ご都合の良い日時はございますでしょうか？ビジネスメール・電話の例文

ビジネスにおいて「ご都合の良い日時はございますでしょうか」を使う場面は多いものです。

しかし 「敬語として正しい表現なのか、過剰な敬語ではないのか」と気になる方もいるでしょう 。

本記事では、まず「ご都合の良い日時はございますでしょうか」という表現が正しいのかを解説します。

また、アポイントを取り付けるために必要な準備、メールや電話を使ったアポ取りの例文も紹介します。

日程を尋ねる正しい表現を理解して、ビジネスに活かしましょう。

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ビジネスにおける「ご都合の良い日時はございますでしょうか？」とは

「ご都合の良い日時はございますでしょうか」は、主に ビジネスにおいて相手との日程調整を行うために使われる文 です。

相手の都合の良い日時を教えてもらい、自分の都合の良い日時に照らし合わせて日程のすり合わせをします。

「○日から△日の間で、ご都合の良い日時はございますでしょうか」と、条件を出した上で尋ねると、相手も答えやすくなるでしょう。

「ございますでしょうか？」は二重敬語なのか

「ご都合の良い日時はございますでしょうか」のうち、「ございますでしょうか」の部分に違和感を抱く方もいるのではないでしょうか。

敬語には尊敬語と謙譲語などの種類があります。

一つの語に対して、異なる種類の敬語を合わせて使ったり、同じ種類の敬語を重ねて使ったりするのが二重敬語です。

例えば「ご覧になられる」や「拝見させていただく」という表現が該当します。

一方で「ございますでしょうか」は「ございます」と「です」の2つの語から成り立っており、それぞれを敬語にしているという見方から、二重敬語に当たらないと解釈されることが多いようです。

加えて「ございますでしょうか」という表現はビジネスにおいてよく使われており、定着しています。

誤りであるかどうかの 判断は分かれるものの、許容されている場面も多い といえるでしょう。

「ご都合の良い日時はございますでしょうか？」の言い換え

「ご都合の良い日時はございますでしょうか」のほかにも、相手に日時の都合を尋ねる表現には以下のものがあります。

• ご都合はいかがでしょうか？
• ご都合の良い日を伺えますか？
• ご都合の良い日時を教えてください！
• ご都合のいい日時を教えていただけますか？
• 来週中のどこかでご都合の良い日時はありますか？
• 来週の〇日か△日ではどちらがご都合よろしいですか？

