「見込みを逃さない」自動アラートでアポ数1.7倍！
再コール機能を活用し、フォローアプローチを仕組み化

事業内容をお聞かせください。

当社は、電話回線・インターネット回線・複合機・ビジネスフォン・空調・LEDなど、オフィス環境の最適化を一括して支援するオフィスソリューション事業と、創業支援事業を展開しています。

現在は、飲食店向けに電力の切り替え提案を主軸としたテレアポをおこなっており、そこでlisnaviを活用しています。営業担当者が自分でリードを獲得し、そのアポイントに対して自分で商談・契約まで一貫して行う営業スタイルなので、アポイントが取れた場合は訪問対応もおこなっています。

lisnavi導入前はどのような課題がありましたか？

一番の課題は、見込み先の管理がうまくできていなかったことです。
当時はスプレッドシートでリストを管理しており、再コールの予定もそこで組んでいましたが、「次にいつかければいいか」が分かりにくく、かけ忘れや取りこぼしが繰り返し発生していました。ステータスや数値は入力していましたが、入力内容にブレがあったり、「見込みがあるのかどうか」の基準が人によって曖昧になっていました。その結果、せっかく話を聞いてもらえたお客さまへのフォローが抜けてしまうことが、少人数で動いているチームにとっては積み重なる機会損失になっていました。

また、スプレッドシート上の電話番号をクリックして発信できるわけでもなかったので、スマートフォンで1件ずつ番号を手打ちする必要があり、そのぶん発信スピードも上がらない状況でした。
録音機能がないことも、じわじわと課題になっていました。通話内容を振り返ることも、改善につなげることも、データとして蓄積することもできない。「何となくうまくいっている」「何となくダメだった」という感覚頼りの運用で、数値として課題を把握できていませんでした。

lisnavi導入の決め手を教えてください。

導入のきっかけは、知人からの紹介です。以前からシステムを入れたいという気持ちはあったものの、具体的に動けていなかったところに、紹介という形で話を聞く機会をもらいました。前職でシステムを使っていた経験があったので、デモを見た瞬間に操作のイメージが掴めて、「これは使えるな」と直感的に確信できました。あちこちで比較検討するまでもないと感じましたね。
機能面でも、再コール管理と録音機能という、ちょうど「ここが課題だ」と感じていた部分にそのまま答えてもらえた印象でした。

具体的にどのようにご活用いただいていますか？

まず運用の核として取り組んだのが、再コール管理による見込み追跡の徹底です。
断られた場合は1ヶ月後に、日程が確定していない見込みは1〜2週間後に再度アプローチするサイクルを決めており、新規リストと再コール（見込み）の比率は7：3で回しています。以前はかけ忘れが多かったのが、今は漏れなく追えるようになりました。通話終了時に次回の架電日時を設定しておくと、指定したタイミングでリマインダーが通知される仕組みなので、見込み先を「また後で」にしたまま流してしまうことがなくなったのは大きな変化です。

見込み管理が整ったことで、次に力を入れたのが業種と時間帯を組み合わせたアプローチフローの設計です。
飲食店といっても、業種によって忙しい時間帯が全然違うので、それを逆算した時間割を組んでいます。10:00〜11:00は居酒屋などディナー営業系の店舗でランチ準備が始まる前を狙い、11:00頃からは飲食以外の業種へシフトします。14:00〜16:00はディナー営業店舗へ戻り、このゴールデンタイムはクイック発信を使ってコール数を最大化しています。17:00〜18:00は喫茶店・カフェ、18:00以降は夜間営業の店舗へという流れです。ピークタイムを避け、店長やオーナーと接触できそうな時間帯にかけることを意識しています。

こうしたアプローチフローをさらに精度高く改善していくために活用しているのが、ダッシュボードによる「電力会社別のアポ獲得件数」の分析です。どの電力会社のエリアから成果が出やすいかを把握することで、見込み設定や重点アプローチの判断を数値ベースでできるようになりました。

アポイント獲得時は、メモ欄にあらかじめ作成しておいたテンプレートに沿って顧客情報を入力していきます。必要な項目が整理されているので記録漏れを防げますし、その内容をGoogleカレンダーと連携させることでスケジュール化まで完結できています。

導入後のサポート体制についてはいかがでしたか？

導入当初はシステムの使い方が分からない場面もありましたが、サポート担当の方に電話すると迅速に対応してもらえ、運用の立ち上げがスムーズに進みました。

特に印象に残っているのが、導入支援のミーティングでダッシュボードを一緒に作り込んでもらえたことです。スタッフ別の成績、業種別の接触率、電力会社別のアポ獲得件数、リストの消化状況など、自分たちが日々確認したい指標を整理してその場で設定してもらいました。「何を見ればいいか」が画面上に揃った状態から運用をスタートできたので、導入してすぐに進捗管理の解像度が上がったのを実感しています。

導入後、定量的な成果や組織の変化として現れていることはありますか？

最も大きな変化は、1日のコール数が150件から200件に増えて、月間アポ数が6件から10件超へ、約1.7倍に伸びたことです。
スマートフォンから発信していたときは1日150件が上限でしたが、lisnaviに切り替えてから200件まで増加し、月間アポ数も10件以上を安定して超えられるようになっています。

定性的な変化として印象に残っているのは、未経験スタッフの成長です。lisnaviを導入してから「決まった時間にかける」という流れが自然と身について、自分で見込みを管理できるようになってきました。システムがあることで、行動の型が定着しやすくなったんだと思います。
また、ダッシュボードで数字が見えるようになったことで進捗の確認もスムーズになり、どこに課題があるかを数値で話せるようになったのも大きな変化です。

今後の活用想定について教えてください。

現在、採用活動を進めており、人員を増やしていく予定です。スタッフが増えるにつれて、それぞれの見込み管理をさらに充実させていきたいと考えています。
あわせて、蓄積されてきたデータをもとに、電力会社別・業種別の分析をさらに深めていきたいです。「どのターゲットにアプローチすれば成果につながりやすいか」の解像度を、データが蓄積されるにつれて高めていく方針です。