別のグループへ振り分けたりするなど、運用ルールに合わせた柔軟な設定が可能です。また、設定により再コールが必要な案件を担当スタッフへ割り当てることもできるため、手作業による振り分けを削減し、対応漏れの防止や運用の標準化につながります。

・グループモードによる効率的な発信
スタッフはグループモードへ切り替えるだけで、グループに割り当てられたリストから案件を自動で取得し、スムーズに発信を開始できます。当日発信済みのリストや他のスタッフが対応中のリストは自動で除外されるため、重複発信を防ぎながら効率的に業務を進められます。案件の選定や振り分けを意識する必要がなくなり、スタッフは発信業務に集中できるため、チーム全体の業務効率と対応品質の向上につながります。

本機能がもたらすメリットと具体的な活用例

グループ発信を導入することで、管理者はチーム単位でリスト発信を管理しやすくなり、スタッフは割り当てられたリストに迷わず発信できるようになります。ここでは、管理者にとって特に重要なメリットと、実際の運用シーンを想定した活用例をご紹介します。

メリット：チームでのリスト運用を効率化し、管理負荷を軽減

・手作業によるリスト割り振りを削減し、管理工数を軽減
スタッフをグループ化して同一リストへチーム単位で発信できるため、スタッフごとにリストを細かく割り振る必要がありません。 リストの準備や進捗管理にかかる工数を削減でき、管理者の負担を軽減します。  また、管理者はリスト管理だけでなく、スタッフ教育やトーク改善、運用戦略の見直しといった業務にも時間を充てられるようになります。その結果、スタッフはより早く発信業務を開始でき、発信件数や有効接触数、アポイント獲得数の向上につながります。

・重複発信・対応漏れを防ぎ、リスト活用効率を高める
グループ発信では、 複数のスタッフで同一リストを効率的に運用できます。  当日発信済みのリストを自動でスキップし、他のスタッフが対応中のリストも回避できるため、重複発信や対応漏れのリスクを低減できます。限られたリストを無駄なく活用できるため、リスト消化率や有効接触率の向上に加え、顧客対応品質の向上やクレームの抑制、アポイント獲得率の改善にもつながります。

ユースケース：チーム体制を柔軟に調整し、発信成果を高める

・繁忙期や大量リスト対応時に、チームで効率的にリストを消化
キャンペーン施策や期間限定の案内など、短期間で大量のリストへ発信する場合、スタッフごとにリストを細かく割り振る運用では、準備や進捗管理に多くの工数が発生します。また、スタッフごとの進捗に差が生じ、一部のリスト対応が遅れることもあります。グループ発信を活用すれば、複数のスタッフで同一リストへ発信できるため、管理者が個別にリストを割り振る必要がありません。これにより、発信準備や運用管理の負担を軽減しながら、チーム全体で効率的にリストを消化でき、リスト消化率や発信件数、有効接触数の向上につながります。

・発信状況に応じてスタッフを柔軟に配置し、リソース配分を最適化
複数の案件やリストを運用する現場では、成果の高い案件への増員や、対応が遅れている案件への応援など、状況に応じた体制変更が求められます。グループ発信では、スタッフをグループへ柔軟に追加・変更できるため、発信状況や優先度に応じてチーム体制を見直せます。必要な案件へ発信リソースを集中させることで、スタッフの稼働率やリスト消化スピードを高め、アポイント獲得数の最大化につながります。

まとめ：チーム単位の発信管理で、リスト運用効率と営業成果を高めましょう

lisnaviの「グループ発信」は、複数のスタッフをグループ化し、同一リストへの発信をチーム単位で効率よく進めるための機能です。

スタッフごとのリスト割り振り作業を削減し、グループ単位で効率的に発信体制を管理できるため、管理者の準備工数や進捗確認の負担を軽減できます。また、同一リストを複数人で扱う際の重複発信や対応漏れを抑え、限られたリストを無駄なく活用しやすくなります。

複数のスタッフで同じリストを効率よく運用したい方や、重複対応・対応漏れを防ぎながら発信体制を柔軟に構築したい管理者様は、ぜひグループ発信をご活用ください。チーム全体の発信効率を高め、営業成果の向上につなげましょう。

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Written by株式会社Scene Live マーケティング部

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