会話の流れや相手との関係性によって、やわらかい言葉や砕けた表現などを使い分けることがポイントです。

また、 日にちや時間などの条件を出して、その中から都合のいい日時を教えてもらうことも可能 です。

まずは自分の都合の良い時間をピックアップして尋ねることで、相手にその中から選んでもらえるため、よりスムーズに日程の調整が進むでしょう。

上記のほかにも「○日の10時から15時の間で・・・」「3日と5日と6日のどこかで・・・」という表現もあります。

アポ取りに必要な3つの準備

アポを取る前には、以下のような準備が不可欠です。

• 商材の強みやベネフィットを理解する
• 営業リストを作る
• 情報を収集する

自社の商材や相手の状況、業界や地域における事柄など、アポ取りに必要な情報は多くあります。

アポ取りに  必要な情報を整理することで、効率的にアプローチできるでしょう 。

それぞれ詳しく解説します。

商材の強みやベネフィットを理解する

まずは、提案したい商材について理解を深めましょう。

どのような機能があるのかだけでなく、商材を使うことでどのような効果が期待でき、どのように役立つのかまで掘り下げて考える必要があります。

相手の知りたいことは、単なる商材の機能ではなく、商材を使うことでどのような未来が待っているのかであるはずです。

相手にとって役に立つ提案をするには、 自社の商材への深い理解と相手の目線に立った推測が欠かせません 。

また、商材の強みやベネフィットを理解することで、契約や購入につながる見込みのある相手を絞ることもできます。

営業リストを作る

契約や購入の見込みがある相手を、 業種や規模、地域などから調べて絞り、リスト化します 。

優先順位の高さを「高・中・低」のように設定し、見込み顧客を細分化してもいいでしょう。

アポを取る相手がリスト化されていれば、効率良くアプローチが可能です。

社名や住所、連絡先に加えて、わかる範囲で担当部署や担当者名などの項目を設けるといいでしょう。

情報を収集する

営業リストを作ったら、相手の情報をさらに収集しましょう。

近年の取り組みや課題と思われることなど、提案のヒントとなる情報は特に役立ちます。

自社の商材をどのように役立てられるか、情報をもとに考えましょう。

既存顧客に新たな商材を提案するアポ取りの場合は、 過去にどのような取引ややり取りをしたか、どのような課題や背景があったのかまで確認するといいでしょう 。

アポ取りは「ご都合の良い日時はございますでしょうか」と切り出すまでが大切

契約を獲得するには、商談や提案の機会を得るためのアポ取りが不可欠です。

しかし、 アポ取りは相手にわずらわしいと思われることが多々あります 。

日程の調整はおろか、話すらまともにできない場合もあるでしょう。

そのため、アポ取りを成功させるには「ご都合の良い日時はございますでしょうか」と切り出せるかどうかが重要です。

メール・電話でアポを取るコツ

アポ取りに対して、「しつこく売りつけられるかもしれない」「丸め込まれて契約させられるかもしれない」と、ネガティブなイメージを持つ人もいます。

忙しいのにもかかわらず、一方的に時間を取られるため、アポ取りを嫌う人も多いでしょう。

アポ取りの主な方法には、メールと電話があります。

どちらにもメリットがあるため、場合によって使い分けが可能です。

しかし、 メールであれば読まれない、電話であればすぐ切られるといった、それぞれの難しさもあります 。

どのような形でアポ取りを拒否されるのか、以下で詳しく確認しましょう。

メールの場合

アポ取りのメールは、他の営業や広告のメールに埋もれて、そもそも開封されない可能性があります。

開封されたとしても、最後まで読まれないことや返信がないこともあるでしょう。

メールは相手の時間を奪わない手段で、アポを取る側からするとストレスの少ない手段です。

ただし、 読むかどうか、アクションを起こすかどうかは相手に委ねられます 。

そのため、文章で相手を引きつけられるように、内容や表現をよく精査することが大切です。

件名

• 15～30文字以内に収まっているか
• 他のメールに埋もれないような工夫があるか
• 自社に関係がある、詳しく知りたいと思ってもらえるか
• 今読まなければならないと思ってもらえるか

メールの件名は見切れないよう、適度な文字数にしましょう。

重要なキーワードは、できる限り件名の最初の部分に入れると印象に残りやすくなります。

記号やかっこを使うことで、キーワードを強調したり他のメールとの違いを出すことも可能です。

件名の内容には、相手にとってのメリットや期待できる効果、その証拠となる実績などの具体的な数字を入れてもいいでしょう。

「期間限定」「限定5名様」など、早くしなければと思わせるようなタイトルも効果的です。

とはいえ、 文字数に限りがあるため、件名に入れる内容は精査する必要があります 。

「面談のお願い」など、アポ取りとわかるようなワードを使い、できる範囲で相手の興味を引くと考えられるものを入れることがポイントです。

本文例

突然のご連絡失礼いたします。

私は株式会社〇〇営業部の〇〇と申します。

弊社はこのたび〇〇業界の〇〇業務に特化したシステム「〇〇」をリリースいたしました。

貴社のホームページを拝見し、弊社のシステムが業務効率化のお力になれるのではないかと思い、ご連絡いたしました。

差し支えなければ、ぜひ「〇〇」の詳細についてご説明に伺いたく存じます。

下記の日程で、ご都合の良い日時はございますでしょうか。

当日はシステムの概要と詳細、他社の導入事例と貴社での導入イメージ、スケジュールや費用などについて1時間程度お話ししたいと考えております。

ご希望の日時について、〇月〇日（〇）までにご連絡いただけますと幸いです。

ご多用のところ恐縮ですが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

電話の場合

• 声のトーンや話し方などで印象づけられる
• 細かなニュアンスや感情を伝えやすい
• リアルタイムで相手から反応を得られる
• 相手に合わせた対応ができる

新規開拓へのトーク例

突然のご連絡失礼いたします。

わたくし、株式会社〇〇営業部の〇〇と申します。

このたび、弊社は〇〇業務に特化したシステムをリリースしまして、ご案内したくお電話いたしました。

ご担当の方はいらっしゃいますでしょうか。

（担当に代わる）

株式会社〇〇営業部の〇〇と申します。

このたびリリースしたシステム「〇〇」が、御社の〇〇業務にお役立ていただけると思い、ご連絡申し上げました。

近日中に詳しいお話しをさせていただきたいのですが、〇月〇日から〇日までで、ご都合の良い日時はございますでしょうか。

それでは、〇月〇日の〇時にお伺いいたします。

本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

どうぞよろしくお願いいたします。

既存の顧客へのトーク例

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇営業部の〇〇と申します。

恐れ入りますが、システムご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

（ご担当者様へお電話口変更）

お世話になっております、株式会社〇〇営業部の〇〇です。

以前は〇〇のご契約をいただきありがとうございました。

このたび弊社は〇〇業務に特化したシステムをリリースしまして、近日中にご案内させていただきたくお電話いたしました。

〇月〇日から〇日までで、ご都合の良い日時はございますでしょうか。

それでは、〇月〇日の〇時にお伺いいたします。

本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

また〇〇様とお話しできるのを楽しみにしております。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

「ご都合の良い日時はございますでしょうか」に前向きな返事をもらう4つのポイント

アポ取りを成功に導くには、以下のポイントに注意しましょう。

• 相手の目線で考える
• 日時の候補を複数挙げる
• 既存顧客の場合は日頃から良好な関係性を保つ
• 時間を割いてもらうことへの感謝を忘れない

以上のポイントを押さえることで、相手に断られる可能性を下げられます。

アポ取りはわずらわしく思われがちなため、 相手の手間をかけることなく気持ち良く承諾してもらうことが大切です 。

以下で詳しく説明します。

相手の目線で考える

アポ取りをするのは、顧客を増やしたい自社の都合です。

相手にとってもアポ取りがプラスになるとは限らず、むしろ嫌われることも多いでしょう。

そのため、相手の目線で考えてアプローチすることが不可欠です。

提案するのであれば相手の役に立つものである必要があり、興味を持ってもらうためには商材によって得られるベネフィットをしっかりと提示しなければなりません。

内容だけでなく、適切なタイミングでのアプローチやわかりやすい説明なども必要です。

相手の 貴重な時間をいただいていることを前提に、相手の目線で考えましょう 。

日時の候補を複数挙げる

自分から候補日を出せば、 相手は都合のいい日時を選ぶだけで済み、余計な手間がかかりません 。

初めから日時を相手に委ねてしまうと、都合のいい時間を確認する手間が生じます。

相手の希望する日時に自分の都合が合わなければ、さらに再調整しなければなりません。

加えて、自社を暇に見せないことで「他の商談の都合もあるんだな」と思わせ、信頼に値すると思わせる効果もあります。

既存顧客の場合は日頃から良好な関係性を保つ

すでに良好な関係性ができている既存の顧客が相手の場合は、アポ取りもスムーズにできるでしょう。

しかし、既存の顧客であっても、 日頃のつき合いがなければ「売りたいときにだけ連絡してくる」とマイナスに取られかねません 。

あらゆる顧客と継続してコミュニケーションを取ることで、契約や取引のきっかけとなるため、日ごろの付き合い方も見直してみましょう。

時間を割いてもらうことへの感謝を忘れない

アポの獲得は、相手の貴重な時間を確保してもらえることを意味します。

相手にも都合がある中、時間をもらえたことに対して感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

アポを取って商談ができても、契約や購入にはつながらないかもしれません。

しかし、 時間を取ってもらったことに変わりはなく、今後のつき合いや関係性が生まれることも考えられます 。

アポを取った相手には感謝の気持ちを忘れず、丁寧に謙虚に接しましょう。

正しく「ご都合の良い日時はございますでしょうか」と切り出そう

「ご都合の良い日時はございますでしょうか」という文は、主にビジネスで相手に日程を尋ねる丁寧な表現として定着しています。

メールや電話でアポを取るときにも活用できる表現で、条件を加えて尋ねることでスムーズに日程を調整できます。

相手との関係性や話の流れによっては、少し砕けた表現にアレンジを加えてもいいでしょう。

ただし、日程の調整を切り出すまでには信頼関係の構築が必要です。

まずは自社の商材について知り、アポを取る相手を精査しましょう。

相手に合わせたアプローチ方法を選ぶことも大切です。

順番に 段階を踏んで相手との関係性を築き、正しい表現で「ご都合の良い日時はございますでしょうか」と切り出しましょう 。

電話でのアポ取りでは、効率的に架電や通話内容を分析できるCTIの活用によって、オペレーターや営業スタッフの負担を減らせます。

特におすすめのCTIは「List Navigator.」です。

複数の回線で一斉に発信できるプレディクティブ発信や、パソコンからのワンクリック発信など、効率的に架電できる機能が搭載されています。

オペレーターの稼働状況や架電結果などの現状を素早く把握できるため、分析にも役立てられるでしょう。
主に電話を使ってアポを取っている場合は、ぜひList Navigator.を検討してください。